Alternatives Excel, Histoires 3 énormes erreurs dans la comptabilité par fichier Excel | CELGE

3 exemples d’erreurs majeures qu’un logiciel performant aurait pu empêcher

feuilles excel microsoftLe tableur Excel est quotidiennement utilisé par les entreprises, et plus particulièrement par le service comptabilité qui assure la gestion et le suivi des budgets, les bilans annuels, etc.
Cependant, gérer les finances d’une entreprise implique l’intervention de nombreux collaborateurs qui sont amenés à communiquer des informations ou à les inscrire directement dans les feuilles de calcul Excel, ce qui augmente fortement le risque d’erreurs humaines, qu’elles soient maladroites ou potentiellement mal intentionnées. A cela s’ajoute le fait que pour la plupart des entreprises, il n’y ait pas de bons mécanismes de contrôle qui puissent minimiser ce risque.

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L’utilisation d’Excel pour la comptabilité et la finance a toujours été critiquée en s’appuyant sur deux remarques : premièrement, ce logiciel n’a pas été initialement conçu pour supporter les nombreuses données complexes requises par la comptabilité, et deuxièmement, l’erreur humaine existe. Ces erreurs peuvent être sous la forme d’une formule mise à un endroit où elle ne devrait pas apparaître, de fautes dans l’entrée des données, d’erreurs de copié / collé, ou simplement d’une formule erronée. Malheureusement, malgré qu’elles soient dans la plupart du temps non intentionnelles, ces erreurs sont souvent très difficiles à repérer et peuvent avoir des conséquences désastreuses pour les entreprises.
Le groupe d’intérêt européen sur les risques liés aux tableurs (EuSpRIG), qui rassemble des universitaires, des chercheurs, et des experts en évaluation des risques liés aux feuilles de calcul et en recommandation de mesures préventives, a publié une liste des erreurs les plus aberrantes qui ont fait réagir entreprises, gouvernements, et académies.

En voici 3 exemples :

1. Un signe « moins » qui a fait perdre 2,6 milliards de dollars

L’entreprise concernée s’appelle Fidelity. Le PDG, J. Gary Burkhead, raconte que dans leur processus d’estimation, l’entreprise fait appel à un conseiller fiscal dont le rôle est de copier le gain net (ou la perte nette) réalisé à partir des documents financiers dans une feuille de calcul à part dans laquelle il effectue des calculs complémentaires. L’erreur s’est produite lorsque le conseiller a oublié le signe moins dans la perte en capital nette de 1,3 milliards de dollars, et cette valeur a donc été traitée incorrectement en tant que plus-value nette dans la suite des calculs. Par conséquent, l’estimation du dividende était surévaluée de 2,6 milliards de dollars.
Source: Computing error at Fidelity’s Magelland fund

2. L’erreur de copié / collé qui a coûté 24 milliards de dollars

erreurCette erreur concerne un grand fournisseur d’électricité canadien : TransAlta. L’erreur a amené TransAlta en Mai à acheter aux Etats-Unis plus de contrats que nécessaire concernant la couverture du réseau électrique, et à prix plus élevé. Le PDG, Steve Snyder, raconte qu’il s’agissait d’une erreur de copié / collé dans une feuille de calcul Excel qui n’a pas été détectée lors de leur dernier tri et classement des offres précédant leur soumission.

Source : Excel snafu costs firm $24m

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3. La perte de 11 milliards de dollars causée par trop de zéros dans une indemnité de licenciement

Cette erreur concerne la société Kodak. Le directeur financier, Robert Brust, raconte qu’il s’agissait d’une faute de calcul concernant l’indemnité de licenciement pour un seul employé. Il ajoute que cet incident a révélé une déficience de contrôle au niveau interne qui constitue une réelle faiblesse matérielle pour l’entreprise et qui a impacté la comptabilité pour les restructurations. Plus tard, il a été démontré que l’erreur provenait d’un surplus de zéros dans le montant de l’indemnité.
Source : Kodak restates, adds $9 million to loss

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Les alternatives à Excel | Malgré le fait qu’Excel soit devenu le leader des logiciels de calcul de par ses nombreuses fonctionnalités, son utilisation totalement manuelle reste une contrainte non négligeable.
Pourtant, l’informatisation de la gestion des finances des entreprises devient incontournable en cette période de transition numérique. Parce que la comptabilité est encadrée par une loi stricte et qu’elle repose sur le traitement de dossiers critiques pour les entreprises, le recours à un logiciel performant de support à la décision devient indispensable afin de protéger davantage ces dossiers, d’assurer la conformité des documents générés, et de minimiser le risque d’erreurs manuelles en proposant des services de plus en plus automatisés.

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Les fonctionnalités des logiciels de comptabilité actuels répondent à ces exigences. En effet, ils rendent possible la génération automatique de documents de comptabilité tels que le Journal des Opérations Comptables, le Compte de Résultat, le Bilan, ou alors les relances aux clients concernant les factures, etc. Le nombre d’utilisateurs est réduit par la possibilité de ne générer qu’une seule entrée, permettant le stockage des documents qui sont alors directement enregistrés dans la comptabilité. Enfin, la plupart de ces logiciels sont automatiquement actualisés en ce qui concerne les exigences légales.

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