Solution écologique, pérenne et professionnelle : la GED
Révolutionner votre gestion documentaire avec des solutions écologiques, pérennes et professionnelles qui accompagnent votre transition numérique.
Comparez les meilleurs logiciels professionnels de gestion électronique de documents adaptés à vos besoins spécifiques.
Fini les paramétrages complexes et les comparatifs interminables. Notre outil vous accompagne pour faire le meilleur choix sans prise de tête.
On a ce qu'il vous faut ! Notre comparateur de solutions GED Celge.fr vous donne aujourd'hui toutes les réponses à vos questions concernant vos nouveaux besoins en GED professionnelle pour votre entreprise.
De plus en plus tournés vers l'humain, les logiciels GED du marché permettent aux équipes que vous pilotez, de collaborer tout en respectant vos processus et en gagnant en efficacité.
Collaborer efficacement entre équipes
Respecter vos processus métiers
Gagner en productivité au quotidien
Révolutionner votre gestion documentaire avec des solutions écologiques, pérennes et professionnelles qui accompagnent votre transition numérique.
Les solutions GED évaluées dans CELGE offrent à vos équipes administratives la possibilité de numériser, stocker, classer et archiver les documents avec précision.
Dites adieu à la resaisie, facilitez vos processus d'entreprise et économisez en charges temps et ressources en optant pour une GED performante.
Les éditeurs français développent des solutions GED pour vos processus, votre méthodologie Projet et l'opérationnel de vos équipes.
Vous pouvez économiser sur les dépenses externes tout en garantissant une qualité certaine grâce à l'application stricte de procédures qualité stockées dans une GED sécurisée et paramétrée pour répondre aux besoins de vos employés et aux performances de votre entreprise.
Gérez vos projets de manière efficace grâce au paramétrage intelligent de formulaires types et de tâches cycliques.
Prêt à révolutionner votre gestion documentaire ?
Le principal avantage d'une solution GED repose dans l'augmentation de la productivité qu'elle confère à toute entreprise qui y opte. Confiez vos documents à une solution performante et concentrez-vous sur votre cœur de métier.
Le ROI de votre logiciel GED sera rapide, grâce au gain de temps procuré par la solution.
Découvrez les solutions GED qui pourrait vous correspondre :
Evaluez maintenant gratuitement les éditeurs GED pour une professionnalisation de votre entreprise ou une refonte de votre gestion documentaire. Misez sur notre sélection d'éditeurs informatiques : solution GED stable d'éditeurs reconnus (pour grands comptes ou PME) et éditeur spécialisé et/ou local, expérimenté dans vos processus métier.
Gérez vos factures fournisseurs de manière électronique, dématérialiser vos processus : les workflow d'approbation font avancer vos affaires, tout ça en étant interfacé à vos services de comptabilité. Découvrez dès maintenant les solutions IT qui fonctionnent dans de grandes entreprises françaises et qui répondront à vos nouveaux besoins GED (détail des besoins dans notre évaluateur en ligne).
Une fois que vous avez cerné les avantages offerts par l'acquisition d'un logiciel GED, vous êtes en mesure de choisir le vôtre.
Ce choix nécessite au préalable une évaluation de vos besoins et des différents processus nécessitant la mise en œuvre d'une solution GED au sein de votre entreprise. Une fois cette analyse effectuée, vous serez en mesure de définir les critères relatifs au choix de votre solution.
Le système de gestion électronique des documents est un logiciel qui gère la création, le stockage et le contrôle des documents par voie électronique. La fonction principale d'une GED est de gérer les informations électroniques au sein d'un workflow organisationnel. Une GED de base devrait inclure la gestion des documents, le flux de travail, la récupération de texte et l'imagerie. Une GED doit être en mesure de fournir un accès sécurisé, de maintenir le contexte et d'exécuter des instructions de disposition pour tous les enregistrements du système.
Cette fonction contrôle quels utilisateurs ont accès à quelles informations. Tout système que vous utilisez doit pouvoir protéger les enregistrements non publics.
Le système GED doit permettre aux utilisateurs d'ajouter des documents au système et de désigner un document comme enregistrement officiel. Il doit également attribuer automatiquement la désignation de version correcte.
Le système GED doit permettre de capturer et d'utiliser les métadonnées appropriées pour votre organisation.
Tout d'abord, il est nécessaire d'évaluer le système d'information de votre entreprise. Celui-ci doit être en mesure d'accueillir votre solution GED, notamment lorsque vous optez pour une licence on-premise impliquant bien souvent une installation sur poste.
En effet, l'une des clés de votre nouvel outil sera sont intégration réussie à l'écosystème informatique présent. Sans oublier sa capacité à interagir avec les solutions logicielles dont vous disposez déjà. À cette fin, de nombreux éditeurs permettent à leur solution GED d'être intégrée directement au sein de l'ERP maison.
Lorsque vous remplacez une solution GED existante, vous disposez déjà de fichiers. Ceux-ci sont stockés sous un format et lorsqu'ils doivent être exportés, ils le sont généralement sous un format dédié. Il est nécessaire que votre nouveau logiciel prenne en compte ce dernier format afin de pouvoir procéder à une importation sans failles.
On peut constater que les systèmes de gestion électronique des documents ont beaucoup en commun avec les systèmes de gestion de contenu (CMS).
Cependant, une différence significative réside dans le fait que les systèmes CMS gèrent généralement une variété de contenus web à partir d'un site central, tandis qu'un système de gestion de documents est principalement utilisé pour l'archivage.
Les deux systèmes fonctionnent avec des médias comparables, tels que des textes, des images, des fichiers audio et vidéo. Pour certains documents, en particulier les documents techniques, il est possible d'ajouter des tracés de plans et des animations 3D.
Pour assurer une bonne classification des documents numériques, de nombreux systèmes de gestion électronique de documents s'appuient sur un processus détaillé de stockage des documents, incluant des métadonnées. Ces métadonnées fournissent des détails clés facilitant la recherche de documents dans les archives, que ce soit par chronologie, sujet, mots-clés ou autres stratégies associatives.
Les métadonnées sont des données sur les données. En d'autres termes, ce sont des données qui sont utilisées pour décrire le contenu d'un autre élément.
Le terme métadonnées est souvent utilisé dans le contexte des pages Web, où il décrit le contenu des pages pour un moteur de recherche. Les métadonnées sont aussi utilisées en GED pour faciliter les recherches. Les moteurs de recherche GED utilisent généralement des métadonnées, ainsi qu'une combinaison d'autres facteurs, pour déterminer ce qui se trouve dans un document. Les méta-éléments qui constituent les métadonnées optimisent la recherche. On peut par exemple décrire précisément le contenu d'une image pour effectuer une recherche très rapide par mots-clés.
Ce méta-élément décrit le type de contenu associé à un document. Par exemple, la description d'un document indique au moteur de recherche qu'il contient un texte traitant des logiciels GED. La description décrit le contenu d'un document dans un langage intelligible à l'utilisateur.
Il est retourné comme identifiant unique, en général, dans les pages de résultat du système de recherche.
Ils sont liés au contenu qui se trouve dans le document.
Certains logiciels GED décomposent les documents référencés selon les types de contenus qui les constituent. On peut alors y accéder directement.
Suivant le secteur d'activité de l'entreprise qui déploie le logiciel GED, elle peut y intégrer des types de méta-éléments spécifiques à ses processus-métiers.
employés IT ged documents électroniques
Même avec une couverture fonctionnelle complète, l'adoption par vos équipes est cruciale pour le succès de votre solution GED.
Pour commencer, il est essentiel que votre solution de Gestion Électronique de Documents (GED) réponde à l'ensemble de vos besoins stratégiques en matière de traitement de documents liés à vos processus métiers.
Cependant, même lorsque cela est le cas, il est crucial que cette solution soit acceptée par tous, notamment par les collaborateurs qui en auront la charge. Ces derniers doivent être à l'aise avec l'outil, qui doit donc être intuitif et offrir une prise en main facile.
Un circuit de validation des documents est un processus qui assure une meilleure gestion des flux concernant les documents de travail entre les différents intervenants. Peu importe le secteur d'activité, on peut constater une véritable transformation du marché. Au sein d'un même projet, une augmentation des intervenants est observée, tout comme les besoins pouvant d'ailleurs être variables aussi bien sur le plan de la traçabilité, de la confidentialité et de la collaboration.
Face à ces difficultés supplémentaires et à la multiplication des intervenants externes et internes, il est important de mettre en place un processus intégrant ces différentes informations. Le Workflow répond parfaitement à ce besoin tout comme aux nombreuses questions que vous pouvez vous poser concernant :
L'objectif principal d'un Workflow est d'intégrer un ensemble de documents pour les faire évoluer vers une publication ou vers un archivage. Avec une telle solution, vous êtes accompagné à chaque étape du processus, de la création du document jusqu'à sa version finale.
Document initial créé dans le système
Modifications et commentaires
Approbation par les responsables
Distribution et archivage
Encore une fois, l'adaptabilité reste le maître mot, car il est parfaitement possible d'intégrer un circuit de validation du document directement dans une solution GED. Selon votre besoin, vous avez peut-être envie de mettre l'accent sur les droits, les processus, les objets du Workflow ou encore sur le niveau d'interfaçage.
Si dès le départ vous choisissez la bonne solution, il faut savoir que le Workflow est nativement intégré dans l'outil numérique. Vous n'avez donc pas besoin de vous poser la question de savoir s'il est nécessaire d'intégrer un circuit de validation des documents. De ce fait, vous disposez de très nombreuses fonctionnalités qui seront directement dépendantes des droits attribués et du paramétrage que vous avez effectué :
Au cours du processus du circuit de validation des documents, vous retrouverez un historique complet des modifications avec l'intégration de différents commentaires vis-à-vis de ce même document.
Dès qu'un nouveau document doit être validé ou porté à votre connaissance, vous serez directement averti par une alerte spécifique via une notification sur votre messagerie.
La sécurisation demeure un aspect essentiel, c'est pourquoi le circuit de validation des documents ne sera pas compromis et en distribuant les droits spécifiques à chaque intervenant, ils auront la possibilité de consulter ou non un document, tout comme d'y apporter certaines modifications.
Autres fonctionnalités particulièrement précieuses, l'ajout d'un filigrane lorsque le statut d'un document doit évoluer.
Si vous êtes désireux d'en savoir plus sur le Workflow et surtout son fonctionnement, n'hésitez pas à vérifier et à comparer les logiciels GED pour que vous puissiez vous faire votre propre opinion. Une fois que vous l'aurez adopté, il sera compliqué de vous en passer, car c'est une solution très fonctionnelle pour regrouper les différents documents de travail et faciliter la communication à distance entre les intervenants.
Il est en plus important que votre logiciel bénéficie d'une intégration facile et sans complication. Une intégration complexe implique une temps d'implémentation long et donc des coûts onéreux.
Il est par ailleurs nécessaire de tenir compte des coûts et modalités de maintenance et de mise à jour. Tournez-vous généralement vers un éditeur de confiance afin de bénéficier des meilleurs services d'assistance.
En résumé, l'adoption d'un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) intuitif et fonctionnel est essentielle pour optimiser la gestion de vos documents et améliorer la collaboration au sein de votre entreprise.
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