Sommaire
Comment choisir un logiciel d’archivage pour PME ou Grands Comptes en 2025 ?
L’archivage est une obligation légale que les entreprises doivent respecter. En cas de litige ou de contrôle fiscal, des pièces justificatives devront être fournies.
La durée de conservation des documents varie selon leur nature et les réglementations en vigueur. Chaque document possède un cycle de vie qui s’étend de sa création à sa destruction, avec un délai de conservation intermédiaire.
Depuis les années 2000, l’essor des documents numériques et du travail collaboratif a transformé les méthodes d’archivage. En 2025, l’archivage électronique reste un choix stratégique pour préserver l’intégrité des documents, optimiser leur gestion et faciliter leur exploitation grâce aux solutions GED (Gestion électronique de documents).
Assurer la conformité des documents avec la législation en 2025
Pour garantir la sécurité des données numériques et éviter toute manipulation malveillante, il est essentiel d’utiliser des logiciels d’archivage conformes. Ces logiciels doivent respecter les règlements en vigueur, notamment :
RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) : Pour protéger les données personnellesToutes informations liées à une personne physique identifiée ou qui pourrait être identifiée via des éléments qui lui sont propres..
Normes européennes de signature électroniqueProcessus technique qui permet de signer de manière officielle un document par voie électronique. (eIDAS) : Pour garantir la valeur probante des documents signés.
Loi antifraude TVA 2018 : Pour les systèmes de facturation et d’archivage fiscal.
Un logiciel certifié par des organismes officiels comme l’AFNOR, le LNE ou INFOCERT est indispensable pour garantir la conformité de vos documents en cas de contrôle fiscal.
Les avantages de l’archivage électronique en 2025
Gain de place : Une archive électronique élimine les contraintes physiques. Par exemple, une salle de 43 000 m² d’archives papier peut être compressée en un disque dur de 1 To.
Gain de temps et productivité : Accéder à un document numérisé en quelques clics réduit le temps passé à rechercher ou à traiter les fichiers.
Réduction des coûts : Économisez sur l’impression, le stockage physique et l’envoi de documents.
Sécurité renforcée : Les logiciels modernes incluent des technologies avancées comme la blockchain« Chaîne de blocs » en français, il s’agit d’une technologie de transmission et de stockage d’informations publique, anonyme et infalsifiable. Elle fonctionne grâce à un ensemble de nœuds (blocs) qui forment le réseaux par lequel se font les transactions. La blockchain est née avec bitcoin en 2008. pour assurer l’intégrité et la traçabilitéProcessus qui permet de suivre la création d’un produit de sa production à sa vente. des documents.
Les vérifications indispensables
Pour choisir un logiciel d’archivage conforme, assurez-vous qu’il respecte les critères suivants :
Certification valide en 2025 par un organisme reconnu (AFNOR, LNE, INFOCERT).
Compatibilité cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. pour un accès à distance sécurisé.
Fonctionnalités avancées comme la gestion automatisée des cycles de vie des documents et l’indexation par intelligence artificielle.
Quelques solutions recommandées en 2025
Docuware
Docuware propose une gestion électronique de documents optimisée avec des workflows automatisés. Ses outils permettent d’éliminer les tâches redondantes et de garantir une collaboration fluide, notamment pour les entreprises en situation de mobilitéCaractéristique d’un logiciel qui lui permet d’être accessible depuis n’importe quel lieu afin d’avoir constamment les données mises à jour.. Avec une base mondiale de plus de 20 000 clients en 2025, Docuware reste une solution référente.
Sicem
Sicem se démarque par son évolution constante depuis 1985 et son expertise dans la gestion documentaire. Les systèmes THOT, M@arine et VITAM répondent aux besoins des collectivités et grands comptes avec des technologies intuitives et adaptables.
Zeendoc
Conçu pour les PME et les collectivités, Zeendoc permet de classer et d’exploiter les documents numérisés. Une interface intuitive offre un accès instantané aux informations, réduisant le temps passé sur les tâches administratives.
Yousign
Yousign est idéal pour les signatures électroniques conformes à la norme eIDAS. En intégrant des workflows de validation, cette solution assure la légalité et la sécurité des contrats, devisDocument écrit dans lequel le vendeur s’engage à proposer un bien à un certain prix, et qu’il ne peut pas modifier tant que l’acheteur n’a pas exprimé son avis de rétractation. et autres documents signés.
Youdoc
Youdoc, une GED modulaire, s’intègre parfaitement aux applications de gestion existantes pour les entreprises de plus de 100 salariés. Ses modules d’acquisition, de gestion et de publication simplifient le traitement des flux documentaires.
Conclusion
En 2025, choisir un logiciel d’archivage ne se limite pas à respecter des obligations légales. Il s’agit aussi d’adopter une solution qui boostera votre productivité, garantira la sécurité de vos données et facilitera la collaboration. Comparez les solutions selon vos besoins et assurez-vous de leur conformité pour éviter tout risque en cas de contrôle. Une archive bien gérée est un atout stratégique pour les PME comme pour les grands comptes.
