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TPE, PME bien choisir son logiciel de paie
Vous êtes chef d’entreprise et comme beaucoup de dirigeant de TPE, PME, vous avez en charge la paie de vos collaborateurs.
L’édition tous les mois de bulletins de salaire peut devenir un véritable casse-tête. En sus d’une fiche de paie, des aspects juridiques, comptables et RH. Avec l’aide d’un logiciel de paie, il est possible de vous simplifier la tâche afin de gagner du temps et de vous concentrer sur l’essentiel, votre cœur de métier !
Mais devant une offre pléthorique, comment faire le bon choix ?
Pour commencer, qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?
Un logiciel de paie permet de gérer et d’automatiser l’intégralité des processus administratifs relatifs à la paie, au suivi des salariés et aux déclarations obligatoires. Véritable allié du responsable RH, il permet d’éditer une fiche de paie complète et de faire les déclarations obligatoires en conformité avec les spécificités légales de chaque activité.
Sous licence ou en mode SaaS ?
Le choix est fonction des besoins, de l’environnement professionnel et de la taille de votre structure.
Sous licenceContrat qui permet à l’utilisateur d’accéder au logiciel, on distingue par exemple licence lourde ou On premise (achat du logiciel) et On demand (location du logiciel, SaaS, Cloud)., le logiciel sera installé sur vos serveurs. Le nombre d’accès est régi par votre licenceContrat qui permet à l’utilisateur d’accéder au logiciel, on distingue par exemple licence lourde ou On premise (achat du logiciel) et On demand (location du logiciel, SaaS, Cloud).. Cette solution apporte plus de sécurité, car vos données restent en interne. Par contre les mises à jour peuvent selon l’éditeur engendrer des frais supplémentaires.
En SaaS, Software as a Service, vous disposez d’un espace sécurisé accessible 24h/24, 7j/7. Vos données sont stockées sur les serveurs de l’éditeur. Pas besoin de locaux, vous pourrez travailler de n’importe quel support ; ordinateur, smartphone ou tablette. En mode SaaS, le logiciel se présente comme une plateforme, avec des fonctionnalités de bases, modulable par ajout d’options. Cette formule par abonnement est de plus en plus plébiscitée par les entreprises du fait de son adaptabilité aux évolutions des besoins d’une structure. De plus, les mises à jour se font automatiquement et en temps réel.
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Chouette, non ?
Les fonctionnalités d’un logiciel de paie
Conçue à l’origine pour épauler les entreprises sur la gestion courante de la paie, ses fonctionnalités se sont étendues à la gestion administrative du personnel et aux déclarations sociales.
• Edition des bulletins de paie
• Gestion des règlements (génération des fichiers permettant d’envoyer les virements à la banque)
• Intégration des écritures de paies dans la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise.
• Suivi du salarié : absences, congés, AT, …
• Saisie des variables : primes, repas, frais de déplacement, …
• Tenue du registre du personnel
• Déclarations mensuelles et trimestrielles des cotisations sociales
• Déclarations des cotisations médecine du travail
• Déclarations annuelles des données sociales, DSN
• Attestation d’emploi
• Mouvements des salariés : DPAE, APE, solde de tout compte…
• Préparation et assistance contrôle URSSAF
• Edition de tableaux de bord
Et pour finir de vous convaincre de l’utilité d’un logiciel de paie, sachez que pas moins de 40% des litiges prud’homaux sont lié à la paye. Un bon logiciel de paye vous épargne des erreurs de salaires, sources de tensions au sain d’une entreprise.
Une de ses fonctions étant l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. des tâches, il vous permet de gagner du temps et de vous centrer sur des missions indispensables à l’évolution de votre entreprise.
De plus, un bon logiciel permet de réduire vos coûts administratifs tout en gardant votre autonomie. La gestion de la paie internalisée, vous disposez de tous vos éléments et ne dépendez pas d’un tiers.
Il existe une multitude de solutions telles que PayFit, Sage One Paie, Mapaye, Pagga, Nibelis, e-Paye, Meta4, Divalto idylis, Pointeuse Mobile, Fiche-Paie.net, Yourcegid RH Y2 On DemandSe dit « à la demande » en français. Se dit d’un logiciel accessible en ligne dont l’abonnement se paie tous les mois..
Quel que soit votre choix, il est primordial de s’assurer de la fiabilité des mises à jour. Le logiciel de paie se doit d’être en phase avec les obligations légales, les conventions collectives et les réglementations du droit social en vigueur dans votre branche.
Toutefois, avant de faire votre choix, voici quelques préconisations :
• Restez à l’écoute de vos besoins. Il y a forcément un logiciel de paie fait pour vous.
• Assurez-vous de la sécurité de vos données.
• Vérifiez les coûts cachés et la durée d’engagement.
Bien choisir son prestataire
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Pour vous permettre de faire le choix qui convient parfaitement à votre entreprise, le comparateurSite internet qui compare des offres, en fait un classement, afin que le consommateur trouve celle qui est la plus appropriée à son besoin. Celge vous guide en identifiant clairement vos attentes et en sélectionnant pour vous les logiciels Paie sur le marché qui pourront vous satisfaire au mieux.
Gestion de paie : faire le choix de l’Open Source ou des logiciels Gratuits ?
Si votre activité compte un nombre limité d’employés (moins de 10) ou si vous souhaitez une solution simple d’usage et peu coûteuse, opter pour un produit « Open SourceProgramme dont le code source est ouvert à la modification, redistribution, utilisation par les utilisateurs. » ou un logiciel de gestion de paie gratuit pourrait également être pertinent pour vous.
Un logiciel de gestion de paie « Open source », qu’est-ce que c’est ?
Le terme « Open SourceProgramme dont le code source est ouvert à la modification, redistribution, utilisation par les utilisateurs. » est apparu à la fin des années 1990. A cette époque, l’hégémonie des grands acteurs de développement d’applications comme Microsoft, Oracle, SAP, … commence à sérieusement échauffer certains acteurs du monde de l’entreprise. En effet, lorsqu’on est sous contrat avec l’une de ces sociétés, on se trouve pieds et poings liés face à leurs clauses d’utilisation de licences, le développement de fonctionnalités qui parfois ne nous conviennent pas et l’obligation de mettre à jour régulièrement les applications contre monnaie sonnante et trébuchante, même si cela ne nous convient pas.
Bref, les professionnels du secteur décident d’élaborer un nouveau modèle de développement où chaque contributeur serait libre d’écrire une partie du code de l’applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. et de mettre ce bout de code à disposition d’autres contributeurs pour fournir un logiciel gratuit. C’est l’émergence du modèle « Open SourceProgramme dont le code source est ouvert à la modification, redistribution, utilisation par les utilisateurs. » ou « Logiciel LibreSe dit aussi logiciel Open Source. Logiciel distribuée avec une licence libre. Permet d’être modifié, utilisé et distribué par une communauté. ».
L’Open Source est-il un modèle envisageable pour mon activité ?
L’avantage du modèle « Open SourceProgramme dont le code source est ouvert à la modification, redistribution, utilisation par les utilisateurs. », c’est qu’il est moins coûteux que le modèle de vente par licences ou abonnements traditionnel. Très souvent, si votre activité compte un nombre réduit d’utilisateurs ou si vous pouvez vous contenter de fonctionnalités « basiques », vous pouvez tout-à-fait utiliser l’applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. gratuitement. Attention toutefois, gratuit ne veut pas dire sans risque : très souvent, il n’y a pas de support téléphonique pour les clients « gratuits » et ils ne peuvent compter uniquement que sur la « communauté » d’utilisateurs par l’entremise de forums ou autres groupes de discussions, souvent en anglais.
C’est d’ailleurs la langue dans laquelle la majeure partie des applications sont développées. Si vous êtes débrouillard, assidu en informatique, alors foncez : les solutions qui s’offrent à vous sont nombreuses et vous permettront d’économiser de précieux montants que vous pourrez dès lors affecter à d’autres domaines faisant partie de votre cœur de métier.
5 logiciels de gestion de paie « Open Source »
Comme précisé ci-dessus, l’essentiel des logiciels de gestion de paie Open SourceProgramme dont le code source est ouvert à la modification, redistribution, utilisation par les utilisateurs. ont été développés en Anglais. Ceci ne les empêche pas de proposer des champs destinés à l’encodage des données portant des libellés rédigés en Français. Dès lors, retenons parmi les plus populaires :
• PHP Payroll
• HR.my
• Icehrm
• TimeTrex (Community Edition)
• Odoo
En quoi chacune de ces solutions répondra-t-elle à vos besoins ? Voyons sans attendre ci-dessous.
PHP Payroll
A l’inverse des autres solutions, PHP Payroll peut être installé dans votre infrastructureDans le domaine de l’informatique, l’infrastructure désigne l’ensemble du matériel de l’entreprise, qualifié aussi de Hardware (en opposition aux logiciels / Software). On y retrouve par exemple les serveurs, la sécurité, les PCA/PRA, les baies de brassage, etc… Dès maintenant,Identifiez la solution qui correspond à vos besoins ! Comparateur et Évaluateur de solutions d’infrastructures TI. Pas besoin donc d’avoir un accès internet pour son utilisation, une fois déployé sur votre serveurOrdinateur dédié à l’administration d’un réseau mettant ses ressources à la disposition d’autres ordinateurs., vous êtes totalement autonome. Il est disponible en 4 langues et est également adapté à des utilisations spécifiques (écoles, bureaux comptables, vente, …).
HR.my
Comme la plupart des solutions présentées ici, HR.my est basée sur le « cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. ». Il vous faudra donc une connexion permanente à internet pour pouvoir l’utiliser. Grâce à cette applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette., vous pourrez gérer les fiches de paie de vos employés, leurs congés, mais également leur proposer une interface de gestion de type « self-service ».
IceHrm
C’est l’interface utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service. de ce produit qui séduit en tout premier lieu. Conviviale et facile d’utilisation, elle vous permettra de gérer tous les aspects de la présence de votre personnel. Gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un produit basique à réserver aux petites structures.
Timetrex
ApplicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. payante, sa « community edition » est disponible gratuitement, sans limites. Elle vous permettra de planifier vos ressources, d’encoder les présences et absences de vos collaborateurs et de produire leurs fiches de paie. A noter qu’elle est disponible en installation locale ou via le cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. (solution payante).
Odoo
Ok, cette solution n’est pas disponible gratuitement, mais la qualité des modules « RH » de la suite Odoo valait la peine qu’on la mentionne ici. Il s’agit en effet d’un logiciel ERP complet, mais qui vous autorise à utiliser uniquement le nombre de composants nécessaires pour la gestion de votre entreprise. Si la « community edition » propose de nombreux modules gratuits, celui dédié à la gestion de paie est payant, en fonction du nombre d’utilisateurs.
Comme vous pouvez le constater, de nombreuses options peu coûteuses existent pour la gestion de paie de votre activité, mais elles ciblent toutefois les anglophones à l’aise avec les nouvelles technologies.
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