Sommaire Les actualités GED - Dématérialisation de 2023 :
Dématérialisation et pollution numérique
On évalue la pollution liée au numérique entre 3 et 4 % des émissions mondiales de gaz à effet de serre. Les raisons en sont multiples :
– l’extraction des ressources des composants numériques ;
– leur transport à travers la planète ;
– le besoin d’énergie constant pour maintenir les data centers en activité H24.
À savoir, que le MIPS d’un élément numérique est supérieur à 1 000 pour 1. Le MIPS, ou Material Input per Service Unit, est l’outil de mesure du ratio entre le poids du produit fini et toutes les ressources nécessaires à sa fabrication.
À l’heure de la transition numérique, la production du matériel ou le stockage des données implique l’utilisation d’électricité issue d’hydrocarbures polluants.
Toutefois, on remarque aussi que le numérique aide à la lutte contre le changement climatique ou au pilotage des réseaux informatiques. Ainsi, la consommation de papier et d’encre est réduite et celle de l’électricité est maîtrisée, notamment avec l’utilisation des énergies solaires de plus en plus privilégiée. Enfin, on remarque aussi que sont de plus en plus nombreux les consommateurs qui préfèrent garder leur matériel plus longtemps ou favorise l’achat de matériel reconditionné, limitant ainsi la consommation et le gaspillage des ressources.
Yousign : une solution de signature qualifiée pour tous les documents contractuels
La nouvelle solution de signature de Yousign permet d’identifier le signataire rapidement par vidéo par l’intermédiaire de l‘intelligence artificielle. Ainsi, cette QES (signature électroniqueProcessus technique qui permet de signer de manière officielle un document par voie électronique. Qualifiée) permet d’émettre des certificats conformes au règlement EIDAS. Jusqu’à présent, la signature électroniqueProcessus technique qui permet de signer de manière officielle un document par voie électronique. qualifiée n’était possible que si l’on était en présence du signataire afin de vérifier cela trop long et peu fiable. Grâce à la solution de Yousign, le processus est simplifié. En effet, les documents qui ont besoin d’un niveau d’authentification élevé peuvent en bénéficier de manière très simple :[/caption]
1. acquisition des données d’identification : l’applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. le permet de deux manières soit avec une vidéo où l’utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service. montre son visage et sa carte d’identité, soit en deux vidéos montrant chacun de ces éléments (visage et CI)
2. au moment de la signature, l’applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. compare ces données avec la personne devant l’écran
3. l’applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. vérifie la cohérence d’identification
4. ces données (contrat signé et identification) sont stockées en cas de nouveau besoin de vérification.
Cette solution utilisable depuis tout matériel permettant un Face ID place Yousign en bonne position pour couvrir la chaîne de signature dématérialisée contractuelle sur les années à venir.
Les actualités GED - Dématérialisation de 2022 :
Système U et Generix Group s’associent pour développer une solution de traitement des factures
Dans le cadre de la mise en œuvre prochaine de la réforme fiscale 2024-2026, qui impose aux entreprises françaises de recevoir et d’émettre des factures au format électronique, U IRIS, qui assure l’ensemble des services informatiques et de télécommunication de la chaîne de magasins Système U a décidé de mettre en place une nouvelle solution.
Le groupe Système U a signé un accord de partenariat avec Generix Group, spécialisé dans les solutions intégrées de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. de la facturation des entreprises, pour la mise en place d’une solution qui lui permettra de recevoir et d’émettre des factures par voie électronique.
Le projet comprend le déploiement d’une solution basée sur Microsoft Dynamics 365, un système de facturation électronique, et inclut une formation des employés de l’entreprise.
La dernière génération du logiciel de Generix Group est destinée aux entreprises qui doivent recevoir et émettre des factures par voie électronique. Cette solution est basée sur un modèle de logiciel en tant que service, offrant une expérience utilisateurVient de l’anglais « user experience ». Théorie qui se base sur les perceptions d’une personne utilisant un logiciel ou une application. intuitive et facile à utiliser. La solution permet aux entreprises d’envoyer et de recevoir des factures par voie électronique, en les stockant de manière sécurisée dans le cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations.. Cela simplifie leur gestion, réduit les coûts et établit une base solide pour l’avenir.
Journée Numérique et Dématérialisation Écoresponsable
La dématérialisation est un sujet incontournable aujourd’hui pour tous les organismes quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. La deuxième édition de la journée de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. éco-responsable se tiendra le 24 janvier 2023.
Pourquoi cette deuxième édition de cette journée de la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. éco-responsable quels sont les enjeux autour ?
La dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. est un mot que vous n’avez probablement jamais entendu. Il s’agit du processus qui consiste à réduire la consommation de matériaux en grande quantité, comme le papier ou le plastique.
C’est un processus de transformation et cette transformation se fait en faisant disparaître : un objet physique disparaît dans un objet électronique ou encore un document papier disparaît dans des documents électroniques, etc.
Cette journée de la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique., qui aura lieu pour la deuxième année, vise à sensibiliser les entreprises à l’impact environnemental de leurs activités et à l’importance de réduire leur travail.
On s’interroge sûrement sur les solutions les plus intéressantes et les plus éco-responsables pour gérer toutes ces archives. On parlera des jets, de la signature électroniqueProcessus technique qui permet de signer de manière officielle un document par voie électronique. et puis il y aura deux keynotes, une keynote où on parlera des enjeux de la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. éco-responsable en compagnie de l’ADEME et de Frédéric Bordage de Green Haïti et puis une keynote de clôture où on parlera du numérique éco-responsable de demain.
L’objectif de cette deuxième édition est de sensibiliser les entreprises, de conduire le changement et de prôner cette dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique..
Lancement de la version SaaS gratuite de la plateforme de signature électronique de Lex Persona
Figurant parmi les leaders des plateformes de signature électroniques depuis 2005, Lex Persona veut concurrencer le marché avec un service en ligne gratuit. Les signatures de l’offre de Lex Community sont cependant limitées à cinq documents et cinq pièces jointes d’un volume ne dépassant pas 5 Mo.
Lex Persona est présent depuis plusieurs années dans des grands comptes et administrations, notamment au sein de Bouygues Immobilier, Carrefour, AMF et le ministère de la Culture. Il vient de lancer une offre communautaire pour compléter sa solution payante destinée aux entreprises. Selon le président et fondateur de l’entreprise, François Devoret, cette offre est en fait un service SaaS entièrement gratuite. Contrairement à la version Entreprise, Lex Community n’offre pas d’intégration au SI de l’entreprise, qui réunit l’annuaire, les applications métiers ou la gestion électronique des documents (GED). En plus, elle répond qu’à des cas d’usage, pour des utilisateurs ayant une profession libérale, des associations ou des TPE. Par exemple, les agents immobiliers indépendants peuvent l’utiliser afin de signer les mandats de vente entre les acheteurs et les vendeurs.
Il n’y a pas de possibilité de migration entre la version communautaire et Entreprise.
Docaposte rachète la start-up BoomkR, spécialiste de la sécurité des données pour les PME
Docaposte mise sur le renforcement de son offre de sécurité informatique en faisant l’acquisition du start-up BoomkR. La filiale du groupe la Poste propose plusieurs solutions de sauvegarde des données pour les petites et moyennes entreprises (PME).
BoomKR est un start-up créé en 2021. Elle veut se distinguer de nombreuses offres qui sont déjà sur le marché et souligne qu’elle s’engage surtout sur une promesse de résultat. Ses solutions donnent la possibilité de sauvegarder les données et de les isoler du réseau. Un système de coffre-fort physique permet de protéger les données des risques tels que les projections d’eau, les explosions, les vols ou encore le feu. Ces solutions font partie désormais de Eukles. Ce dernier est la filiale de Docaposte axée dans la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. de document, la protection des données et l’échange des mails. Eukles compte aujourd’hui 69 collaborateurs et 4160 sociétés utilisateurs.
Docaposte est fier de son nouvel achat qui apporte un nouvel élément pour renforcer sa confiance numérique. Elle vise non seulement les PME, mais également le marché de la santé, de l’assurance ainsi que du secteur public. Aujourd’hui, aucun détail sur le montant de l’opération n’a encore été dévoilé.
Seqens, le leader du logement social, délègue la maintenance de son application IBM Tririga à Arondor
Né grâce au rapprochement de 10 ent
reprises filiales d’Action Logement Immobilier, Seqens assure le développement du logement destiné aux franciliens en Île-de-France. Il s’appuie sur de fortes valeurs, notamment l’ambition, l’ouverture, la solidarité, l’optimisme et la créativité. Pour garantir le suivi et la gestion technique de son patrimoine immobilier comprenant plus de 100 000 logements, Seqens utilise la solution IBM TRIRIGA. Suite à la consultation de TMA (Tierce Maintenance Applicative) servant pour le fonctionnement et la progression de cette offre, Seqens a décidé de s’associer à Arondor. Ce dernier est le spécialiste de la gestion des documents non structurés et il propose aussi des prestations d’externalisationAussi appelé outsourcing. Consiste à externaliser une activité de l’entreprise à un prestataire externe. en infogérance applicative.
Seqens a choisi de faire appel à Arondor pour mieux se concentrer sur son cœur de métier. Selon le responsable Domaine Patrimoine de la Direction des Systèmes d’Information à Seqens, Benoît Philippe, ils ont l’expertise fonctionnelle mais pas les ressources techniques en interne. Cela ne permet donc pas de maintenir l’applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. sur le long terme. L’infogérance applicative est également un moyen pour contractualiser des engagements clairs à travers des SLASLA (Service Level Agreement ou « Entente au Niveau de Service) : Il s’agit d’un contrat ou d’une partie de contrat par lequel un prestataire de service s’engage à fournir un ensemble de services à un ou plusieurs clients. Les clauses contractuelles définissent des objectifs précis et un niveau de service que les clients seront en droit d’attendre. ou Service level Agreement. Grâce à cette externalisationAussi appelé outsourcing. Consiste à externaliser une activité de l’entreprise à un prestataire externe., Seqens évite aussi les investissements internes et les coûts non visibles.
Alliance entre Esker et SEIITRA pour accélérer la dématérialisation des documents
Le 05 octobre 2022, SEIITRA, leader en solutions numériques de gestion des logements en copropriété, informe son partenariat avec Esker, la plateforme cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. mondiale. Esker est spécialisée dans la dématérialisation des documents de gestion et dans l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. des processus documentaires. Ce partenariat permet d’améliorer le nouveau module de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. des documents entrants de Powimo.
Créé en 2019, Powimo est une solution logicielle destinée aux professionnels du secteur immobilier, notamment les administrateurs de biens et les bailleurs sociaux. Elle équipe près de 12 000 utilisateurs pour la gestion de 4 millions de lots. Grâce aux technologies d’Intelligence Artificielle d’Esker, les factures sont digitalisées et directement accessibles dans Powimo. Cela aide à diminuer les erreurs dues à la saisie manuelle et d’avancer leur paiement. L’objectif est également de favoriser l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. du tri et de l’archivage des relevés bancaires.
Cette nouvelle offre DématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. de Powimo diminue les coûts de manutention et de stockage des documents papier. Il crée des gains de productivité importants, les professionnels de l’immobilier se concentrent mieux sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée. Ce partenariat est d’ailleurs très économique, grâce à la réduction de matériaux et de déchets (papier) et la faible consommation d’encre et d’électricité.
RPLL : Une rencontre des professionnels du numérique libre
L’association PLOSS – RA (Professionnels du Libre et de l’Open SourceProgramme dont le code source est ouvert à la modification, redistribution, utilisation par les utilisateurs. Software en Rhône Alpes), qui incite les personnes à utiliser le dans les entreprises ainsi que dans les collectivités d’Auvergne-Rhône-Alpes a organisé le RPLL(Rencontre Professionnelle du Logiciel LibreSe dit aussi logiciel Open Source. Logiciel distribuée avec une licence libre. Permet d’être modifié, utilisé et distribué par une communauté.). L’évènement a eu lieu à l’Hôtel de Région de la ville de Lyon, le 28 juin 2022.
L’Association PLOSS – RA
PLOSS – RA est une association qui réunit aujourd’hui, une quarantaine de chefs d’entreprises du Logiciel LibreSe dit aussi logiciel Open Source. Logiciel distribuée avec une licence libre. Permet d’être modifié, utilisé et distribué par une communauté. et de l’Open SourceProgramme dont le code source est ouvert à la modification, redistribution, utilisation par les utilisateurs.. Cette communauté a pour but d’aider et de soutenir la croissance du secteur.
La Rencontre professionnelle du Logiciel Libre
L’objectif de cette rencontre a été de favoriser la « coopétition » en réunissant les acteurs du numérique libre et de l’Open SourceProgramme dont le code source est ouvert à la modification, redistribution, utilisation par les utilisateurs.. En d’autres termes, pousser les entreprises à structurer, solidifier et structurer un écosystème dynamique.
Pour les visiteurs, la RPLL était une opportunité de rencontrer des personnes partageant les mêmes problématiques, ainsi que faire des échanges avec les entreprises développeur, éditeur et prestataire des solutions libre et de l’Open sourceProgramme dont le code source est ouvert à la modification, redistribution, utilisation par les utilisateurs.. Philippe Scoffoni de l’équipe Open DSI était présent ce jour pour répondre aux questions.
Tickets de caisse dématérialisés : Billiv finance 1,3 million d’euros
Trois mois après sa création, la jeune entreprise parisienne Billiv lève 1,3 million d’euros pour soutenir son développement. Cette start-up de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. des tickets de caisse est cofondée par Ruben Kahloun, Lena Crolot et David El Malih. Elle possède déjà près de 150 enseignes clientes. Il faut préciser que l’offre de Billiv apparaît dans un calendrier spécifique, à partir du 1er janvier 2023. La loi anti-gaspillage proscrira l’impression régulière des tickets de caisse. D’ailleurs, ces tickets contiennent du Bisphénol A et S, ainsi que des perturbateurs endocriniens.
Après cette étape de paiement, Billiv expose une alternative. Le client peut obtenir son ticket de caisse sous forme numérique. Autrement dit, il peut scanner un flashcode avec son smartphone à la caisse. Billiv deviendra alors un portefeuille de tickets de caisse. Cela permettra aussi de réduire l’impact environnemental. Les stratégies de fidélisationActions mises en place auprès des clients afin de les inciter à acheter toujours les produits et services auprès de la même entreprise. de marques peuvent en outre être incorporées dans le dispositif.
Comme l’explique Lena Crolot, CEO de Billiv, la but est de réinventer le ticket de caisse, afin de respecter les données des consommateurs et le rendre écoresponsable. Offrir un ticket personnalisable aux utilisateurs permettra de concentrer la fidélité et les avis des clients en même temps.
En France, 2,5 millions d’arbres sont abattus chaque année pour produire des tickets de caisse en papier. Impact auquel s’ajoute 950 millions de litres d’eau consommés.
Le salarié et l’employé peuvent d’un commun accord décider de mettre fin à un CDI (Contrat de travail à durée indéterminée) à travers la rupture conventionnelle individuelle. Ils devront alors tous deux signer une convention de rupture précisant l’indemnité qui sera versée au salarié et la date de fin du contrat. Le document pourra par la suite être adressé à la Dreets (ex Direccte) afin d’homologuer la rupture conventionnelle.
Il faut préciser que la demande d’homologation est faites grâce au formulaire Cerfa n° 14598*01 qui inclut la convention rupture.
Alors que jusque-là, les demandes d’homologation de rupture conventionnelle individuelle se faisaient par courriel, par voie dématérialisée ou par remise en main propre auprès de la Dreets, dès le 1er Avril, cette demande devra exclusivement se faire de façon dématérialisée à travers le téléservice « TéléRC ». Au cas où, le salarié ou l’employé informe la Dreets de ce qu’il n’est pas en mesure d’utiliser le téléservice, la possibilité leur sera offerte de déposer le formulaire de rupture auprès de la Dreets.
Il faudra également retenir que cette formalité n’est pas valable dans le cas où la rupture conventionnelle a été conclue avec un salarié protégé. Dans ce cas, la rupture conventionnelle ne sera validée qu’après autorisation de l’inspection du travail.
En marge du salon dédié au transport et à la logistique dénommé SITL, Zeendoc a tenu à rappeler les enjeux de la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. du traitement des documents liés à la chaine d’approvisionnement (supply chain). Hirsch Transport une entreprise familiale intervenant dans le domaine du transport et de la logistique fait partie des entreprises qui exploitent déjà une solution fiable de Gestion Electronique des Documents (GED). Proposée par Sages Informatique, la solution GED Zeendoc a selon les responsables de Hirsch Transport impacté positivement leur rendement.
Créée depuis 1996, Hirsch Transport basée en Normandie emploie environ 48 collaborateurs. Durant de nombreuses années, cette entreprise a été confrontée à des problèmes tant dans la fluidité des opérations de gestion des documents que dans la supply chain. Les archives n’étaient centralisées que dans un seul bureau, ce qui ralentissait les recherches d’informations. A en croire la Directrice Administrative et Financière d’Hirsch Transport, Caroline Hirsch, à travers la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique., le groupe a réussi à réduire de 70% les frais postaux et assurer la traçabilitéProcessus qui permet de suivre la création d’un produit de sa production à sa vente. et la fiabilité de l’envoi des factures.
A ce jour, Zeendoc se présente comme la seule solution de Gestion Electronique de Documents bas carbone à travers son programme Zeenplanet. A travers ce programme environ 1.720 arbres ont été planté depuis Janvier 2020
Carrefour, grand nom connu dans le secteur du commerce, a décidé d’opter pour la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. de ses prospectus. Ce choix se justifie en un premier temps, par la volonté du grand groupe français d’arrêter de façon progressive les prospectus papier afin de continuer sa transition écologique. La grande place qu’occupe également le digital dans les habitudes des consommateurs a conduit la section marketing du groupe à opter pour les outils « modernes ». Après de nombreux tests réalisés sur plusieurs magasins qui se sont révélés concluants, Carrefour a décidé de faire confiance à ARMIS afin qu’elle conduise ce processus de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. de ses prospectus. L’opération qui a démarré depuis Janvier 2022, prendra en compte durant le premier semestre de l’année 40 opérations.
Pour rappel, ARMIS est une start-up créée en 2016. Elle a développé une solution SaaS qui se base sur l’intelligence artificielle et automatise la création des campagnes digitales locales en se basant sur les prospectus papiers. Selon une évaluation du cabinet indépendant Greenflex réalisée au cours du printemps 2021, les campagnes ARMIS sont 45 fois moins émettrices de gaz à effet de serre et donc moins polluantes que les campagnes papier.
Après avoir connu un décalage pour Septembre en 2020 et 2021 en raison de la crise sanitaire de la COVID-19, le salon du management de l’information et des processus documentaires dénommé Documation se tiendra comme il y a 3 ans en Mars. De l’après-midi du 22 Mars au 24 Mars, le salon qui se tiendra à Paris-Porte de Versailles portera sur 6 grandes tendances en vogue en ce moment à savoir : la cybersécurité, le cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. hybride, les data, la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. écoresponsable, l’identité numérique et l’entreprise numérique.
Au cours de ce salon, 3 grandes conférences seront animées durant les 3 jours. Prévues pour durer environ 45 minutes, ces conférences porteront respectivement sur : la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. écoresponsable (14h15 – 15h00), la gouvernance de l’information numérique (09h45 – 10h30) et la Ged, ECM et knowledge management (15h00 – 15h45). Selon les organisateurs, une vingtaine de conférences thématiques sera organisée au cours de cette édition. Ce salon qui est le fuit du partenariat entre Archimag et Bati, verra la participation d’un grand nombre d’exposants intervenant dans le secteur du numérique. Les participants pourront découvrir de nombreuses innovations dans le domaine de la Ged, de l’ECM, du digital Workplace.
Documation, le salon du management de l’information et des processus documentaires, ouvrira ses portes les 22 (après-midi), 23 et 24 mars, à Paris-Porte de Versailles.
