Dématérialisation des bulletins de paie : les meilleures solutions RH

Fiche de paie Payfit
Fiche de paie Payfit

Dans une époque où le numérique occupe une place prépondérante, les fiches de paie n’échappent pas à la digitalisation. Cependant, ce procédé peut soulever de nombreuses questions et en cas de doute vous risqueriez de ne pas percevoir ses nombreux avantages.

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ?

Les employeurs peuvent choisir la dématérialisation d’un bulletin de paie grâce à l’entrée en vigueur d’une nouvelle législation depuis le 1er janvier 2017. Auparavant, la dématérialisation était possible, mais il était impératif d’en informer les salariés et d’avoir leur accord. Désormais, c’est un consentement présumé, mais l’employeur reste obligé d’en informer ses salariés un mois avant son application.

Si jamais un salarié ne souhaite pas recevoir un bulletin de paie sous une forme dématérialisée, il en a parfaitement le droit et dans ce cas-là c’est à lui d’entreprendre la démarche auprès de son employeur. Ce dernier sera contraint de lui établir un bulletin de paie en version papier.

Mais d’un point de vue juridique, un bulletin de paie dématérialisé dispose exactement de la même valeur qu’une fiche de paie en version papier.

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Comment mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie ?

La distribution des bulletins de paie représente une opération chronophage pour le service concerné. Il faut non seulement passer du temps à les imprimer, mais ensuite les envoyer par la voie postale. Mais grâce à la dématérialisation, cette tâche répétitive se termine.

En effet, la dématérialisation des bulletins de paie s’effectue depuis un espace spécifique. Il s’agit d’une plate-forme Web qui se veut sécurisée et individuelle.

La mise en place de la digitalisation dépend directement du logiciel de paie que vous utilisez. Mais il faut savoir que le processus reste relativement similaire en commençant par réaliser l’importation de la totalité des bulletins de paie des salariés. Généralement, cette importation s’effectue au format PDF.

Une extraction automatique est mise en place afin que le document soit associé à la bonne personne à travers un coffre-fort numérique. Pour cela, l’extraction se base sur le numéro de Sécurité sociale de l’employé, mais également son nom et son prénom.

Une fois que la fiche de paie est disponible dans l’espace dédié, les salariés en sont automatiquement avertis. Grâce à un identifiant et un mot de passe, ils seront les seuls à accéder à leurs informations personnelles et ils pourront consulter librement leur fiche de paie. Bien évidemment, les salariés peuvent télécharger le document au format PDF afin d’en conserver une copie depuis leur ordinateur.

Pourquoi choisir la dématérialisation des bulletins de paie ?

Pour le salarié comme pour l’entreprise, les avantages sont nombreux, à commencer par une plus grande flexibilité et un gain de temps perceptible pour émettre, distribuer et télécharger le bulletin de paie.

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Les avantages de la dématérialisation des bulletins de paie pour l’employeur

En comparaison avec une version papier, les coûts de gestion numériques seront grandement réduits. L’entreprise n’aura pas à investir dans l’achat de papier, à réaliser l’impression, la mise sous pli et ensuite de s’occuper de leur envoi. Les frais sont également réduits au niveau de l’archivage, car ce dernier s’effectue également de manière électronique.

L’économie peut alors atteindre jusqu’à 67 % en optant pour la dématérialisation des bulletins de paie.

Mais pour les équipes en charge de leur établissement, elles bénéficieront d’une meilleure productivité grâce à une meilleure gestion de leur temps de travail. En effet, établir des fiches de paie reste chronophage et répétitif. Le gain de temps obtenu permettra alors aux équipes de se concentrer sur des opérations à forte valeur ajoutée.

Notons également que la dématérialisation permet de réduire le nombre d’erreurs et de fiabiliser les données.

Les avantages de la dématérialisation des bulletins de paie pour les salariés

En vous orientant vers la dématérialisation du bulletin de paie, vos salariés bénéficieront de plusieurs avantages.

En effet, ils accéderont à leur fiche de paie à travers un coffre-fort électronique. C’est un espace dédié et confidentiel dans lequel ils peuvent afficher leur fiche de salaire selon la période définie. Si nécessaire, ils peuvent bien évidemment procéder à leur téléchargement et utiliser ces fameux documents vers un autre service numérique.

Dès que le bulletin de paie est disponible, ils en sont automatiquement avertis et ils n’ont pas besoin de se rapprocher du service comptabilité pour en prendre connaissance, ni d’attendre leur réception par voie postale. C’est une façon d’accorder plus d’autonomie aux salariés à travers la digitalisation.

Conclusion

Si vous n’avez pas encore franchi le cap, intéressez-vous de plus près aux logiciels de paie. Il en existe de nombreux sur le marché et plutôt que de faire un choix hasardeux, utilisez des comparatifs afin de trouver celui qui vous conviendra le mieux.

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