1 - La définition du coffre-fort de ressources humaines
2 - Pourquoi utiliser un coffre fort numérique pour les bulletins de paie ?
3 - Protéger vraiment les données personnelles
4 - Optimiser le process RH
5 - Faciliter l’accès de vos salariés à leurs documents RH
6 - Comment choisir la solution informatique de coffre-fort de bulletin de paie?
7 - Comment mettre en place un coffre fort numérique pour les bulletins de paie ?
8 - Informer les salariés de l’usage d’un coffre fort numérique pour bulletin de paie
9 - Respecter les normes RGPD
10 - Quels sont les meilleurs outils présents sur le marché ?
11 - Le comparateur en ligne de CELGE

Les clés pour réussir son choix de coffre-fort de ressources humaines

7 minutes
Créé le 3 mai 2021
Modifié le 16 avr. 2025

Marie Weiss

Rédactrice au sein de notre équipe depuis 2013, Marie a une expérience de plus de 15 ans dans les solutions logicielles pour les entreprises. Ayant fait ses armes au sein d'une société alsacienne d'édition de logiciels à rayonnement international, elle aime découvrir les atouts des éditeurs français et les partager dans notre boite à outils.

Responsable d’un service RH ou dirigeant d’une entreprise, votre objectif est de mobiliser des outils fiables qui permettront à vos équipes un gain de temps et une meilleure productivité. Découvrez sans attendre les avantages du coffre fort numérique pour bulletin de paie dans ce guide complet.

La définition du coffre-fort de ressources humaines

Le coffre-fort numérique est défini par la législation française comme une plateforme de grande sécurité pour la distribution, le stockage et la capacité d’archives de documents numériques. Les documents concernés peuvent être des bulletins de paie, de documents des ressources humaines ou encore des contrats de travail tout comme des documents plus confidentiels.

Les entreprises peuvent désormais faire le choix de la dématérialisation des bulletins de paie, sans avoir besoin de l’autorisation préalable de leurs salariés. Grâce à l’incitation de cette technique, les sociétés doivent pour cela se doter d’un moyen de distribution et d’archivage de leurs fiches de paie électroniques. Par conséquent, les coffres-forts numériques sont apparus dans le but de l’adaptation des besoins des services des ressources humaines. Toutefois, ces coffres-forts ne représentent pas une obligation. Il demeure que la société reste obligée d’utiliser un outil de stockage et de distribution qui respecte la loi El Khomri.

Pourquoi utiliser un coffre fort numérique pour les bulletins de paie ?

Le coffre fort numérique pour bulletin de paie est un levier d’action pour améliorer, voire réduire la consommation de papier dans votre entreprise. d’une réduction d’impression de papier dans votre entreprise. Cet outil illustre également votre engagement en faveur d’une politique de sécurisation des données personnelles de vos collaborateurs. Vous démontrez à vos équipes votre sérieux quant au respect de vos obligations employeurs en matière de DATA.
CELGE vous aide à choisir le coffre fort numérique bulletin de paie adapté à vos activités en comparant, pour vous, en ligne les nombreux logiciels disponibles.
Les avantages d’utiliser un coffre fort numérique pour bulletin de paie

En tant que dirigeant d’entreprise, ou DRH, vous hésitez encore à mettre en place un coffre fort numérique bulletin de paie dans votre entreprise ? Cet outil représente un investissement important, il est normal de bien étudier son utilité avant de vous lancer. Voici, pour vous aider, trois avantages indéniables du coffre fort numérique pour bulletin de paie.

Protéger vraiment les données personnelles

En transmettant en ligne les bulletins de paie, ou tous autres documents RH à vos collaborateurs, il est primordial de prévoir un outil sécurisant hautement les données personnelles. Le coffre fort numérique pour bulletin de paie est une plateforme de stockage et de diffusion accessible via un identifiant et un mot de passe personnalisés. Ce type de logiciel est spécialement élaboré pour sécuriser le processus de paie dans une entreprise.

Gratuit et rapide :

comparez entre elles les solutions RH / Paie du marché

Optimiser le process RH

En optant pour un coffre numérique pour bulletin de paie, vous permettez à vos collaborateurs RH un gain de temps et une simplification des tâches récurrentes. Grâce à ce type de logiciel, l’édition et la diffusion des fiches de salaires sont plus faciles et plus rapides chaque mois. L’usage d’un outil digital réduit considérablement les erreurs de saisie des éléments de paie.

Faciliter l’accès de vos salariés à leurs documents RH

Grâce au coffre fort numérique pour bulletin de paie, vous permettez à vos collaborateurs de consulter et/ou de télécharger leurs documents RH où ils veulent et quand ils veulent. L’accès sécurisé à leurs profils leurs permettent de consulter leurs soldes de congés, de gérer leurs CET ou de télécharger leurs bulletins de salaire depuis leurs smartphones ou leurs tablettes.

Notre comparateur en ligne – CELGE – vous aide à sélectionner la solution RH la plus adaptée à votre besoin. Parmi plusieurs références, vous pourrez choisir le meilleur coffre fort numérique pour bulletin de paie pour votre entreprise.

Comment choisir la solution informatique de coffre-fort de bulletin de paie?

Nous vous recommandons de faire votre choix de coffre-fort en fonction de vos obligations, de vos intégrations et de vos besoins.

En premier lieu, il est nécessaire de vérifier que le coffre-fort que vous considérez possède la certification Afnor. Mais une variété d’autres garantissent également un service qualitatif (ISO, label de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique).

Une obligation incombe à ce coffre-fort de conserver les documents durant le délai légal correspondant.

De même, veillez à choisir votre coffre-fort selon sa résistance au temps, son niveau de sécurité ce qui inclut aussi la consultation des historiques des utilisateurs.

La gestion des ressources humaines peut supposer l’utilisation d’un logiciel qui possède un coffre-fort numérique. Dans cette hypothèse, un seul outil aidera le processus de gestion. Ainsi, dans l’éventualité où vous êtes à la recherche d’un coffre-fort électronique externe pour être complémentaire à votre logiciel, il faut vous assurer de la compatibilité et de l’aisance des échanges.

Enfin, nous vous recommandons d’examiner vos nécessités qui varient selon les prestataires. Aussi, vous pouvez vous questionner sur les contenus à stocker ou à distribuer pour faire le choix approprié.

Gratuit et rapide :

comparez entre elles les solutions RH / Paie du marché

Comment mettre en place un coffre fort numérique pour les bulletins de paie ?

Chaque mois, vous transmettez à vos salariés leurs bulletins de salaire, et vous avez optez pour une dématérialisation. Ce moyen de transmission nécessite une certaine vigilance de votre part, en tant qu’employeur. Les données rassemblées dans un bulletin de salaire sont personnelles et confidentielles. Il est donc important de prévoir une solution garantissant le respect des données de vos salariés : le coffre fort numérique pour bulletin de salaire représente LA solution, et vous l’avez compris.

Choisir un logiciel de coffre fort numérique RH est un investissement important pour votre entreprise. Nous vous recommandons de comparer les différents logiciels présents sur le marché avant de choisir la solution qui répondra à vos besoins. Utilisez sans hésiter CELGE, notre comparateur en ligne de logiciels de coffre fort numérique pour bulletin de salaire.

Informer les salariés de l’usage d’un coffre fort numérique pour bulletin de paie

Depuis 2016 et la loi El Khomri, l’accord préalable du salarié pour dématérialiser son bulletin de salaire n’est plus nécessaire. Néanmoins, l’employeur a l’obligation d’informer l’ensemble de ses collaborateurs de la mise en place d’un coffre fort numérique pour bulletin de paie.
Cette information diffusée par le service RH est l’occasion d’expliquer les avantages et le fonctionnement de ce logiciel, et les engagements de l’employeur en faveur de la sécurisation des données.

Respecter les normes RGPD

Au niveau européen, le Règlement Général de la Protection des Données encadre le traitement et la circulation des données personnelles dans une entreprise. En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de veiller au respect de la confidentialité des données personnelles de vos collaborateurs lors de la diffusion des documents RH dématérialisés. Le coffre fort numérique pour bulletin de paie offre cette garantie. En choisissant ce logiciel, vous bénéficiez des mises à jour juridiques automatiquement limitant ainsi le risque d’erreurs.

Quels sont les meilleurs outils présents sur le marché ?

Quelques logiciels se distinguent en la matière. Par exemple, eDOC se dédie au stockage et à la distribution des bulletins de paie électroniques. Grâce à la signature électronique, vous avez à votre disposition une interface pour les utilisateurs mais aussi une application mobile.

Un autre, Factorial est un logiciel complet qui aide à la gestion des ressources humaines et inclut un coffre-fort numérique.

Pagga, quant à lui, dispose aussi d’un coffre-fort numérique ayant des tarifs peut coûteux et transparents.

Nibelis est également un logiciel de paie ayant des fonctions de gestion de ressources humaines, de gestion de la paie et un coffre-fort électronique.

Aussi, Peopledoc se présente comme un outil de communication mais aussi de gestion des ressources humaines avancé et adapté aux petites et moyennes entreprises tout comme aux grandes entreprises.

Gratuit et rapide :

comparez entre elles les solutions RH / Paie du marché

Le comparateur en ligne de CELGE

Chez CELGE, nous vous proposons un comparateur en ligne des divers logiciels de coffre-fort des ressources humaines. Vous pourrez mettre face à face les divers outils présents sur le marché et les confronter à vos obligations et besoins. Doté de catégories bien adaptés aux besoins des entreprises, le comparateur en ligne CELGE vous aidera assurément à faire le bon choix de logiciel pour mener à bien la gestion numérique des documents de votre entreprise.

Gratuit et rapide :

comparez entre elles les solutions RH / Paie