Logiciel facturation : avantages automatisation | CELGE

Automatisation de la facturation de vos contrats : les avantages en 5 points

La dématérialisation est un enjeu désormais incontournable, qui touche toutes les entreprises. Cela concerne aussi bien les domaines de la gestion de projet, de la gestion de production, que celui de la facturation. Vous hésitez encore à franchir le pas ? Voici en 5 points, les avantages d’un logiciel de facturation pour l’automatisation de vos factures.

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Réduction du risque d'erreurs

Le recours à une gestion humaine dans de nombreux procédés augmente parfois les risques d’erreurs. Opter pour un logiciel de facturation permet d’automatiser les processus. Ainsi, la plupart des données sont calculées automatiquement et reportées sans intervention humaine.

Cela limite grandement les risques d’erreurs, notamment en ce qui concerne plusieurs tâches :

  • Le taux de TVA applicable à un client selon les données reportées sur sa fiche ;
  • L’application automatique des remises le cas échéant ;
  • Les calculs de prix de ventes, en fonction des quantités, prix unitaires et ristournes appliquées.
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Meilleur suivi des contrats

Par ailleurs, l’automatisation offre un meilleur suivi des contrats clients. C’est par exemple le cas de l’archivage qui est un levier important de la gestion électronique des documents. Le logiciel de facturation automatique rassemble les factures et données clients en un même endroit pour un accès aisé.

Il en est de même de la gestion des affaires opérée de façon optimale grâce à des rappels automatiques. Il peut s’agir du suivi des recouvrement avec établissement de relances entre autres. L’automatisation de la facturation permet ainsi un rappel des impayés avec échéances définies. Certains logiciels permettent d’ailleurs une relance automatique des clients via e-mail.

De plus, vous disposez d’une base clients centralisée. Cela comprend :

  • les moyens de paiement,
  • les adresses de livraison
  • et de facturation,
  • ou encore les produits les plus vendus.

Vous disposez d’un socle d’informations solide et fiable pour votre gestion clients.

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Gain de temps

Un logiciel de facturation procure en outre un gain de temps considérable. L’ensemble des tâches (calculs, archivage, documentation) effectuées à la main est désormais simplifié. L’automatisation permet de réaliser toutes ces tâches à la volée en gagnant un temps précieux.

Ainsi, vous prendrez une avance rapide sur des tâches telles que :

  • La création de modèles de factures ;
  • L’établissement de documents (bons de commandes, devis, bons de livraison, facture) ;
  • Les relances.

Facturation simplifiée

Avec un logiciel de facturation, celle-ci bénéficie d’une plus grande simplicité de traitement. La modification de montants ou encore l’application des ristournes bénéficient généralement d’une grande optimisation. Vous disposez ainsi d’informations accessibles de façon aisée pour la prise en charge de vos factures.

La préparation des factures devient rapide. Et ce, sans pour autant impliquer de tâches supplémentaires, de la part du responsable financier.

Il en est de même de la gestion automatique de la TVA. Le logiciel CRM permet ainsi d’éviter un mauvais report de TVA sur une facture client.

Par ailleurs, votre logiciel vous permet de gérer la facturation en respectant l’ensemble des règles qui y sont liées. Comme par exemple :

  • Les mentions imposées par la Loi : Identification de l’entreprise, délais de paiement, pénalités applicables, date d’émission, etc.
  • Numérotation automatique des factures pour un meilleur suivi ;
  • La gestion intelligente des factures (émission d’avoir plutôt que suppression de facture récente) ;
  • Les solutions en SaaS permettent par ailleurs un stockage sécurisé en ligne. Pour une consultation ultérieure, depuis n’importe quel poste de travail.
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Bénéficier d'une solution logicielle complète

En optant pour la bonne solution, vous bénéficiez d’un ensemble complet de fonctionnalités avancées. Votre système de facturation peut, par exemple, être greffé comme module d’un ERP. Ainsi, vous pourrez coupler votre solution à la gestion de la relation client ou encore de la comptabilité.

Vous pourrez par ailleurs bénéficier des mises à jour régulières qu’offrent ces services. Notamment si vous optez pour une solution Cloud.

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