Sommaire Qu’est ce que la GED ?
Vous avez un problème avec pour retrouver un fichier ou un document papier ? Heureusement, pour vous aider, il y a la gestion électronique des documents, communément appelée GED. Cet espace informatique vous aide à archiver et gérer tous vos documents numériques, quelle que soit leur provenance : courriers, emails, documents de type Word, Excel, OpenOffice… Vous devez d’ailleurs déjà utiliser la GED, sans le savoir, à travers Onedrive ou encore Dropbox.
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Quelle est l’utilité de la GED ?
La GED permet par exemple de consulter des documents à distance et de lire facilement ceux-ci. Elle permet également une baisse des coûts, liée à l’absence d’impression papier ou d’envois postaux. Elle offre la possibilité de baisser l’espace nécessaire à l’archivage, d’automatiser les processus documentaires, de centraliser les différents documents et de les sécuriser. À l’heure où l’environnement se porte de plus en plus mal, la GED contribue un peu à le préserver.
Comment fonctionne la GED ?
La GED regroupe les différentes étapes du processus de gestion des documents, de leur acquisition à leur diffusion, en passant par l’indexation, leur classement et le stockage des informations.
L’acquisition des documents a donc d’abord lieu. Indiquons que ceux-ci proviennent soit d’un fichier numérique original, soit d’un document sur support papier. Dans ce dernier cas, le document est scanné et un fichier image est produit, auquel s’additionne une couche de texte, réalisée grâce à un logiciel OCR (reconnaissance optique des caractères). Ce contenu majoré offre la possibilité d’indexer le fichier.
Ensuite a lieu l’hébergementMise à disposition d’espace de stockage sur un serveur., dans des serveurs de stockage en ligne par exemple. Puis vient le partage des données. Indiquons que la diffusion peut être large ou restreinte. Ensuite, vient la phase d’archivage, puis celle où les utilisateurs pourront recevoir des notifications et se servir d’un tableau de bord, tout au long de leur utilisation de la GED.
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Quelles sont les nouveautés et innovations des logiciels de GED en 2023 ?
Plusieurs changements devraient apparaître ou se renforcer en 2023 pour les logiciels de GED.
Le cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. se développe dans les logiciels de GED
Actuellement, ce type de logiciel spécialisé propose soit des solutions directement stockées dans le site de l’entreprise, soit des solutions CloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations.. Cette dernière devrait rencontrer encore plus de succès en 2023. En effet, avec la crise récente liée au covid, les sociétés comprennent de plus en plus le besoin de leurs collaborateurs de pouvoir consulter des documents de n’importe où, et à n’importe quel moment. Il permet non seulement l’accessibilité à distance des documents, mais il offre aussi des fonctions de sécurité non négligeable ou un enregistrement numérique qui le met à l’abri des catastrophes naturelles. Ce qui n’est pas négligeable : d’après une étude récente de Forrester Research, l’ensemble de dirigeants interrogés pense que la possibilité d’accéder, de modifier et de partager des documents à distance prend place parmi les 5 plus grands avantages de l’adoption de processus de documents numériques.
L’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. à faible code pour démocratiser la technologie des logiciels de GED
Il n’y a pas que la technique dans la vie. L’utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service. lambda doit aussi pouvoir se sentir à l’aise avec le logiciel de GED. Dans ce sens, ce type de logiciel va certainement permettre à l’utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service. de pouvoir gérer facilement lui-même son interface, grâce à l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. à faible code, à l’instar d’un CMS comme WordPress sur Internet. Grâce à elle, les employés pourront configurer et modifier les fonctionnalités du logiciel de gestion de documents, sans avoir besoin d’avoir des connaissances techniques très approfondies. Le service RH pourra par exemple optimiser assez facilement le flux de travail avec une automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. à faible code.
La blockchain“Chaîne de blocs” en français, il s’agit d’une technologie de transmission et de stockage d’informations publique, anonyme et infalsifiable. Elle fonctionne grâce à un ensemble de nœuds (blocs) qui forment le réseaux par lequel se font les transactions. La blockchain est née avec bitcoin en 2008. donne des ailes à la GED
On ne pense pas forcément à la gestion électronique de documents lorsque l’on parle de blockchain“Chaîne de blocs” en français, il s’agit d’une technologie de transmission et de stockage d’informations publique, anonyme et infalsifiable. Elle fonctionne grâce à un ensemble de nœuds (blocs) qui forment le réseaux par lequel se font les transactions. La blockchain est née avec bitcoin en 2008.. Pourtant, cette forme de registre numérique, qui permet de stocker tous types de données, présente un certain nombre d’avantages pour la GED. Par exemple, elle ne peut être ni altérée ni falsifiée. En ce sens, cette technologie pourrait permettre de sécuriser davantage les logiciels de gestion électronique de documents. Elle pourra aussi permettre d’émettre de manière durable les documents, sans avoir besoin qu’un tiers examine leur authenticité.
Les outils numériques permettent une plus grande collaboration des utilisateurs en 2023
La collaboration via les outils numériques est aussi très importante, comme l’a montré la dernière pandémie. Elle permet de réaliser des tâches quelquefois difficiles entre différents acteurs, qui travaillent parfois à plusieurs milliers de kilomètres chacun. En ce sens, les outils de collaboration intégrés permettront certainement une participation plus efficace entre les collaborateurs en 2023.
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