SommaireCherchez-vous un modèle de facture proforma pour votre entreprise ? Le terme “pro forma” vient du latin et signifie “pour la forme”. Il désigne une facture temporaire qui ressemble à une facture définitive, mais sans valeur légale ou fiscale, et qui n’est donc pas intégrée dans la comptabilité d’une entreprise. Cependant, sa rédaction doit respecter une certaine rigueur formelle. Comment alors créer une facture pro forma correctement structurée ?
Définition de la facture pro forma
Une facture pro forma ressemble à un devis mais prend la forme d’une facture rédigée par le vendeur. Elle fournit à l’acheteur les détails du bien ou du service proposé, le montant à payer, ainsi que les conditions générales de vente associées.
Contextes d’utilisation de la facture pro forma
La facture pro forma n’est pas obligatoire, mais elle est très utile pour clarifier les termes commerciaux entre vendeur et acheteur. Elle aide à sécuriser les accords sur les conditions de vente et le paiement avant la livraison finale ou la prestation du service, moment où une facture finale est émise.
Voici quelques situations typiques où l’utilisation de la facture pro forma est recommandée :
- Supporter une demande de crédit pour des travaux ou une subvention pour un projet associatif, permettant à l’acheteur de vérifier la disponibilité des fonds nécessaires avant l’engagement;
- Obtenir une autorisation douanière pour l’import-export de marchandises, ou pour documenter la valeur de produits offerts comme échantillons;
- Exiger un paiement anticipé ou proposer une réduction, particulièrement avec de nouveaux clients ou dans des cas de risque de non-paiement;
- Améliorer les partenariats BtoB en officialisant et valorisant les transactions commerciales;
- Justifier une exonération de TVA auprès des autorités fiscales.
À noter : Contrairement à un devis, la facture pro forma peut également servir de preuve de dépense ou d’investissement.
Différences entre une facture pro forma et une facture définitive
La facture proforma présente plusieurs spécificités distinctives par rapport à une facture définitive. Contrairement à cette dernière, la facture proforma :
- N’est pas intégrée dans la comptabilité de l’entreprise.
- Ne constitue pas un engagement juridique entre les deux parties.
- Utilise un système de numérotation différent.
- Doit mentionner clairement le terme pro forma en en-tête.
- Peut être modifiée suite à des négociations.
Comment rédiger une facture proforma ? Mentions obligatoires
Bien que non obligatoire, une facture proforma doit respecter certaines règles formelles. Voici les informations essentielles à inclure dans votre modèle de facture proforma :
- Titre Pro Forma ou Proforma.
- Numéro du document (la numérotation n’est pas obligatoire mais aide au suivi).
- Date d’émission.
- Identification de l’entreprise (raison sociale, adresse, etc.).
- Nom du prospect ou du client.
- Référence de la commande.
- Détail de la commande (articles et quantités).
- Mode de livraison et délai prévu.
- Conditions tarifaires (prix unitaire hors taxes, frais de port, TVA, prix total TTC).
- Délais de paiement.
- Éventuelles réductions ou déductions.
- Validité de l’offre.
- Conditions particulières, si applicable.
Pour les transactions internationales, précisez également la devise utilisée et les Incoterms (International Commercial Terms), qui définissent les conditions de livraison ou les assurances.
Une fois votre modèle finalisé, enregistrez-le et imprimez-le de préférence au format PDF pour garantir l’intégrité des informations lors de l’envoi au client.
Faut-il utiliser un logiciel de facturation pour réaliser une facture proforma ?
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ? Un logiciel de facturation offre plusieurs avantages significatifs :
- Transition fluide entre les documents : Il permet de passer facilement d’un devis à un bon de commande, ou d’une facture proforma à une facture définitive, le tout en quelques clics. Cette fonctionnalité simplifie grandement les processus administratifs.
- Automatisation : Les numéros de factures sont générés automatiquement, ce qui aide à maintenir l’ordre et réduit les erreurs manuelles. En outre, le logiciel facilite le suivi de la trésorerie et des relances, optimisant ainsi la gestion financière.
- Économie de temps : Utiliser un logiciel de facturation libère du temps pour se consacrer à d’autres activités essentielles, en réduisant la charge de travail administrative. Cela permet de focaliser l’effort sur des tâches à plus grande valeur ajoutée.
En somme, un logiciel de facturation est bien plus qu’un outil d’automatisation des tâches comptables ; c’est un instrument complet qui améliore l’efficience et la productivité de l’entreprise.
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