Comparatif de 7 éditeurs GED Parapheurs électroniques | CELGE

Comparatif : 7 éditeurs GED avec parapheurs électroniques

gedLa gestion électronique des documents est un concept de plus en plus répandu en entreprise. Il faut dire que les logiciels GED sont des acteurs essentiels de la transformation numérique. Ces outils disposent à cet effet de nombreuses fonctionnalités parmi lesquelles, la signature électronique.

Les parapheurs électroniques permettent de garantir l’intégrité d’un document. Celge a donc mis au banc d’essai, 7 éditeurs de solutions GED intégrant la signature électronique.

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Atouts de la dématérialisation des documents d’entreprise

Avant de commencer ce comparatif, il est nécessaire de comprendre quels sont les avantages desdits logiciels, et donc de la dématérialisation en entreprise.

La dématérialisation est un concept impliquant de passer au numérique et de s’affranchir des documents papier. Cela implique dans un premier temps pour l’entreprise, la réduction de l’empreinte écologique.

De plus, elle offre une certaine aise aux entreprises qui l’adoptent. Notamment en terme de tri, de classification, de recherche de documents et de données. La dématérialisation permet de retrouver des documents en effectuant une simple recherche. Cette recherche peut se faire en fonction du nom du document, ou des métadonnées dont il regorge.

ged appicAPPIC

Appic est un éditeur français spécialiste de la gestion électronique des documents. Sa solution GED est fournie avec Star Paraph, un module de signature électronique full web.

DocuwareDocuware

DocuWare Cloud est un système de gestion de documents performant, avec un ensemble solide de fonctionnalités basiques.

Avantages :

  • Capacités de formulaire exceptionnelles.
  • Importantes capacités d’importation de documents et de champs de données.

microsoftSharePoint de Microsoft

SharePoint Online de Microsoft est une combinaison efficace de flux de travail, de collaboration d’équipe et de gestion de documents. Toutefois, assurez-vous d’avoir besoin de toute cette puissance car son prix peut être important.

Avantages :

  • Écosystème robuste d’intégrations tierces.
  • Beaucoup plus facile à utiliser qu’auparavant.
  • Disponible séparément ou emballé avec Microsoft Office 365.
  • Workflows hautement configurables.

ged alfrescoAlfresco

Alfresco est une solution GED et collaborative open source. Elle permet d’accélérer la transformation numérique de votre structure en associant de façon optimale les avancées de l’exécution des process à celles de la collaboration documentaire.

Avantages :

  • Gestion avancée des cas
  • Fonctions de génération de rapports
  • Création structurée et gestion des composants

ged OnlyOffice de Ascensio SystemOnlyOffice de Ascensio System

Ascensio System OnlyOffice est un système de gestion de documents efficace pour les petites et moyennes entreprises. Les Grandes Entreprises n’y trouveront pas nécessairement leur compte.

Avantages :

  • Tarification économique.
  • Ensemble de fonctionnalités de base solide.
  • L’édition simultanée de documents facilite la collaboration.

ged rubexRubex de eFile Cabinet

Rubex par eFileCabinet est une solution de portail de gestion et de partage de fichiers de nouvelle génération. Il se concentre sur l’amélioration des flux de travail, une OCR puissante ainsi qu’une recherche et une sécurité améliorées.

Avantages :

  • Solution unique et pratique pour le stockage, la gestion et le partage sécurisés de documents et fichiers d’entreprise.
  • Reconnaissance optique de caractères (OCR) solide et fonctionnalité de recherche.
    Fonctions de piste d’audit puissantes.

ged Content Central de AdemeroContent Central de Ademero

Aderemo Content Central se distingue par ses capacités de numérisation de documents stellaires, en particulier la reconnaissance zonale, ce qui permet de gagner du temps lors de la collecte de métadonnées. Cependant, le produit semble déficient en termes d’intégration de stockage cloud et de partage.

Avantages :

  • Outils d’administration intuitifs.
  • Intégration facile avec Workaday et Quickbooks.
  • Implémentations fluides du workflow.
  • Reconnaissance zonale qui améliore la capture globale de l’image dans les formulaires.
  • Hautement configurable.

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Comment fonctionne le parapheur électronique chez l’éditeur symtrax 

Symtrax, entreprise internationale privée d’origine française, est un éditeur de logiciels qui commercialise un logiciel de « workflow » de documents numériques dans le but d’améliorer les processus des entreprises. Fondée en 1989 à Nîmes, l’entreprise a connu un certain succès et s’est développée à l’international.

Symtrax se distingue notamment par son parapheur électronique. Solution qui permet de simplifier le suivi de documents dans tout type d’organisation, quelles que soient leurs tailles et leurs structures. Cette solution logicielle permet la validation par étapes d’un document électronique suivant un circuit prédéterminé, avant sa signature électronique par exemple. Parmi tous les enjeux de la mise en place d’un tel outil, les entreprises présentent un intérêt particulier pour la suppression du papier, l’accessibilité aux documents, eux-mêmes centralisés et disponibles en quelques clics depuis n’importe où, la sécurité et la traçabilité et le suivi des documents, le gain de temps et la grande flexibilité que cela peut impliquer. En effet, utiliser un tel outil ne prend que quelques secondes et permet aux collaborateurs de travailler en mode asynchrone.

En prenant l’exemple d’un document de type bon de commande qui doit être validé par le directeur d’une entreprise utilisant le parapheur électronique de chez Symtrax, le demandeur publie ce document directement à partir de l’ERP, le responsable de service validera ce document s’il est conforme aux attentes et une fois validé, le directeur apposera sa signature. Le document sera finalement prêt à être envoyé chez le fournisseur par courrier électronique. À chaque étape du circuit de validation, le logiciel permet le refus du document par les différents intervenants.

Concrètement, sur l’interface du parapheur électronique, apparaissent les différentes étapes du circuit de validation sur lequel les collaborateurs peuvent écrire des commentaires qui seront consultables par les autres personnes, il est également possible de rajouter des informations sur le document lui-même et enfin l’interface permet à l’utilisateur de valider ou de refuser le document. Les autres interlocuteurs seront informés par courrier électronique de l’état du processus de validation du document. Le directeur peut ensuite se connecter grâce à ses identifiants sur le parapheur électronique et retrouver le document, faisant apparaître les modifications des étapes précédentes. Il peut lui-même ajouter son propre commentaire et surtout intégrer sur le document sa signature au bon endroit avec les bonnes dimensions. Le document étant validé, le fournisseur recevra directement l’information du bon de commande par courrier électronique en l’espace de quelques secondes, avec la référence à faire apparaître dans la facture ainsi que le document final, lui-même en pièce jointe de l’e-mail.

L’exemple du bon de commande n’est qu’une application parmi beaucoup d’autres possibles. Le parapheur électronique de chez Symtrax peut par exemple grandement faciliter les démarches dans le département des ressources humaines. Il permet une circulation instantanée de l’information, des envois individuels ou groupés de documents tels que des contrats de travail en quelques mouvements de souris. Il peut aussi engendrer des gains de temps considérables dans le département comptabilité, par la validation des notes de frais et une amélioration de l’efficacité des processus d’achats en interne. Le tout en bénéficiant d’une grande traçabilité.

Un aspect également important dans les organisations est le respect de la hiérarchie et du niveau de confidentialité de certains documents. Le parapheur électronique de chez Symtrax garantit une accessibilité des documents en adéquation avec la structure de l’entreprise. Autrement dit, un document ne sera consultable que par les personnes concernées, la confidentialité des données est donc assurée.

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