Comment faire une fiche de paie sur Excel ?

Logo ExcelUne entreprise se doit de rédiger des bulletins de salaire en bonne et due forme. C’est une obligation légale à respecter. Dans cette optique, il vous sera parfaitement possible de vous orienter vers le logiciel Excel, présentant une certaine souplesse, notamment si vous avez l’habitude de l’utiliser.

Comment faire une fiche de paie sur Excel en respectant les mentions obligatoires ?

De nombreuses mentions sont obligatoires, mais sachez que leur nombre a été divisé par deux depuis 2018.

  • Néanmoins, il est toujours nécessaire d’effectuer l’identification de l’employeur à travers sa raison sociale, son adresse postale, son numéro de SIRET, le code NAF et bien évidemment en indiquant la convention collective applicable.
  • Sur la fiche de paie sur Excel, il convient également d’indiquer l’identité du salarié à travers son nom, son emploi et son positionnement hiérarchique.
  • N’oubliez pas d’indiquer les références du bulletin de salaire correspondant aux nombres d’heures travaillées sur la période définie. Une précision supplémentaire porte également sur la date de versement du salaire.
  • Au niveau de la rémunération, la fiche de paie sur Excel doit comporter le montant net et le montant brut. S’il y a eu des avantages en nature, des primes ou des frais professionnels, ces différents éléments doivent figurer. Même cas de figure concernant les frais de transport ou encore les tickets-restaurants. Enfin, vous devez prévoir le taux de la retenue à la source, un impératif à respecter depuis 2019.
  • Précisez le nombre de jours acquis pour les congés en intégrant le nombre de jours de congé pris et le solde restant. Sur le mois en question, il faudra également indiquer le montant de l’indemnité de congés.
  • Une partie spécifique doit être consacrée aux exonérations et aux cotisations ( ex : csg ). Il s’agit de reprendre le montant des cotisations sociales, l’exonération des contributions sociales et le montant versé par l’employeur.
  • Enfin, l’intégration de plusieurs mentions diverses reste nécessaire comme d’indiquer la présence d’une rubrique dédiée sur le portail du service public et de « conserver le bulletin de salaire sans limitation de durée ».

Sachez qu’il existe déjà des modèles prédéfinis et vous allez pouvoir directement télécharger un modèle de fiche de paie sur Excel : cliquez ici. D’autres exemples peuvent également être consultés sur YouTube .

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Comment faire une fiche de paie sur Excel sans se soucier des calculs ?

Comme vous le savez, la fiche de paie regroupe un ensemble d’informations avec des calculs nécessaires. Mais plutôt que de perdre du temps à effectuer ces calculs à la main, ce sera directement le logiciel Excel qui s’occupe de tout.

Mais n’oubliez pas d’effectuer une vérification et une relecture approfondie, car en cas d’erreur vous allez devoir en assumer la responsabilité.

Excel se présente comme un tableau se constituant d’un ensemble de règles et de libellés. Directement dans votre modèle, vous indiquerez le salaire brut de votre salarié. C’est-à-dire son salaire de base en intégrant les différentes indemnités et certains compléments comme des primes.

En fonction des indemnités perçues, elles seront directement soumises à la prévoyance sociale et le recouvrement social.

Alors plutôt que de faire le calcul à la main, vous allez directement utiliser l’automatisation du logiciel. Vous définissez vous-même les taux applicables et lorsque vous rentrez une première information, le calcul s’effectuera automatiquement pour ressortir dans une cellule adjacente.

Quels sont les inconvénients d’utiliser une fiche de paie sur Excel ?

Excel comporte de nombreux avantages, mais il faut également prendre en considération ses inconvénients.

Tout d’abord, vous avez une interface limitée et pas forcément ergonomique pour établir des bulletins de salaire. Cela s’explique tout simplement par l’utilisation généraliste du logiciel et en comparaison avec un logiciel de paie spécifique, la différence est flagrante.

En effet, un logiciel de paie dédié bénéficie d’une excellente lisibilité, ce qui vous évite de perdre du temps dans la relecture, mais également de commettre certaines erreurs.

Des erreurs de formule peuvent apparaître sous Excel, sans vous en rendre compte. En effet, des modifications ont été apportées à la législation et si vous ne répercutez pas ces changements, vous allez tout simplement obtenir des fiches de paie erronées.

Cela ne risque pas d’arriver avec un logiciel de paie, car ce dernier bénéficie d’une mise à jour automatique et lorsque les nouveaux taux entrent en vigueur, ils seront automatiquement pris en compte.

Par ailleurs, il ne faut pas oublier que vous manipulez des informations confidentielles sur les salariés. Or, Excel ne bénéficie pas du même niveau de sécurisation qu’un logiciel de paie dédié.

Conclusion

Afin de répondre à des besoins spécifiques, Excel peut constituer une solution idéale au début. Mais très vite, vous allez vous rendre compte que son utilisation manque de fluidité et établir un bulletin de salaire reste fastidieux.

Alors il est préférable d’envisager de choisir un logiciel de paie en utilisant un comparatif proposé par CELGE. En un clin d’œil, vous prendrez connaissance des différentes offres existantes sur le marché et vous choisissez celle vous garantissant le meilleur rapport qualité prix.

De cette façon, vous bénéficiez d’une gestion simplifiée sur la manipulation des données nécessaires à l’établissement d’une fiche de paie. Le document sera rédigé en bonne et due forme avec un écrit en parfaite conformité avec la législation. La prise en compte des cotisations se fera extrêmement simplement et si vous avez besoin d’y indiquer des données supplémentaires, vous n’aurez aucun mal à le faire. Par ailleurs, la sécurité reste de mise concernant la sécurisation des différents documents. Une donnée essentielle pour les entreprises et pour que ce cadre soit préservé, vous devez faire confiance à un éditeur reconnu.

Le suivi minutieux des fiches de paie couplé avec le contrat du salarié sera particulièrement bénéfique pour les entreprises, mais également pour l’employé. Celui-ci déterminera facilement son taux imposable pour les impôts avec un format immédiatement lisible.

 

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