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La gestion des commandes est le processus de suivi et d'exécution efficace des commandes clients. Ce sont plutôt des cycles qui mettent en jeux des employés, des processus et des fournisseurs. Ils doivent permettre de créer une expérience client positive.

Le processus commence à partir du moment où un client passe une commande. On en garde ensuite trace jusqu'à son exécution. Cela implique de conserver une trace du client, incluant l'historique des achats, le mode de paiement et le volume de la commande.

Les services commerciaux informent l'entrepôt de l'exécution de la commande. La commande est ensuite expédiée au client.

Bien que ce processus semble simple, il est en fait assez complexe. Il implique différents services et différentes personnes qui transforment un bon de commande en ventes.

Lorsque les activités de l'entreprise s'accroissent, de nombreux problèmes peuvent survenir, surtout dus au nombre de personnes nécessaires à la croissance de l'entreprise.

Certains problèmes sont ponctuels tels que la passation tardive des commandes ou la livraison erronée des articles. Ils sont de nature à ternir la réputation d'une entreprise et conduire à des clients insatisfaits.

Les retards et les erreurs de livraison engendrent des coûts de vente plus élevés. Le remplissage manuel des formulaires de commande ne permet pas de répondre à une croissance soutenue de l'entreprise.

L'utilisation d'un logiciel de gestion des commandes pour rationaliser le processus est une solution définitive. Il faut rationaliser les processus-métier au moyen d'un système de gestion des commandes.

Les solutions automatisées actuelles sont dites Order to Cash (O2C). Elles pallient la redondance et les retards dans la soumission des commandes. Elles évitent les erreurs de saisie des données et les erreurs humaines qui conduisent à des erreurs d'exécution.

Les applications de gestion des commandes O2C simplifient les processus manuels et les fonctions d'anciens systèmes logiciels. L'automatisation élimine les erreurs de soumission et de double saisie. L'intégration de tous les sous-processus fournit des informations actualisées en temps réel.