Sommaire Les délais de paiement des factures sont un fléau pour l’entreprise. Ils grèvent sa trésorerieEnsemble des liquidités disponibles au sein d’une entreprise, que ce soit en caisse ou en banque. et mettent en danger sa croissance. Ils réduisent aussi les perspectives d’embauche de nouveaux salariés. L’État français en a conscience. Il invite fermement les entreprises à recourir à la dématérialisation de la facturation. Processus fiable et maîtrisé, il n’est pas aussi complexe qu’on pourrait le penser. Les entreprises réfractaires à cette amélioration de leur workflow encourent même des sanctions.
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La dématérialisation, une des dimensions de la digitalisation
Il existe plusieurs niveaux de dématérialisation des factures fournisseurs. Il s’agit bien sûr avant tout de numériser des documents papier. Ceux-ci, convertis au format PDF, peuvent-être envoyés par mail. Cela demeure un niveau zéro de la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique.. Le traitement du fichier reçu reste effectué manuellement. L’enregistrement et le paiement de la factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. ne sont pas dématérialisés. Pour aller plus loin dans le processus on peut envisager un procédé de lecture automatique. Plusieurs techniques existent, elles sont fiables et éprouvées. C’est le cas de la reconnaissance optique de caractères (OCR). On peut aussi utiliser la reconnaissance automatique de documents (RAD) et l’IRC (reconnaissance intelligente de caractères). Les informations utiles de la factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. numérisée peuvent être exploitées. On peut donc les enregistrer dans une base de données de facturation fournisseur. Le système de comptabilité de l’entreprise les utilise pour mettre à jour les comptes. Le paiement pourra éventuellement s’effectuer de façon automatique.
Un vrai système de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. de la facturation fournisseur est totalement intégré. Il repose sur emploi d’un EDI (Échange de Données Informatisé)Echange de données informatisé. Processus par lequel toutes les informations s’échangent d’ordinateur à ordinateur entre différents acteurs d’une entreprise.. C’est l’ensemble de la chaîne de facturation qui est alors dématérialisé. Toutes les informations de facturation sont transmises par le fournisseur. Elles sont automatiquement vérifiées puis enregistrées. Le paiement s’effectue à la date indiquée de façon automatique. L’ensemble des échanges et des traitements se fait uniquement par des moyens numériques.
L’échange de données informatisées va rapidement se généraliser
Les éditeurs de logiciels sont nombreux à proposer des solutions de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. de la facturation fournisseur. Le processus étant standardisé, les solutions existantes sont très fiables. Cela a également pour avantage de les rendre interopérables les unes avec les autres. Ce sont en général des applications peu coûteuses et faciles à utiliser. La France est un peu en retard dans ce domaine. Cependant, l’état donne l’exemple depuis 2014 en obligeant ses fournisseurs à utiliser Chorus FactureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente.. C’est le système d’envoi des factures dématérialisées pour les fournisseurs de l’État et des institutions publiques. De plus, depuis le mois d’août 2015, l’acceptation des factures dématérialisées entre entreprises privées est obligatoire. Cela favorise les échanges B2B ainsi que la croissance des entreprises.
Les gains attendus sont surtout d’ordre économique
La digitalisation des entreprises est en marche. Les organisations mettent en place des systèmes numériques qui simplifie leurs tâches routinières. Ils autorisent des gains importants en termes de temps de traitement. Les employés peuvent être assignés à tâches plus en accord avec leurs compétences. La dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. des factures fournisseurs apporte en plus les avantages économiques significatif. Une factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. dématérialisée est en effet 5 fois moins coûteuse qu’une factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. papier.
Ce n’est pas tant le support lui-même qui est source d’économies. Ce sont plutôt tous les traitements manuels qui sont chronophages et coûteux. On estime qu’une factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. dématérialisée coûte environ 3 €. Celle traitée de façon traditionnelle coûte 16 €. Le gain de productivité est très significatif avec une dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. à 80 %. Elle permet de traiter 15 fois plus de documents et leurs temps de traitement peuvent-être divisé par 5. C’est aussi le règlement qui bénéficie de la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. des factures fournisseur. On estime qu’il est effectué à échéance lors de plus de 90% des transactions numériques. Lorsque la facturation reste traditionnelle, le règlement à échéance n’atteint que 50 %.
Un projet simple s’il est mis en œuvre par toute l’entreprise
Le projet de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. des factures fournisseurs peut rencontrer des obstacles. Il s’agit de revoir l’organisation de l’entreprise dans sa globalité. Cela peut être source de tensions. Le manque de confiance envers le numérique persiste dans les entreprises françaises. Une certaine acculturation digitale peut même pousser certains collaborateurs à imprimer les factures traitées en EDI. Et pourtant, des solutions fiables sont disponibles. On peut les installer quel que soit le système informatique d’entreprise que l’on utilise.
DSI peut facilement intégrer un système de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. aux logiciels de comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. ou aux ERP. Pour la réussite du projet toutes les procédures de facturation en place doivent être évaluées. Les cas d’usage de la facturation fournisseurs diffèrent selon les secteurs de l’entreprise. Ils détermineront le type et le niveau de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. à adopter. Il faut éviter à tout prix de mettre les utilisateurs devant le fait accompli. Il faut plutôt les inclure dans le processus de sélection de la solution de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique.. Avant sa mise en production il est judicieux de la faire tester aussi bien au sein de l’entreprise que par des fournisseurs pilotes.
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