La dématérialisation de documents, qu’est-ce que c’est et quels en sont les avantages ?

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation permet de numériser tous les supports papiers d’une entreprise. Grâce à la dématérialisation, les entreprises peuvent basculer du document classique papier vers un format numérique, voire vers le « zéro papier ». Ce type de méthode doit être accompagné d’une GED (gestion électronique des documents), qui permet de gérer, stocker et modifier les documents.

La dématérialisation permet donc de numériser à la fois des relevés bancaires, des factures, bulletins de salaires ou encore des bons de livraisons. Il est également possible de leur donner une valeur juridique, un statut de confidentialité ou de les signer.

Des services comme les ressources humaines, la comptabilité ou encore les achats peuvent être automatisés grâce à la dématérialisation, cela entraîne donc une potentielle réorganisation, il ne s’agit pas seulement de scanner des documents papiers.

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

Gain de place

L’un des avantages les plus évidents de la dématérialisation, c’est le gain de place que cela permet. En effet, cela permet d’éviter le stockage massif et inutile. L’une des problématiques de certaines PME est l’optimisation de l’espace des bureaux, la dématérialisation permet d’éviter les étagères ou cartons remplis de papiers qui pourraient aussi bien se trouver sur des serveurs en format numérique.

Amélioration de la productivité

Grâce à la numérisation des documents, vos collaborateurs gagneront énormément de temps car ils auront accès aux informations dont ils ont besoin en seulement quelques clics. Ils n’auront plus besoin de se déplacer directement et de perdre du temps dans la recherche des documents dont ils ont besoin.

Vous aurez une meilleure traçabilité des documents dont vous avez besoin et cela vous permettra d’avoir accès à tous vos documents à distance rapidement et facilement. Il n’est plus nécessaire d’être sur place pour avoir accès aux documents ou pour les modifier.

Grâce à ces économies de temps, vos collaborateurs pourront se concentrer sur des tâches génératrices de valeurs pour l’entreprise. De plus, avec les logiciels de gestion des documents en ligne, vous recevez une notification à chaque fois qu’un document attend votre intervention et vous ne perdez plus de temps dans la transmission de l’information, le traitement des documents est plus rapide et plus efficace.

Economie

Votre entreprise utilisera moins de papier, moins d’encre et libérera de la place dans vos bureau, cela peut représenter d’importantes économies.

Quelles peuvent être les limites de la dématérialisation ?

Même si la dématérialisation présente énormément d’avantages, se pose toujours la question de la sécurité des informations. Certains documents sensibles se retrouvent donc sur un serveur ou un cloud. Cependant il est simple de remédier à cela avec l’un des nombreux logiciels de protections qui existent aujourd’hui.

Si vous êtes à la recherche d’une solution de dématérialisation, n’hésitez pas à vous rendre sur notre comparateur gratuit pour déterminer en quelques minutes quel logiciel correspond le mieux à vos besoins.

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