Les actualités GED - Dématérialisation de 2023 :
Deux établissements d’enseignement supérieur mis en demeure pour non-respect du RGPD
Deux institutions d’enseignement supérieur en France ont été mises en demeure par la CNIL pour non-respect des règles du RGPD concernant la gestion des données personnelles des étudiants.
Les manquements identifiés portaient sur la conservation des données, l’information des étudiants, l’utilisation de sous-traitants et la sécurité des données. Les établissements n’avaient pas mis en place de durée de conservation spécifique pour les données personnelles des étudiants, ni de système d’archivage et de suppression. De plus, les informations fournies aux étudiants sur la collecte de leurs données étaient obsolètes depuis l’entrée en vigueur du RGPD, et les établissements avaient recours à des sous-traitants pour le traitement des données sans être en mesure de fournir les contrats de sous-traitance conformes aux normes du RGPD.
Enfin, la sécurité des données était insuffisante, car les établissements n’avaient pas mis en place de politique de mots de passe contraignante, malgré les recommandations de la CNIL. Les deux institutions ont un délai de deux mois pour se conformer aux exigences légales énoncées par la CNIL.
Le secteur de l’impression en Europe de l’Ouest enregistre une baisse de ses ventes
Selon IDC, malgré une hausse tardive en fin d’année, la quantité de systèmes d’impression livrés en 2022 a chuté en dessous de 17 millions d’unités en Europe de l’Ouest, soit une chute de 4,1% par rapport à l’année précédente. Cette baisse des volumes est attribuée à des problèmes de disponibilité des équipements. Selon IDC, les problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement ont perturbé l’activité globale des fabricants, en particulier dans le secteur grand public, de manière similaire à l’année 2021. Néanmoins, en 2022, certaines entreprises disposant de stocks adéquats pour répondre à la demande des particuliers et des entreprises ont enregistré une croissance de leurs livraisons et de leurs revenus. Cela démontre que le problème concerne effectivement l’offre.
Au quatrième trimestre, les ventes de systèmes d’impression ont augmenté de 13,2%, principalement grâce à une augmentation de 14,3 % de la vente de matériels utilisant la technologie d’impression jet d’encre en fin d’année 2022. Les transactions d’appareils à impression jet d’encre ont également contribué à la variation de la croissance du marché global pour le trimestre en question avec une augmentation de 10,9% au cours de la même période. IDC note tout de même une légère progression (+0,2%) sur le segment laser. Cette baisse des ventes de systèmes d’impression en Europe de l’Ouest est un phénomène récurrent depuis plusieurs années, et la remontée observée en fin d’année ne suffit pas à inverser cette tendance.
Les actualités GED - Dématérialisation de 2022 :
Système U et Generix Group s’associent pour développer une solution de traitement des factures
Dans le cadre de la mise en œuvre prochaine de la réforme fiscale 2024-2026, qui impose aux entreprises françaises de recevoir et d’émettre des factures au format électronique, U IRIS, qui assure l’ensemble des services informatiques et de télécommunication de la chaîne de magasins Système U a décidé de mettre en place une nouvelle solution.
Le groupe Système U a signé un accord de partenariat avec Generix Group, spécialisé dans les solutions intégrées de dématérialisation de la facturation des entreprises, pour la mise en place d’une solution qui lui permettra de recevoir et d’émettre des factures par voie électronique.
Le projet comprend le déploiement d’une solution basée sur Microsoft Dynamics 365, un système de facturation électronique, et inclut une formation des employés de l’entreprise.
La dernière génération du logiciel de Generix Group est destinée aux entreprises qui doivent recevoir et émettre des factures par voie électronique. Cette solution est basée sur un modèle de logiciel en tant que service, offrant une expérience utilisateur intuitive et facile à utiliser. La solution permet aux entreprises d’envoyer et de recevoir des factures par voie électronique, en les stockant de manière sécurisée dans le cloud. Cela simplifie leur gestion, réduit les coûts et établit une base solide pour l’avenir.
Journée Numérique et Dématérialisation Écoresponsable
La dématérialisation est un sujet incontournable aujourd’hui pour tous les organismes quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. La deuxième édition de la journée de dématérialisation éco-responsable se tiendra le 24 janvier 2023.
Pourquoi cette deuxième édition de cette journée de la dématérialisation éco-responsable quels sont les enjeux autour ?
La dématérialisation est un mot que vous n’avez probablement jamais entendu. Il s’agit du processus qui consiste à réduire la consommation de matériaux en grande quantité, comme le papier ou le plastique.
C’est un processus de transformation et cette transformation se fait en faisant disparaître : un objet physique disparaît dans un objet électronique ou encore un document papier disparaît dans des documents électroniques, etc.
Cette journée de la dématérialisation, qui aura lieu pour la deuxième année, vise à sensibiliser les entreprises à l’impact environnemental de leurs activités et à l’importance de réduire leur travail.
On s’interroge sûrement sur les solutions les plus intéressantes et les plus éco-responsables pour gérer toutes ces archives. On parlera des jets, de la signature électronique et puis il y aura deux keynotes, une keynote où on parlera des enjeux de la dématérialisation éco-responsable en compagnie de l’ADEME et de Frédéric Bordage de Green Haïti et puis une keynote de clôture où on parlera du numérique éco-responsable de demain.
L’objectif de cette deuxième édition est de sensibiliser les entreprises, de conduire le changement et de prôner cette dématérialisation.
Lancement de la version SaaS gratuite de la plateforme de signature électronique de Lex Persona
Figurant parmi les leaders des plateformes de signature électroniques depuis 2005, Lex Persona veut concurrencer le marché avec un service en ligne gratuit. Les signatures de l’offre de Lex Community sont cependant limitées à cinq documents et cinq pièces jointes d’un volume ne dépassant pas 5 Mo.
Lex Persona est présent depuis plusieurs années dans des grands comptes et administrations, notamment au sein de Bouygues Immobilier, Carrefour, AMF et le ministère de la Culture. Il vient de lancer une offre communautaire pour compléter sa solution payante destinée aux entreprises. Selon le président et fondateur de l’entreprise, François Devoret, cette offre est en fait un service SaaS entièrement gratuite. Contrairement à la version Entreprise, Lex Community n’offre pas d’intégration au SI de l’entreprise, qui réunit l’annuaire, les applications métiers ou la gestion électronique des documents (GED). En plus, elle répond qu’à des cas d’usage, pour des utilisateurs ayant une profession libérale, des associations ou des TPE. Par exemple, les agents immobiliers indépendants peuvent l’utiliser afin de signer les mandats de vente entre les acheteurs et les vendeurs.
Il n’y a pas de possibilité de migration entre la version communautaire et Entreprise.
Docaposte rachète la start-up BoomkR, spécialiste de la sécurité des données pour les PME
Docaposte mise sur le renforcement de son offre de sécurité informatique en faisant l’acquisition du start-up BoomkR. La filiale du groupe la Poste propose plusieurs solutions de sauvegarde des données pour les petites et moyennes entreprises (PME).
BoomKR est un start-up créé en 2021. Elle veut se distinguer de nombreuses offres qui sont déjà sur le marché et souligne qu’elle s’engage surtout sur une promesse de résultat. Ses solutions donnent la possibilité de sauvegarder les données et de les isoler du réseau. Un système de coffre-fort physique permet de protéger les données des risques tels que les projections d’eau, les explosions, les vols ou encore le feu. Ces solutions font partie désormais de Eukles. Ce dernier est la filiale de Docaposte axée dans la dématérialisation de document, la protection des données et l’échange des mails. Eukles compte aujourd’hui 69 collaborateurs et 4160 sociétés utilisateurs.
Docaposte est fier de son nouvel achat qui apporte un nouvel élément pour renforcer sa confiance numérique. Elle vise non seulement les PME, mais également le marché de la santé, de l’assurance ainsi que du secteur public. Aujourd’hui, aucun détail sur le montant de l’opération n’a encore été dévoilé.
Seqens, le leader du logement social, délègue la maintenance de son application IBM Tririga à Arondor
Né grâce au rapprochement de 10 ent
reprises filiales d’Action Logement Immobilier, Seqens assure le développement du logement destiné aux franciliens en Île-de-France. Il s’appuie sur de fortes valeurs, notamment l’ambition, l’ouverture, la solidarité, l’optimisme et la créativité. Pour garantir le suivi et la gestion technique de son patrimoine immobilier comprenant plus de 100 000 logements, Seqens utilise la solution IBM TRIRIGA. Suite à la consultation de TMA (Tierce Maintenance Applicative) servant pour le fonctionnement et la progression de cette offre, Seqens a décidé de s’associer à Arondor. Ce dernier est le spécialiste de la gestion des documents non structurés et il propose aussi des prestations d’externalisation en infogérance applicative.
Seqens a choisi de faire appel à Arondor pour mieux se concentrer sur son cœur de métier. Selon le responsable Domaine Patrimoine de la Direction des Systèmes d’Information à Seqens, Benoît Philippe, ils ont l’expertise fonctionnelle mais pas les ressources techniques en interne. Cela ne permet donc pas de maintenir l’application sur le long terme. L’infogérance applicative est également un moyen pour contractualiser des engagements clairs à travers des SLA ou Service level Agreement. Grâce à cette externalisation, Seqens évite aussi les investissements internes et les coûts non visibles.
Alliance entre Esker et SEIITRA pour accélérer la dématérialisation des documents
Le 05 octobre 2022, SEIITRA, leader en solutions numériques de gestion des logements en copropriété, informe son partenariat avec Esker, la plateforme cloud mondiale. Esker est spécialisée dans la dématérialisation des documents de gestion et dans l’automatisation des processus documentaires. Ce partenariat permet d’améliorer le nouveau module de dématérialisation des documents entrants de Powimo.
Créé en 2019, Powimo est une solution logicielle destinée aux professionnels du secteur immobilier, notamment les administrateurs de biens et les bailleurs sociaux. Elle équipe près de 12 000 utilisateurs pour la gestion de 4 millions de lots. Grâce aux technologies d’Intelligence Artificielle d’Esker, les factures sont digitalisées et directement accessibles dans Powimo. Cela aide à diminuer les erreurs dues à la saisie manuelle et d’avancer leur paiement. L’objectif est également de favoriser l’automatisation du tri et de l’archivage des relevés bancaires.
Cette nouvelle offre Dématérialisation de Powimo diminue les coûts de manutention et de stockage des documents papier. Il crée des gains de productivité importants, les professionnels de l’immobilier se concentrent mieux sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée. Ce partenariat est d’ailleurs très économique, grâce à la réduction de matériaux et de déchets (papier) et la faible consommation d’encre et d’électricité.
RPLL : Une rencontre des professionnels du numérique libre
L’association PLOSS – RA (Professionnels du Libre et de l’Open Source Software en Rhône Alpes), qui incite les personnes à utiliser le dans les entreprises ainsi que dans les collectivités d’Auvergne-Rhône-Alpes a organisé le RPLL(Rencontre Professionnelle du Logiciel Libre). L’évènement a eu lieu à l’Hôtel de Région de la ville de Lyon, le 28 juin 2022.
L’Association PLOSS – RA
PLOSS – RA est une association qui réunit aujourd’hui, une quarantaine de chefs d’entreprises du Logiciel Libre et de l’Open Source. Cette communauté a pour but d’aider et de soutenir la croissance du secteur.
La Rencontre professionnelle du Logiciel Libre
L’objectif de cette rencontre a été de favoriser la « coopétition » en réunissant les acteurs du numérique libre et de l’Open Source. En d’autres termes, pousser les entreprises à structurer, solidifier et structurer un écosystème dynamique.
Pour les visiteurs, la RPLL était une opportunité de rencontrer des personnes partageant les mêmes problématiques, ainsi que faire des échanges avec les entreprises développeur, éditeur et prestataire des solutions libre et de l’Open source. Philippe Scoffoni de l’équipe Open DSI était présent ce jour pour répondre aux questions.
Tickets de caisse dématérialisés : Billiv finance 1,3 million d’euros
Trois mois après sa création, la jeune entreprise parisienne Billiv lève 1,3 million d’euros pour soutenir son développement. Cette start-up de dématérialisation des tickets de caisse est cofondée par Ruben Kahloun, Lena Crolot et David El Malih. Elle possède déjà près de 150 enseignes clientes. Il faut préciser que l’offre de Billiv apparaît dans un calendrier spécifique, à partir du 1er janvier 2023. La loi anti-gaspillage proscrira l’impression régulière des tickets de caisse. D’ailleurs, ces tickets contiennent du Bisphénol A et S, ainsi que des perturbateurs endocriniens.
Après cette étape de paiement, Billiv expose une alternative. Le client peut obtenir son ticket de caisse sous forme numérique. Autrement dit, il peut scanner un flashcode avec son smartphone à la caisse. Billiv deviendra alors un portefeuille de tickets de caisse. Cela permettra aussi de réduire l’impact environnemental. Les stratégies de fidélisation de marques peuvent en outre être incorporées dans le dispositif.
Comme l’explique Lena Crolot, CEO de Billiv, la but est de réinventer le ticket de caisse, afin de respecter les données des consommateurs et le rendre écoresponsable. Offrir un ticket personnalisable aux utilisateurs permettra de concentrer la fidélité et les avis des clients en même temps.
En France, 2,5 millions d’arbres sont abattus chaque année pour produire des tickets de caisse en papier. Impact auquel s’ajoute 950 millions de litres d’eau consommés.
Le salarié et l’employé peuvent d’un commun accord décider de mettre fin à un CDI (Contrat de travail à durée indéterminée) à travers la rupture conventionnelle individuelle. Ils devront alors tous deux signer une convention de rupture précisant l’indemnité qui sera versée au salarié et la date de fin du contrat. Le document pourra par la suite être adressé à la Dreets (ex Direccte) afin d’homologuer la rupture conventionnelle.
Il faut préciser que la demande d’homologation est faites grâce au formulaire Cerfa n° 14598*01 qui inclut la convention rupture.
Alors que jusque-là, les demandes d’homologation de rupture conventionnelle individuelle se faisaient par courriel, par voie dématérialisée ou par remise en main propre auprès de la Dreets, dès le 1er Avril, cette demande devra exclusivement se faire de façon dématérialisée à travers le téléservice « TéléRC ». Au cas où, le salarié ou l’employé informe la Dreets de ce qu’il n’est pas en mesure d’utiliser le téléservice, la possibilité leur sera offerte de déposer le formulaire de rupture auprès de la Dreets.
Il faudra également retenir que cette formalité n’est pas valable dans le cas où la rupture conventionnelle a été conclue avec un salarié protégé. Dans ce cas, la rupture conventionnelle ne sera validée qu’après autorisation de l’inspection du travail.
En marge du salon dédié au transport et à la logistique dénommé SITL, Zeendoc a tenu à rappeler les enjeux de la dématérialisation du traitement des documents liés à la chaine d’approvisionnement (supply chain). Hirsch Transport une entreprise familiale intervenant dans le domaine du transport et de la logistique fait partie des entreprises qui exploitent déjà une solution fiable de Gestion Electronique des Documents (GED). Proposée par Sages Informatique, la solution GED Zeendoc a selon les responsables de Hirsch Transport impacté positivement leur rendement.
Créée depuis 1996, Hirsch Transport basée en Normandie emploie environ 48 collaborateurs. Durant de nombreuses années, cette entreprise a été confrontée à des problèmes tant dans la fluidité des opérations de gestion des documents que dans la supply chain. Les archives n’étaient centralisées que dans un seul bureau, ce qui ralentissait les recherches d’informations. A en croire la Directrice Administrative et Financière d’Hirsch Transport, Caroline Hirsch, à travers la dématérialisation, le groupe a réussi à réduire de 70% les frais postaux et assurer la traçabilité et la fiabilité de l’envoi des factures.
A ce jour, Zeendoc se présente comme la seule solution de Gestion Electronique de Documents bas carbone à travers son programme Zeenplanet. A travers ce programme environ 1.720 arbres ont été planté depuis Janvier 2020
Carrefour, grand nom connu dans le secteur du commerce, a décidé d’opter pour la dématérialisation de ses prospectus. Ce choix se justifie en un premier temps, par la volonté du grand groupe français d’arrêter de façon progressive les prospectus papier afin de continuer sa transition écologique. La grande place qu’occupe également le digital dans les habitudes des consommateurs a conduit la section marketing du groupe à opter pour les outils « modernes ». Après de nombreux tests réalisés sur plusieurs magasins qui se sont révélés concluants, Carrefour a décidé de faire confiance à ARMIS afin qu’elle conduise ce processus de dématérialisation de ses prospectus. L’opération qui a démarré depuis Janvier 2022, prendra en compte durant le premier semestre de l’année 40 opérations.
Pour rappel, ARMIS est une start-up créée en 2016. Elle a développé une solution SaaS qui se base sur l’intelligence artificielle et automatise la création des campagnes digitales locales en se basant sur les prospectus papiers. Selon une évaluation du cabinet indépendant Greenflex réalisée au cours du printemps 2021, les campagnes ARMIS sont 45 fois moins émettrices de gaz à effet de serre et donc moins polluantes que les campagnes papier.
Après avoir connu un décalage pour Septembre en 2020 et 2021 en raison de la crise sanitaire de la COVID-19, le salon du management de l’information et des processus documentaires dénommé Documation se tiendra comme il y a 3 ans en Mars. De l’après-midi du 22 Mars au 24 Mars, le salon qui se tiendra à Paris-Porte de Versailles portera sur 6 grandes tendances en vogue en ce moment à savoir : la cybersécurité, le cloud hybride, les data, la dématérialisation écoresponsable, l’identité numérique et l’entreprise numérique.
Au cours de ce salon, 3 grandes conférences seront animées durant les 3 jours. Prévues pour durer environ 45 minutes, ces conférences porteront respectivement sur : la dématérialisation écoresponsable (14h15 – 15h00), la gouvernance de l’information numérique (09h45 – 10h30) et la Ged, ECM et knowledge management (15h00 – 15h45). Selon les organisateurs, une vingtaine de conférences thématiques sera organisée au cours de cette édition. Ce salon qui est le fuit du partenariat entre Archimag et Bati, verra la participation d’un grand nombre d’exposants intervenant dans le secteur du numérique. Les participants pourront découvrir de nombreuses innovations dans le domaine de la Ged, de l’ECM, du digital Workplace.
Documation, le salon du management de l’information et des processus documentaires, ouvrira ses portes les 22 (après-midi), 23 et 24 mars, à Paris-Porte de Versailles.
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