La dématérialisation d’une facture client engendre une économie réelle sur les comptes d’une entreprise. Et son calcul passe nécessairement par une estimation des frais du format papier, une définition de la mise en application de la version dématérialisée et l’évaluation des conséquences d’une telle mise en œuvre.
Évaluer le coût d’une facture au format papier
Le coût d’une facture papier est simple à chiffrer. Il correspond aux frais de fournitures (enveloppes, papier, etc.), à l’affranchissement, aux moyens mis en œuvre (imprimante, etc.) et à l’énergie mise en œuvre par ces moyens. Il convient bien évidemment de multiplier ce coût par le nombre de factures pour obtenir un résultat précis. D’autant plus qu’il faut ajouter le coût du travail humain relatif à ces différentes tâches. En effet, une imprimante a besoin d’être mise en route pour les impressions. Cette contribution humaine doit être comptabilisée dans le calcul de ces frais annexes. En revanche, le temps passé à faire la facture, à traiter son recouvrement et à gérer son règlement n’entre pas en ligne de compte de ce calcul. Ces frais sont dissociés de la forme de la facture.
Définir le projet de dématérialisation
La dépense inhérente à la version papier des factures dépend de deux facteurs : les frais de factures dématérialisées et le ratio de ces dernières dans le volume total des factures. Le premier facteur est fixé par les prix de l’agent choisi. Par exemple, si une majeure partie des factures envoyées le sont à plusieurs clients ou si elles nécessitent plusieurs envois. Dans ces deux cas précis, il conviendra de regarder les conditions de facturation. Le deuxième facteur est lié à la qualité du service et à son budget. Par exemple, un client proposant seulement un format PDF ne réunit pas toutes les conditions pour séduire de nouveaux partenaires. Sans oublier les frais de mise en place et les coûts relatifs aux certificats de signature et d’archivage.
Le coût unitaire d’une facture matérialisée s’élèverait à un montant allant de 1,10€ à 1,45€ (facture papier à en-tête, couleur). L’entreprise NASDAQ OMX Corporate Solutions propose ensuite l’exemple suivant pour calculer la rentabilité d’un projet de dématérialisation de factures :
« Prenons par exemple une entreprise qui envoie 30 000 factures par an pour un coût tout compris (double original, envois multiples, duplicatas.) de 41 000 EUR, soit 1,36 EUR la facture. En considérant que la mise en oeuvre de la dématérialisation coûte dans son cas 2 000 EUR, et que la première année la dématérialisation concernera 30 % des factures pour un coût unitaire de 0,29 EUR la facture.
Le calcul se présente ainsi :
– Economie permise : 41 000EUR – ((30 000 x 30 % x 0,29EUR) + (30 000 x 70 % x 1,36EUR)) = 9 830 EUR
– Temps de récupération de l’investissement : 2 000 EUR / (9 830 EUR / 12 mois) = 2,44 mois
Plus la part dématérialisée croit, plus le gain est important. Avec un déploiement de 45 % la première année, le gain est de 14 645 EUR, soit un ROI de 732 % et un temps de récupération de 1,63 mois. »
Déterminer et distinguer les conséquences directes
La dématérialisation des factures soulève de nombreux avantages directs, aussi bien quantitatifs que qualitatifs :
La vitesse de transmission
Une facture numérique est envoyée en seulement quelques secondes à l’opposé d’une facture au format papier. En effet, cette dernière passe par un service postal et il faut attendre quelques jours avant de la recevoir à son domicile.
Le suivi de la transmission
Une facture numérique possède un suivi de bout en bout. Les conditions de transmission sont émises par l’émetteur et il a la possibilité de connaître les factures non récupérées par le destinataire.
Une simplicité d’accès aux duplicatas des factures
La facture électronique est disponible sous forme dématérialisée par l’intermédiaire d’une interface web. Ce procédé donne lieu à un accès simple et rapide, précieux en cas de litiges ou lors d’une opération de contrôle. Cette disposition permet de gagner du temps, car des utilisateurs qui n’avaient aucun libre accès à leurs factures ont la possibilité dorénavant de les consulter directement.
Gratuit et sans engagement
Une réponse à une clientèle en quête de la version dématérialisée
Le service clientèle a une capacité évidente à répondre en masse face à une demande de plus en plus importante. Le dispositif dématérialisé est une force pour se lancer à la conquête de nouveaux marchés ou échapper au déréférencement.
Des envois innombrables de factures à un coût modeste
Nombreux sont les clients qui font la demande d’un envoi de factures en plusieurs exemplaires. Par exemple, pour une facture client et une facture en centrale d’achat, une facture client et une facture d’un tiers intermédiaire. Dans le format papier, ces envois multiples représentent un coût important contrairement à la version dématérialisée qui bénéficie d’un coût dérisoire.
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Les bénéfices de la dématérialisation
La plupart des entreprises utilisant le processus de dématérialisation ont compris depuis longtemps l’importance des retombées économiques liées à la digitalisation. Pour toutes les autres, elles peuvent se poser des questions à propos des différents projets et de leur mise en forme via cette numérisation. En réalité, on distingue 3 domaines qui permettent de distinguer les bénéfices de la dématérialisation : les matières (matériaux/fournitures), la productivité et la partie business (relations clients/fournisseurs).
Un retour sur investissement qui fluctue entre les documents d’entrée et de sortie
Il est important de faire la différence entre les flux d’entrée et de sortie. Il faut savoir que le coût global d’une facture papier en sortie est d’environ 7 €. Le prix est doublé pour le même type de document entrant. Afin de baisser le coût total, une entreprise va capter les flux à la base, automatiser le tri et extraire les données. Et ce, dans le but de transmettre les documents et utiliser le plus de données possibles. Le processus de dématérialisation est notamment élevé pour les documents entrants et le retour sur investissement est alors plutôt avantageux.
Le retour sur investissement comprend plusieurs aspects : financier, humain et l’importance de l’image de marque de l’entreprise. Si vous cherchez surtout un ROI porté sur la finance, il doit dater de moins d’un an. Si vous faites le choix de l’image ou de l’humain, cela prendre sans doute plus de temps.
La dématérialisation de sortie permet de réaliser de vraies économies
Les factures font partie des documents les plus dématérialisés. Cependant, le choix de dématérialiser ou non certains papiers est propre à chaque société. Il faut aussi prendre en compte que les documents ont chacune leur singularité, et que, parfois, ils sont plus moins complexes. Leur volume peut être plus ou moins important, et c’est là que la digitalisation prend tout son sens. Vous allez comprendre pourquoi dans les lignes suivantes.
La dématérialisation ne consiste pas en un simple changement du papier au support électronique. Si un processus papier est difficile à mettre en œuvre et prend du temps, alors, le choix de la dématérialisation et l’automatisation associée sont valables pour avoir davantage de productivité. Le projet est en fait une véritable vue d’ensemble. La chaîne de création de documents est passée au crible et devient digitale.
Esker, logiciel SRM, dématérialisation des factures fournisseurs
Des coûts modiques pour des documents digitalisés de qualité
Il faut savoir qu’un document au format numérique, signé par l’entreprise, envoyé puis gardé au sein d’un réseau d’archivage durant 10 ans vous coûtera en moyenne 0,30 euros l’unité. L’aspect qualitatif des documents sortants dématérialisés est fondamentale, car ils deviennent ensuite » entrants » et jouent un rôle prépondérant entre clients et fournisseurs avec parfois des retours de documents précédemment édités. Il n’est alors plus nécessaire d’utiliser un scanner, car le document « virtuel » est déjà au point. Un vrai gain de temps, donc.
Le SaaS, une autre méthode de dématérialisation efficace
Il existe une autre solution de dématérialisation : avoir recours à une plateforme SaaS. À l’heure actuelle, le cloud offre de nombreux avantages. En dépit de quelques coûts supplémentaires, la société peut prévoir les différents frais et être certaines d’utiliser les versions les plus récentes des solutions.
Le ROI est plus rapide, car l’investissement de base est moins élevé. Souvent utilisé par les PME, le mode SaaS permet de repenser l’organisation de l’entreprise. Ce système est intéressant également par rapport aux technologies utilisées par les projets de dématérialisation. Citons par exemple les certifications, signatures et archivage électronique à valeur probatoire.
Les éditeurs de solutions de dématérialisation
Les atouts de la solution de dématérialisation Esker
Grâce à cette solution, le traitement des factures fournisseurs est optimisé. Il s’agit en effet d’une solution qui s’appuie sur l’intelligence artificielle pour accélérer et simplifier les processus de traitement des factures fournisseurs les plus complexes. Par son intermédiaire, des collaborateurs peuvent visualiser les tâches à effectuer de manière instantanée et donc se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée éviter les pénalités de retard. Vous bénéficierez également d’une visibilité en temps réel sur la charge de travail des équipes. Enfin le portail web offre un espace virtuel unique pour la gestion de leurs documents à vos fournisseurs.
Les atouts de la solution d’ELO Digital Office
Grâce à Business Solution Invoice, vous pourrez vous passer des impressions papier pour travailler de façon totalement dématérialisée. En effet, grâce à la dématérialisation et à la circulation validée des factures fournisseurs, celles-ci seront intégrés dans ce module. C’est là que réside l’avantage: la solution prend en compte l’entièreté des composants qu’il faut afin d’extraire de manière automatique le data nécessaire. Ajoutez à cela un workflow qui aide au contrôlé, à la validation et à l’apposition du bon à payer sur les factures ainsi qu’à la régulière mise à jour de votre compatibilité et ce de manière automatique. Mais ce n’est pas tout puisque l’ensemble des documents pourront être consultés dans la GED ELO qu’il est donc bien plus aisé de retrouver par l’entremise d’un puissant module de recherche. De même, des contrôles automatiques du module composent la solution et ils peuvent être enclenchés selon vos nécessités de projet. Afin de gagner en efficacité, les données qui concernent vos applications métier sont synchronisées de manière automatique et ensuite dirigées vers la plateforme ELO.
Les atouts d’Avanteam
GED et Workflow des factures fournisseurs
Le traitement des factures est un processus lourd, sensible et coûteux qui mobilise des ressources qualifiées au sein de votre entreprise.
Grâce à l’Invoice Manager d’Avanteam, dématérialiser et automatiser le traitement de vos diverses factures fournisseurs dans le but de gagner en productivité et ainsi d’améliorer la traçabilité de vos flux financiers. Qui plus est, le traitement des factures fournisseurs est notamment un processus métier où la mise en place d’une solution de dématérialisation est particulièrement avantageuse en raison des gains de productivité de 40 à 60% qui vous pouvez en escompter.
Les avantages :
– la réduction des coûts de traitement : par la dématérialisation, vos factures seront traitées plus rapidement ce qui réduit les coûts de saisie, de photocopie et de suivi afférents. – vous aurez une accessibilité à vos factures de manière instantanée : ayez un accès rapide et sécurisé à vos factures ainsi qu’à vos pièces jointes y compris depuis vos logiciels comptables ou ERP – une communication solidifiée : grâce à un portail interactif qui centralise et met à la disposition de vos équipes, les factures, tâches et rapports. – davantage de satisfaction pour le personnel : une interface tout à fait ergonome et un accès immédiat aux dossiers permettent d’améliorer les conditions de travail de vos collaborateurs, pour réaffecter vos ressources sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. – une productivité aux sommets : par l’intermédiaire du système vous préviendrez les personnes qu’il faut pour assurer le bon à payer des factures ou gérer plus efficacement les litiges fournisseurs. – renforcement du contrôle interne : par la suppression des divers risques en lien avec le traitement manuel des factures, vous aurez une gestion à temps des litiges et un règlements avec relances automatiques en cas de retard. – meilleur suivi financier : vous disposez en temps-réel d’indicateurs et tableaux de bord sur le traitement des factures, en particulier en période de clôture. Ainsi, vous optimisez la gestion de votre trésorerie en gérant au plus près les règlements.
Cela fait déjà dix ans qu’Avanteam participe à la réussite de ses clients dans leur transformation digitale de processus grâce à leurs innovations ainsi que grâce aux services de conseil qui bénéficient d’une forte valeur ajoutée et surtout d’une volonté de rendre la GED accessible à toutes les fonctions de l’entreprise.
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Rédactrice au sein de notre équipe depuis 2013, Marie a une expérience de plus de 15 ans dans les solutions logicielles pour les entreprises. Ayant fait ses armes au sein d'une société alsacienne d'édition de logiciels à rayonnement international, elle aime découvrir les atouts des éditeurs français et les partager dans notre boite à outils.
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