Les nouveautés et innovations des logiciels GED en 2024

Cloud computing et logiciels GED

Le cloud computing permet de stocker les documents sur des serveurs distants, accessibles à tout moment et depuis n’importe quel appareil. Il offre une plus grande flexibilité, une meilleure scalabilité, une réduction des coûts et une sécurité renforcée.

Il favorise aussi le travail à distance et la mobilité des collaborateurs. Il existe par exemple sur le marché la solution de GED nommée Cloud M-Files. Celle-ci permet de proposer un format en mode Saas. Elle présente une plateforme collaborative et documentaire qui ne nécessite pas de passer par une infrastructure extérieure, spécialement dédiée à cela.

Elle est bien outillée avec l’appui de la plateforme Microsoft Azure. Cela lui permet d’avoir des performances robustes et de proposer à ses clients des délais très courts pour mettre en place la GED. Le logiciel est aussi facile d’utilisation grâce à son intégration à l’explorateur de fichiers de Windows.

La technologie M-Files s’interface dynamiquement aux systèmes, aux bases de données et aux applications de gestion, qu’elle soit en mode SaaS, Cloud, ou sur site avec une architecture Cloud Hybride.

Blockchain et logiciels GED

La blockchain est une technologie qui permet de créer des registres distribués, immuables et transparents. Elle peut être utilisée pour sécuriser et certifier les transactions et les échanges de documents, en garantissant leur authenticité, leur intégrité et leur traçabilité. De plus, elle peut faciliter la gestion des droits d’accès et des signatures électroniques.

Certains logiciels de GED ont emboîté le pas pour se servir de la blockchain. Par exemple, la solution Data Room Blockchain offre différentes possibilités aux collaborateurs, notamment grâce à la blockchain. Effectivement, elle peut servir dans le domaine des brevets, de la documentation de stratégie, des fichiers projets, des documents juridiques ou encore les dossiers médicaux.

La solution Data Room Blockchain permet notamment de faciliter le partage des données et d’accélérer la collecte ou encore de montrer son authenticité grâce à une technologie invariable. En effet, le registre de confiance de la solution Data Room Blockchain est totalement numérique, immuable et distribué. Une façon, grâce à la blockchain, de pouvoir donner plus de légitimité au document.

De plus, la traçabilité et l’authenticité sont prises en compte nativement, de façon incorruptible et vérifiable. Pour cela, la blockchain se sert de mécanismes de certificats et de processus de vérification.

Une façon de montrer de façon incontestable la propriété et l’authenticité des documents. Cela est un point important quand on sait l’importance de leur prise en compte par les tribunaux. Également, la blockchain peut permettre de respecter la confidentialité des données grâce à une fonction de chiffrage. Cela permet d’être aux normes par rapport à la RGPD par exemple, qui signifie, rappelons-le, le « Règlement Général sur la Protection des Données ». Elle responsabilise les organismes publics et privés qui traitent leurs données.