Définition de la reconnaissance automatique des factures : OCR | CELGE

Définition de la reconnaissance automatique des factures : OCR

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Le recours à un OCR pour la reconnaissance intégrale d’une facture représente une solution indispensable pour de très nombreuses organisations. Néanmoins, certaines questions sont encore en suspens, notamment les avantages et les inconvénients d’utiliser la reconnaissance automatique pour les factures.

Définition d’un OCR pour les factures

L’acronyme signifie « Optical Character Regognition » que l’on peut traduire par reconnaissance optique de caractères. Le logiciel permet de convertir automatiquement et de manière numérique un document papier. Cette technologie est donc particulièrement utile dans le but de traiter différentes factures et d’analyser les données inscrites. Cependant, l’avantage d’un OCR ne s’arrête pas là. Vous allez pouvoir automatiser de très nombreux processus liés à la facturation et à la comptabilité. De ce fait en tant que professionnel, vous vous orientez vers une solution qui vous fera gagner énormément de temps.

Le principe de fonctionnement d’un OCR pour les factures

D’un point de vue théorique, la technologie n’est pas exclusivement réservée à la reconnaissance des factures. Néanmoins, son usage reste particulièrement redoutable dans ce domaine. Chaque élément textuel est ainsi fidèlement retranscrit dans une base de données dans un processus de conversion numérique automatique. Cette reconnaissance permet de distinguer l’ensemble des éléments tels que des images, des chiffres, des lettres et des tableaux. Ensuite dans un processus spécifique, les éléments textuels sont ensuite convertis numériquement. La courbure de chaque lettre est identifiée par le logiciel et repose sur un ensemble d’hypothèses pour effectuer une numérisation complète de la facture.

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Les raisons d’utiliser un OCR pour les factures

Si pour le moment cette solution logicielle ne vous est pas familier, il faut alors vous poser la question de savoir pourquoi autant d’entreprises recommandent cette technologie. En effet, la numérisation automatique convient pour n’importe quel type d’organisation et de société. Cependant, certaines professions comme les autos entrepreneur, les professions libérales, les artisans, les micros entrepreneurs et les commerçants n’ont pas forcément besoin de l’utilisation d’un OCR. Ils préfèrent directement gérer leur comptabilité comme ils le faisaient au préalable ou à déléguer cette opération à un expert-comptable.

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Les domaines privilégiés pour l’utilisation d’un OCR

Certains domaines privilégient grandement la reconnaissance numérique. Il s’agit essentiellement du domaine de la santé dans les hôpitaux publics ou les cliniques afin de suivre beaucoup plus efficacement chaque patient. Dans le domaine législatif car de très nombreuses démarches impérieuses doivent être réalisées. Dans le domaine bancaire avec à titre d’exemple la gestion de chèques. Le domaine industriel n’est pas non plus en reste pour favoriser la lecture d’un code-barres, pour vérifier un numéro de série ou analyser une date d’expiration.
Bien évidemment, c’est dans le domaine de la comptabilité que les OCR sont plébiscités. La conversion automatique des différents documents liés à l’activité et les factures offrent des avantages considérables.

Les avantages de la reconnaissance automatique de factures

Les avantages de la technologie sont très nombreux et vous permettront par exemple de numériser instantanément un document manuscrit et d’effectuer ensuite une analyse précise des statistiques. Vous avez également la possibilité d’archiver l’ensemble des données et d’appliquer des solutions spécifiques afin d’optimiser certains contrôles internes. Mais les avantages ne s’arrêtent pas là, vous avez un accès simplifié à l’ensemble des documents afin de les comparer entre eux avec des recherches rapides. C’est un s non négligeable et surtout gain de temps vous éviter des erreurs de saisie manuelle. Cela se traduit par un allégement des charges financières et physiques pour votre organisation avec une optimisation de chaque donnée pour éviter les doublons.

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