Les différents critères de comparaison pour choisir sa solution de GED | CELGE

Les différents critères de comparaison pour choisir sa solution de GED (Gestion Électronique des Documents)

Les logiciels de gestion électronique des documents (GED) permettent de créer un procédé informatisé afin de gérer les sources d’informations et les documents d’une entreprise (factures, courriers ou encore emails par exemple), aussi bien sous forme papier qu’électronique. Cela signifie que tous types de documents dématérialisés peuvent être gérés et stockés via ce processus.

Gestion Électronique des Documents : les critères de comparaison

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Les documents modifiables tels que ceux créés avec des logiciels d’édition par exemple sont aussi compatibles ; il en est de même pour tous les documents issus de progiciels métiers tels que la comptabilité ou les ressources humaines. Concrètement, ce type de logiciel permet de réceptionner, enregistrer, classer, sauvegarder, diffuser, partager, rechercher et archiver les différents documents via l’interface.

Pourquoi choisir une GED ?

La GED s’avère être un outil stratégique au sein des organisations. Cependant, afin que la solution remplisse totalement ses fonctions, il est nécessaire de connaitre les critères les plus importants à comparer afin de choisir un logiciel de gestion électronique des documents qui correspondra aux besoins de l’entreprise. En effet, ce type de progiciel aura les mêmes fonctionnalités pour toutes les entreprises mais les bénéfices seront différents.

Les atouts relevés le plus fréquemment par les utilisateurs d’une GED sont d’une part l’augmentation de la productivité et d’autre part la facilitation de la gestion documentaire des services tels que la comptabilité ou l’administration. D’autres points ont pu être relevés tels que la diminution du risque de perte de documents, ou encore une utilité indéniable pour la vérification et la validation des documents via la création d’un workflow : ce dernier se définit comme l’ensemble des tâches liées à un processus métier qui sont à accomplir, comme par exemple la validation d’un document par la hiérarchie.

Ainsi, un logiciel de GED peut être utile pour tous types d’entreprises. Il permet d’avoir l’information disponible immédiatement, de limiter la circulation de documents sous format papier et donc de limiter le risque de perte de données. De plus, tous les documents sont classés dans un dossier unique, avec une garantie de sécurité pour l’accès, le stockage et la sauvegarde.

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Quels critères de comparaison prendre en compte pour choisir sa GED ?

Différents critères de comparaison entrent en jeu. Nous allons passer en revue les caractéristiques qui sont les plus importantes lors de votre comparaison de logiciels.

LES FONCTIONNALITÉS

La première fonctionnalité d’une GED est sa capacité à s’intégrer à votre système informatique en ayant la possibilité d’interagir avec les logiciels métiers qui sont déjà utilisés ; la possibilité de programmer un export personnalisé des données est un atout à prendre en compte.

Un autre critère clé afin de comparer les différents logiciels du marché est la possibilité de normaliser l’arborescence de classement des documents : ce point est crucial afin que le classement soit uniforme pour tous les collaborateurs.

Enfin, certaines fonctionnalités liées à l’usage même du logiciel s’avèrent être extrêmement utiles. Tout d’abord, l’utilisation de métadonnées – telles que le titre, l’auteur, la signature électronique ou l’horodatage par exemple – est primordiale parce qu’elle va être le premier niveau d’indexation des documents. Puis, il est nécessaire d’avoir un second niveau d’indexation qui est représenté par une extraction via des mots clés : cela peut être fait automatiquement (et donc de manière exhaustive mais pas très précise), ou manuellement (et donc de manière précise mais avec un risque d’erreur). Enfin, il faut s’assurer que la sauvegarde des documents soit régulière et fiable afin d’assurer la bonne conservation des données.


LA SÉCURITÉ DES DONNÉES

La sécurité des données est un enjeu majeur des progiciels de gestion électronique des documents et elle doit être l’un des critères de comparaison les plus importants. En effet, cela est nécessaire puisqu’il faut gérer une grande quantité de données qui sont souvent sensibles. Plusieurs fonctionnalités sont nécessaires à la bonne utilisation du logiciel de gestion électronique des documents : le droit d’accès, le contrôle des différentes actions sur les documents ainsi que la traçabilité des modifications effectuées. En ce qui concerne le droit d’accès plus précisément, il s’agit de savoir quel utilisateur a quels accès dans le logiciel. Les actions à réguler sont de 4 natures : la création des documents, leur lecture, leur modification et leur suppression.

L’USAGE

Comme pour tous types de progiciels, une GED sera plus facilement plébiscitée par ses utilisateurs si elle est simple, intuitive et ergonomique. En effet, il faut savoir qu’implémenter ce type de solution logicielle de gestion documentaire est un bouleversement dans les habitudes des collaborateurs ; ainsi, afin d’éviter un maximum de réfractaires, la prise en main doit se faire le plus naturellement possible.

La structure du logiciel doit être flexible. Cela permet aux utilisateurs de travailler de manière évolutive et de s’adapter rapidement en cas de changement nécessaire.

En ce qui concerne les fonctionnalités utiles pour les utilisateurs de la solution, il est préférable d’avoir des fonctions collaboratives telles qu’un chat, un calendrier ou encore un forum. La gestion des mails est aussi fortement recommandée.

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L’ACCESSIBILITÉ

Il est aussi nécessaire de choisir comment accéder au logiciel : en Saas ou on-premise. Dans le cas du Saas, il faut savoir où et comment seront stockées les données. Par exemple, la localisation du datacenter doit être connue afin de savoir quelle législation s’applique pour la gestion des données.

Une autre caractéristique intéressante est la possibilité de synchroniser offline les documents afin de ne pas perdre du temps en cas de manque de moyens techniques.

Comme pour tous les logiciels sur le marché, il est désormais intéressant d’avoir la solution aussi sous forme mobile. En ce qui concerne la GED, une autre fonctionnalité utile afin de faciliter les tâches des employés est le partage des documents avec des tiers tels que les fournisseurs.

LE PRIX

Afin de comparer les logiciels de GED, le prix sera forcément pris en compte ; cependant, il ne doit pas être le critère principal. De plus, il faut bien se rendre compte que le prix ne représente pas que l’investissement d’achat, mais aussi la maintenance, la formation, l’assistance, et les différentes mises à jour.

De manière générale, le budget se définit en fonction du nombre de documents à gérer ainsi que le nombre d’utilisateurs. Par exemple, pour la gestion d’environ 1000 documents par mois aussi bien entrants que sortants,  il faut compter entre 20 000€ et 40 000€ d’investissement pour un achat. Cette estimation est donnée à titre indicative, bien évidemment chaque éditeur a ses spécificités.

LA PÉRENNITÉ

L’éditeur est un critère de comparaison à part entière. En effet, il doit être de confiance afin d’assurer la pérennité de ses logiciels. De plus, il doit s’occuper de la maintenance des logiciels pour qu’ils soient toujours mis à jour en fonction des nouvelles réglementations. L’intérêt est aussi de limiter le risque de besoin de renouvellement du côté des entreprises si l’éditeur venait à fermer.

Un autre critère important est la possibilité de migrer sur un autre système : cela est crucial dans le cas où les besoins de l’entreprise changeraient et qu’il serait nécessaire de changer d’éditeur. La migration peut être problématique puisqu’il faut transférer toutes les données.

Conclusion

Le progiciel de gestion électronique des documents (GED) peut devenir un vrai atout au sein d’une organisation ayant une multitude de documents à gérer tout au long de l’année. Il est donc nécessaire de faire le bon choix en analysant un à un les critères de comparaison énumérés. Il est aussi possible d’utiliser notre comparateur de progiciels afin de trouver la solution qui correspondra aux besoins de votre organisation.

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ELO digital

eloConçue pour les petites et moyennes entreprises, ELO Professional de ELO Digital est une solution de gestion de contenu qui assiste les entreprises dans la construction, la banque, les soins de santé, les services publics et d’autres secteurs.

ELO Professional , qui fait partie de la suite ELO ECM, crée un centre de gestion de documents et de contenu qui numérise facilement le lieu de travail avec des flux de travail avancés, des analyses et des capacités de gestion des e-mails. En permettant la conformité au RGPD et la sécurité des données, ELO Digital propose des solutions spécifiques à l’entreprise pour la gestion des factures, des contrats, des visiteurs, des connaissances et du recrutement des ressources humaines. La mobilité intégrée et une architecture multi-clients offrent un accès aux informations à tout moment et en tout lieu.

Audros

Audros est une solution française PLM ouverte, personnalisable et puissante. Il garantit la cohérence et l’unicité des informations entre votre CAO, votre ERP, etc.

Audros EDM offre une interface utilisateur intuitive, la possibilité de passer en full web, mobile, cloud, un connecteur vers des solutions tierces pour une gestion complète de vos processus (ERP, Paie, Comptabilité, CRM…).

Sharepoint

SharepointSharepoint de Microsoft est une application qui fait avancer le travail en fournissant un accès rapide aux sites d’équipe, aux portails et aux ressources de l’organisation et aux membres de l’équipe pour tous les types d’entreprises.

La solution consiste en une série d’applications de partage et d’affichage de bureau. Avec des outils d’annotation, une messagerie instantanée, des diapositives Web et tableaux blancs.

La solution est parfaite pour la gestion de documents et le système de stockage pour les employés de nombreux endroits. La synchronisation du contenu SharePoint est une fonctionnalité intéressante.

Avanteam

Avanteam permet de rationaliser le processus d’envoi des documents pour signature. Vous éliminez manuellement le suivi des documents en suspens et qui n’ont pas été signés, et mettez fin à la possibilité de contrats modifiés par le client avant la signature.

La solution permet de transformer rapidement et facilement tout document électronique ou même une copie numérisée d’un document papier en PDF avec signatures.

Vous assurez ainsi l’intégrité des documents tout au long du processus métier en validant automatiquement les signatures avec le flux de travail Avanteam. Cela permet de confirmer que les documents ne sont pas modifiés après la signature.

Avanteam vous permet de gérer facilement la création, la suppression, la mise à jour des enveloppes et de définir l’espace réservé de signature tout en configurant les destinataires de ladite signature. Vous surveillez ainsi le parcours et l’usage de signature et suivez l’état du processus à tout moment.

ZENsolutions

ZENsolutionsZensolutions est un logiciel GED permettant la centralisation, la sécurisation et le partage de l’ensemble de vos documents pour une collaboration plus efficace.

Zensolutions vous permet d’opter pour une solution sur-mesure ou clé en main selon vos besoins. L’éditeur s’adapte alors aux besoins et spécificités métier de votre structure.

La solution vous accompagne dans la dématérialisation de documents, l’automatisation des processus métiers ainsi que l’optimisation de la gestion de vos workflow (e-mails, messagerie, courrier, etc.). Ce qui rend votre entreprise plus productive.

M-Files

m-files logoM-Files est un outil de gestion de documents qui aide les utilisateurs à organiser, gérer et suivre les documents et les informations. La solution convient aux petites et grandes entreprises de plusieurs secteurs. Des déploiements sur site, cloud et hybrides sont disponibles.

Les fonctionnalités clés incluent le contrôle de version (versioning), l’accès mobile, les capacités de signature électronique, les flux de travail automatisés, les modèles de documents, la gestion des autorisations et l’accès hors ligne. Le moteur de recherche de M-Files permet aux utilisateurs de rechercher des documents par nom, type de document, mots-clés et plus encore. De plus, il permet aux utilisateurs de rechercher du texte au sein d’un document.

Les outils de workflow automatisés incluent des notifications envoyées aux utilisateurs lorsqu’ils ont besoin de réviser ou d’approuver des modifications de documents. La fonction de co-création permet aux utilisateurs de modifier simultanément des documents et d’envoyer des invitations à des collègues, des groupes de travail et des utilisateurs via des liens de partage. Des intégrations avec diverses applications, notamment SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce et NetSuite, sont possibles.

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