GED, quels enjeux ? | CELGE

Quels sont les enjeux de la gestion électronique des documents ?

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La gestion électronique des documents c’est la gestion de l’ensemble des flux de documents qui circulent dans une entreprise.

Pour pouvoir utiliser une GED, il faut avant tout passer par la numérisation de vos documents papiers. Pour cela pour aurez besoin de mettre une dématérialisation de documents en place. Ce n’est pas compliqué mais c’est fastidieux. Vous aurez besoin de numériser et de scanner tous les documents de votre entreprise pour pouvoir ensuite les organiser, les modifier et pouvoir garder une trace numérique de tout ce qui est fait. Il existe également des outils et prestataires qui vous aident dans la démarche de dématérialisation de documents ou qui dématérialisent à votre place votre courrier, vos factures, etc.

Une GED en somme permet de numériser, de structurer et d’indexer vos documents, elle permet un vrai raccourcissement du cycle de traitement des solutions.

Une GED comporte beaucoup d’avantages, mais lesquels sont-ils ?

Une meilleure communication en interne

Tout d’abord cela permet une réelle amélioration et optimisation de la communication en interne. En effet, le souci du papier c’est que les informations peuvent se perdre et qu’il faut en permanence se tenir informé des différentes mises à jour.

Avec une GED, les documents peuvent être modifiés en simultané par plusieurs collaborateurs, la perte d’information est réellement minimisée et cela facilite grandement les échanges au sein de l’entreprise.

Une réduction des coûts

La GED permet tout d’abord une réduction des coûts logistiques liés au traitement des informations comme les cartouches d’encre, l’entretien des imprimantes et photocopieuses, sans oublier le stockage. Elle permet aussi d’optimiser la productivité en faisant gagner du temps et en permettant de se concentrer sur des tâches plus intéressantes pour les collaborateurs et sur la rentabilité de l’entreprise.

Un meilleur service client

Avec la mise en ligne et le partage des documents, l’accès aux informations est facilité, à la fois pour les collaborateurs, mais aussi pour les clients. Cela permet une meilleure réactivité de l’entreprise et une plus grande transparence. Les clients peuvent avoir la possibilité de consulter les documents dont ils ont besoin mais ils peuvent aussi remplir des formulaires en ligne et télécharger des documents.

Une plus grande sécurisation des informations

Une GED permet de ne plus avoir à se soucier de la perte ni de la détérioration des documents. Après traitement, les documents sont archivés et peuvent toujours être consulté. De plus, il est beaucoup plus simple d’effectuer une recherche de documents numériques que de documents papiers.

Un plus grand respect de l'environnement

Un des avantages les plus évidents de la gestion électronique des données, c’est le respect de l’environnement avec le zéro papier. Il s’agit aujourd’hui d’un enjeu qui prend de plus en plus de poids dans les entreprises. Cela permet également d’améliorer encore son image de marque.

Un logiciel de GED est très pertinent et permet un réel gain de temps. Si vous souhaitez vous lancer et que vous êtes à la recherche d’une solution, venez faire un tour sur notre comparateur gratuit.

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