Dématérialisation des factures clients et fournisseurs, quel retour sur investissement ?

La dématérialisation d’une facture client engendre une économie réelle sur les comptes d’une entreprise. Et son calcul passe nécessairement par une estimation des frais du format papier, une définition de la mise en application de la version dématérialisée et l’évaluation des conséquences d’une telle mise en œuvre.

Evaluer le coût d’une facture au format papier

euros caisse enregistreuseLe coût d’une facture papier est simple à chiffrer. Il correspond aux frais de fournitures (enveloppes, papier, etc.), à l’affranchissement, aux moyens mis en œuvre (imprimante, etc.) et à l’énergie mise en œuvre par ces moyens. Il convient bien évidemment de multiplier ce coût par le nombre de factures pour obtenir un résultat précis.
D’autant plus qu’il faut ajouter le coût du travail humain relatif à ces différentes tâches. En effet, une imprimante a besoin d’être mise en route pour les impressions. Cette contribution humaine doit être comptabilisée dans le calcul de ces frais annexes. En revanche, le temps passé à faire la facture, à traiter son recouvrement et à gérer son règlement n’entre pas en ligne de compte de ce calcul. Ces frais sont dissociés de la forme de la facture.

Définir le projet de dématérialisation

La dépense inhérente à la version papier des factures dépend de deux facteurs : les frais de factures dématérialisées et le ratio de ces dernières dans le volume total des factures.
Le premier facteur est fixé par les prix de l’agent choisi. Par exemple, si une majeure partie des factures envoyées le sont à plusieurs clients ou si elles nécessitent plusieurs envois. Dans ces deux cas précis, il conviendra de regarder les conditions de facturation.
Le deuxième facteur est lié à la qualité du service et à son budget. Par exemple, un client proposant seulement un format PDF ne réunit pas toutes les conditions pour séduire de nouveaux partenaires.
Sans oublier les frais de mise en place et les coûts relatifs aux certificats de signature et d’archivage.

 

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Le coût unitaire d’une factrue matérialisée s’élèverait à un montant allant de 1, 10€ à  1,45€ (facture papier à en-tête, couleur).  L’entreprise NASDAQ OMX Corporate Solutions propose ensuite l’exemple suivant pour calculer la rentabilité d’un projet de dématérialisation de factures :

« Prenons par exemple une entreprise qui envoie 30 000 factures par an pour un coût tout compris (double original, envois multiples, duplicatas.) de 41 000 EUR, soit 1,36 EUR la facture. En considérant que la mise en oeuvre de la dématérialisation coûte dans son cas 2 000 EUR, et que la première année la dématérialisation concernera 30 % des factures pour un coût unitaire de 0,29 EUR la facture.

Le calcul se présente ainsi :

– Economie permise : 41 000EUR – ((30 000 x 30 % x 0,29EUR) + (30 000 x 70 % x 1,36EUR)) = 9 830 EUR

Retour sur investissement : 9 830 EUR / 2 000 EUR = 491 %

– Temps de récupération de l’investissement : 2 000 EUR / (9 830 EUR / 12 mois) = 2,44 mois

Plus la part dématérialisée croit, plus le gain est important. Avec un déploiement de 45 % la première année, le gain est de 14 645 EUR, soit un ROI de 732 % et un temps de récupération de 1,63 mois. »

 

Déterminer et distinguer les conséquences directes

La dématérialisation des factures soulève de nombreux avantages directs, aussi bien quantitatifs que qualitatifs :

La vitesse de transmission

Une facture numérique est envoyée en seulement quelques secondes à l’opposé d’une facture au format papier. En effet, cette dernière passe par un service postal et il faut attendre quelques jours avant de la recevoir à son domicile.

Le suivi de la transmission

Une facture numérique possède un suivi de bout en bout. Les conditions de transmission sont émises par l’émetteur et il a la possibilité de connaître les factures non récupérées par le destinataire.

Une simplicité d’accès aux duplicatas des factures

La facture électronique est disponible sous forme dématérialisée par l’intermédiaire d’une interface web. Ce procédé donne lieu à un accès simple et rapide, précieux en cas de litiges ou lors d’une opération de contrôle. Cette disposition permet de gagner du temps, car des utilisateurs qui n’avaient aucun libre accès à leurs factures ont la possibilité dorénavant de les consulter directement.

 

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Une réponse à une clientèle en quête de la version dématérialisée

Le service clientèle a une capacité évidente à répondre en masse face à une demande de plus en plus importante. Le dispositif dématérialisé est une force pour se lancer à la conquête de nouveaux marchés ou échapper au déréférencement.

Des envois innombrables de factures à un coût modeste

Nombreux sont les clients qui font la demande d’un envoi de factures en plusieurs exemplaires. Par exemple, pour une facture client et une facture en centrale d’achat, une facture client et une facture d’un tiers intermédiaire. Dans le format papier, ces envois multiples représentent un coût important contrairement à la version dématérialisée qui bénéficie d’un coût dérisoire.

 

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