Poids lourd de la livraison express de colis, Chronopost est une entreprise qui souhaite réussir sa digitalisation. Le souhait de la filiale de DPDgroup est de donner un nouvel élan digital à sa partie Ressources Humaines. Ainsi, Docuware et Chronopost travaillent de concert depuis 2020, un lien fort et productif pour atteindre les objectifs fixés. Voici, comment ce nouveau partenariat a permis à Chronopost de changer d’aire dans la digitalisation.
Chronopost : un poids lourd en quête permanente de digitalisation
Crée en 1985, Chronopost s’impose aujourd’hui comme le leader français de la livraison express de colis et le second en Europe. Son rayon d’action s’étend aussi bien pour les particuliers que les professionnels dans le secteur des colis allant jusqu’à 30 kg. Ce succès est rendu possible par la présence au quotidien de 3 900 collaborateurs, qui ont participé à la distribution de 176 millions de colis en 2019. Afin de gérer efficacement la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. de l’ensemble des dossiers RH, Chronopost a donc fait appel à Docuware en 2020. L’objectif : rendre efficaces l’archivage et la digitalisation des dossiers RH.
Depuis de nombreuses années, Chronopost avait mis en place un système d’archivage électronique de ses dossiers RH. Ce système était pris en charge par une solution concurrente est semblait arrivé à la limite des besoins nécessaires à l’entreprise. En 2019, Chronopost décide donc de mettre un terme au partenariat en place, lançant ainsi un appel d’offres pour trouver une nouvelle solution plus en adéquation avec les attentes de l’entreprise.
DocuWare répond à nos besoins de digitalisation RH. La solution est évolutive, facile d’utilisation et à un prix attractif.
Des objectifs précis pour une solution efficace
Dans le cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. de la future solution de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. des dossiers RH de Chronopost, deux critères s’imposent comme essentiels et complémentaires. Il est nécessaire que le nouveau process puisse assurer,
- à la fois la gestion de l’archivage
- et la digitalisation de l’ensemble des dossiers des employés de l’entreprise.
De plus, pour finaliser son choix, Chronopost a mis l’accent sur
- la mobilitéCaractéristique d’un logiciel qui lui permet d’être accessible depuis n’importe quel lieu afin d’avoir constamment les données mises à jour. de la solution
- et sa facilité d’utilisation en télétravail.
En remplissant l’ensemble des demandes formulées, Docuware devient le nouveau partenaire digitalisation de Chronopost. Ce choix est plébiscité par les nombreux avantages portés par la solution : un large périmètre fonctionnel, une capacité d’intégration parfaite et un accompagnement de qualité pour le fonctionnement de la solution.
"Nos gestionnaires RH sont très satisfaits de DocuWare. L’outil leur simplifie la vie."
L’indexation intelligente : fonction pour la réussite de l’implémentation
Pour lancer ce partenariat, Chronopost souhaitait une implémentation rapide et efficace. Pour commencer, la première étape fut de récupérer l’ensemble des données RH Chronopost. Une opération qui s’est déroulée en décembre 2019. Puis la deuxième étape fut l’implémentation de la solution Docuware à la fin du mois de janvier 2021 ; un franc succès pour les dirigeants de Chronopost.
Cette réussite est due à la fonction d’indexation intelligente développée par Docuware. Cette fonctionnalité est possible grâce à l’intelligence artificielle qui récupère automatiquement les données sans qu’il y ait besoin de saisie manuelle. Ainsi, le risque d’erreur est presque inexistant. Un process automatisé et quotidien fortement apprécié par Chronopost.
La recherche « full text » fait partie également des fonctionnalités nouvelles pour le géant de la livraison de colis et s’avère très utile. Ce module permet de retrouver de manière instantanée un document. Par rapport à l’ancienne solution, c’est une avancée considérable qui permet de gagner en temps et en productivité.
Docuware au secours de l’intéressement pendant le confinement
À partir de mars 2020 et la généralisation de la pandémie de la COVID 19, Chronopost a dû se plier aux règles du confinement. Docuware fut alors d’un grand secours pour l’entreprise, en particulier sur la campagne d’intéressement des employés. Les près de 4 000 employés ont pu ainsi saisir leur choix depuis chez eux. L’échange entre les services RH de Chronopost et les employés fut alors fluide et sans encombre. Chaque employé a pu obtenir facilement les réponses aux questions qu’ils pouvaient se poser.
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