Comparatif des logiciels d'archivage pour PME et Grands Comptes | CELGE

Comparatif des logiciels d’archivage pour PME et Grands Comptes

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Comment choisir un logiciel d’archivage pour PME ou Grands Comptes ?

L’archivage est une obligation légale que les entreprises se doivent de respecter. En cas de litige ou en cas de contrôle fiscal, des pièces justificatives devront alors être fournies.

La durée de conservation des documents dépendra de leur nature par rapport à la législation en vigueur. De ce fait, chaque document possède son propre cycle de vie et se définit depuis sa conception jusqu’à sa destruction en passant bien évidemment par un délai de conservation.

Mais depuis les années 2000, l’essor du travail collaboratif et des documents numériques ne cessent de se développer. Cela permet aux entreprises de s’orienter vers de nouvelles technologies afin d’optimiser l’archivage électronique.

Ce dernier représente l’avantage de conserver à moyens ou longs terme un document en préservant son intégrité. Il permet également d’être plus facilement transmis, ce qui facilite son exploitation dans les solutions GED.
La gestion des archives prend alors une autre tournure avec la possibilité de consulter à l’infini n’importe quel document sans risque d’altération.

S’assurer de la mise en conformité des documents par rapport à la législation française

Pour éviter que les données numériques ne soient manipulées de façon malveillante par des entités tiers, il est important de veiller à la bonne conformité des données personnelles. Il est donc important d’investir dans des logiciels d’archivage fiable qui seront 100 % conformes par rapport à un document papier original. De plus, la direction générale des finances publiques impose l’utilisation de logiciels conformes et certifiés dans la loi antifraude de la TVA datant de 2018.

Cela permet de développer les documents numériques que ce soient des fiches de paie, des factures ou des devis. Pour que l’archivage possède une valeur probante, l’entreprise se doit de respecter certains paramètres comme le fait de garantir l’authenticité du document, son intégrité, sa traçabilité, sa sécurisation et sa pérennité.

Les avantages des documents archivés

Un logiciel de gestion spécialisée dans les archives vous permettra un gain de place considérable. Pour vous faire une idée plus précise, sachez que les documents présents dans une salle d’archivage de plus de 43 000 m² seront regroupés dans un simple disque dur possédant 1000 Gigas de mémoire. Celui-ci tient simplement dans la main.


Grâce à l’archivage électronique, vous obtenez un gain de temps qui se traduit par un gain de productivité. Vous réduisez considérablement les ressources allouées par vos collaborateurs concernant la recherche, la destruction et de manière plus globale le tri des documents. Depuis un terminal défini, seul une personne autorisée pourra alors consulter ou modifier les documents numériques.


L’économie est également un autre avantage car vous n’avez pas besoin d’avoir recours à l’utilisation du papier, à procéder à son impression et à l’envoi. Directement par mail et en temps réel, vous transmettez les informations aux personnes concernées.


Pour que la sécurité soit présente, le logiciel d’archivage dispose d’un coffre-fort numérique afin d’éviter une altération de ces documents pouvant engendrer des conséquences dramatiques.

Les vérifications nécessaires pour savoir si le logiciel d’archivage est conforme à la législation

Afin de de vous assurer que l’éditeur de logiciel que vous avez choisi remplit toutes les conditions vis-à-vis de la loi, il doit vous remettre une attestation de conformité ou à défaut une certification qui est distribuée par un organisme officiel comme l’AFNOR, LNE ou INFOCERT. En cas de contrôle de la part de l’administration fiscale, ces certifications vous seront demandées, sous peine de voir votre archivage jugé comme invalide.

Docuware

Docuware est une solution spécialisée dans la gestion électronique de Workflow et de documents. Grâce à son expertise, Docuware est en mesure de déployer une gestion intelligente de n’importe quel document électronique. L’objectif est clairement d’améliorer les performances de l’entreprise ainsi que la productivité des employés. C’est une alternative particulièrement solide dans le but de dématérialiser les documents et de les automatiser par rapport aux processus métiers liés à votre entreprise. Grâce à cette solution, Docuware vous permet d’éviter les tâches inutiles et redondantes et s’avère un allié essentiel dans le travail en équipe, mais également en situation de mobilité. Déjà plus de 14 000 clients ont fait confiance à Docuware à travers le monde ce qui constitue une suite particulièrement solide.

Sicem

SicemSicem est un autre logiciel spécialisé dans la gestion des archives et des documents numériques. À partir de technologies innovantes, vous disposez d’une suite logicielle particulièrement intuitive et évolutive. Si vous cherchez à vous alléger sur les charges de travail lié aux documents papier, la digitalisation et l’archivage des documents semble une évidence. L’éditeur a été fondé en 1985 et se défini aujourd’hui comme un spécialiste de l’ingénierie logicielle. Au cours de ces 20 dernières années, Sicem n’a cessé d’innover dans la gestion documentaire et dans le domaine de l’archivage, ce qui lui a permis d’acquérir plus de 200 clients prestigieux tels que des départements, des villes ou encore des ministères. Plusieurs systèmes d’archivage sont utilisés comme le système THOT, M@arine ou VITAM.

Zeendoc Classement-Exploitation de documents pour PME & collectivités

ZeendocLa dématérialisation en entreprise concernant les documents représente un véritable enjeu de productivité. Le cycle de vie d’un document engendre de très nombreux problèmes sur les collaborateurs qui en sont responsables. Grâce au logiciel Zeendoc, vous n’allez plus perdre de temps à retrouver un document à partir du moment où celui-ci est numérisé. Vous disposez d’une base documentaire unique qui établit un classement automatisé.

En un seul clic, vous aurez accès à toutes les informations nécessaires dans le but de consulter, modifier ou supprimer le document. Vos collaborateurs passeront moins de temps sur l’archivage des documents afin de se consacrer à d’autres opérations plus importantes.

Yousign : Faire signer vos contrats n’a jamais été aussi simple.

Solution pour signature électroniqueLa signature électronique ne cesse de se développer dans le but d’encourager la digitalisation d’un maximum de documents. Yousign est une solution absolument parfaite pour disposer d’une signature électronique simple et légale. Lorsque vous avez besoin de rédiger des contrats de travail, des baux ou des compromis de vente, des offres commerciales ou des devis, vous allez pouvoir clôturer vos documents en utilisant directement la signature électronique. Il vous sera ainsi possible d’utiliser les workflows de validation dans une dimension supérieure. Il faut également savoir que la signature électronique et en parfaite conformité avec les normes européennes avec la certification eIADS, ce qui garantit une protection totale des contrats signés. Votre dossier est automatiquement archivé afin de vous constituer une valeur juridique.

Youdoc La GED modulaire pour les entreprises de +100 salariés

youdocYoudoc est une solution indispensable qui se définit comme agile et modulaire lorsque vous souhaitez optimiser la gestion de vos documents. C’est un module qui va automatiquement s’intégrer aux applications de gestion dans le but de faciliter la vie des utilisateurs. Le module acquisition vous permettra d’automatiser le travail de lecture. Il est en complément avec le module gestion qui va vous assister pour que vous puissiez maîtriser les flux documentaires. Enfin le module circulation et publication vous assure le partage et la publication des documents.

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