Sommaire La dématérialisation est un enjeu désormais incontournable, qui touche toutes les entreprises. Cela concerne aussi bien les domaines de la gestion de projet, de la gestion de productionEnsemble des activités qui permettent de mener à bien la production, allant de la planification des ressources nécessaires (matérielles, humaines, et financières), en passant par la gestion de ressources et la traçabilité des activités de production., que celui de la facturation. Vous hésitez encore à franchir le pas ? Voici en 5 points, les avantages d’un logiciel de facturation pour l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. de vos factures.
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Réduction du risque d'erreurs
Le recours à une gestion humaine dans de nombreux procédés augmente parfois les risques d’erreurs. Opter pour un logiciel de facturation permet d’automatiser les processus. Ainsi, la plupart des données sont calculées automatiquement et reportées sans intervention humaine.
Cela limite grandement les risques d’erreurs, notamment en ce qui concerne plusieurs tâches :
- Le taux de TVA applicable à un client selon les données reportées sur sa fiche ;
- L’applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. automatique des remises le cas échéant ;
- Les calculs de prix de ventes, en fonction des quantités, prix unitaires et ristournes appliquées.
Meilleur suivi des contrats
Par ailleurs, l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. offre un meilleur suivi des contrats clients. C’est par exemple le cas de l’archivage qui est un levier important de la gestion électronique des documents. Le logiciel de facturation automatique rassemble les factures et données clients en un même endroit pour un accès aisé.
Il en est de même de la gestion des affaires opérée de façon optimale grâce à des rappels automatiques. Il peut s’agir du suivi des recouvrement avec établissement de relances entre autres. L’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. de la facturation permet ainsi un rappel des impayés avec échéances définies. Certains logiciels permettent d’ailleurs une relance automatique des clients via e-mail.
De plus, vous disposez d’une base clients centralisée. Cela comprend :
- les moyens de paiement,
- les adresses de livraison
- et de facturation,
- ou encore les produits les plus vendus.
Vous disposez d’un socle d’informations solide et fiable pour votre gestion clients.
Gain de temps
Un logiciel de facturation procure en outre un gain de temps considérable. L’ensemble des tâches (calculs, archivage, documentation) effectuées à la main est désormais simplifié. L’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. permet de réaliser toutes ces tâches à la volée en gagnant un temps précieux.
Ainsi, vous prendrez une avance rapide sur des tâches telles que :
Facturation simplifiée
Avec un logiciel de facturation, celle-ci bénéficie d’une plus grande simplicité de traitement. La modification de montants ou encore l’applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. des ristournes bénéficient généralement d’une grande optimisation. Vous disposez ainsi d’informations accessibles de façon aisée pour la prise en charge de vos factures.
La préparation des factures devient rapide. Et ce, sans pour autant impliquer de tâches supplémentaires, de la part du responsable financier.
Il en est de même de la gestion automatique de la TVA. Le logiciel CRMCustomer Relationship Management. Logiciel qui gère la relation client. Il permet de mieux connaitre ses clients et d’aller en chercher des nouveaux. permet ainsi d’éviter un mauvais report de TVA sur une factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. client.
Par ailleurs, votre logiciel vous permet de gérer la facturation en respectant l’ensemble des règles qui y sont liées. Comme par exemple :
- Les mentions imposées par la Loi : Identification de l’entreprise, délais de paiement, pénalités applicables, date d’émission, etc.
- Numérotation automatique des factures pour un meilleur suivi ;
- La gestion intelligente des factures (émission d’avoir plutôt que suppression de factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. récente) ;
- Les solutions en SaaS permettent par ailleurs un stockage sécurisé en ligne. Pour une consultation ultérieure, depuis n’importe quel poste de travail.
Bénéficier d'une solution logicielle complète
En optant pour la bonne solution, vous bénéficiez d’un ensemble complet de fonctionnalités avancées. Votre système de facturation peut, par exemple, être greffé comme module d’un ERP. Ainsi, vous pourrez coupler votre solution à la gestion de la relation client ou encore de la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise..
Vous pourrez par ailleurs bénéficier des mises à jour régulières qu’offrent ces services. Notamment si vous optez pour une solution Cloud.
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