Sommaire Le règlement général sur la protection des données concerne quasiment tous les secteurs métiers. En effet, le contexte professionnel actuel implique un traitement de données à quasiment toutes les échelles d’une entreprise. Se doter d’un logiciel RGPD devient alors un requis tant pour les TPE, PME que les grands groupes. Survient alors généralement la question du prix.
Des logiciels gratuits sont téléchargeables sur la toile. Toutefois, il convient de se poser la question de la couverture fonctionnelle. Nous vous expliquons pourquoi il est nécessaire de payer pour un logiciel RGPD.
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Pourquoi éviter un logiciel RGPD gratuit ?
Si des outils destinés au RGPD existent en téléchargement libre sur internet, c’est qu’ils s’agit généralement de formulaires à remplir et à imprimer. Ces outils peuvent certes être adaptés à de toutes petites entreprises ou des organisations disposant de peu de moyens, mais surtout ayant un faible taux d’informations à traiter. Et donc un impact moindre sur la vie privée des personnes concernées par les traitements en question.
Ces outils gratuits sont donc généralement un bon moyen de démarrer dans le principe de respect de la protection des données. Car, ces outils gratuits ne sont pas d’une grande efficacité quant à la mesure de l’impact d’un tel traitement.
Toutefois, ils s’avèrent inadaptés dès lors que la structure dispose d’une quantité importante de données à traiter ou lorsque celles-ci sont complexes.
Par ailleurs, ces logiciels gratuits ne conviennent pas et ne sont tout simplement pas exploitables lorsqu’il est question de travail collaboratif. Par exemple si le Délégué à la protection des données (DPD) doit être soutenu par les responsables de traitement tout en respectant les prérogatives de chacun.
En plus, si vous souhaitez vous inscrire dans la durée, il est nécessaire de se doter d’un outil capable de gérer des tâches complexes. Et donc d’un logiciel évolutif et adaptable sur la durée. Ce qui n’est pas le cas de formulaires en ligne.
Par ailleurs, l’audit, le reporting et le pilotage de la conformité et des sous-traitants ne sauraient être assurées avec des outils gratuits.
Les apports d'un logiciel RGPD payant
Opter à contrario pour un logiciel RGPD payant vous aidera dans un nombre varié de tâches. Dans un premier temps, un logiciel RPGD payant permet de centraliser les différents traitements dans une base de données évolutive et structurée en processus et pouvant bénéficier d’une mise à jour régulière et aisée.
Un logiciel RGPD spécialisé vous permettra par ailleurs de piloter un plan d’action mutualisé impliquant toutes les ressources et parties prenantes dans le cadre du traitement et du contrôle des données. Ce pilotage pourra d’ailleurs être accompagné d’un outil d’analyse des risques des différents processus.
En outre, les logiciels payants disposent dans leur quasi-totalité, d’un ensemble de bibliothèques éditables et modifiables, afin de ne pas partir d’une page blanche.
De plus, ces outils facilitent le travail collaboratif entre les différentes entités responsables des traitements et de leur auditExpertise professionnelle permettant de juger l’état d’un dossier, processus ou système dans l’entreprise. Peut-être un audit de système d’information.. Le DPD et les responsables de traitement pourront ainsi au sein du même logiciel, jouer leur rôle tout en respectant les droits et rôles de chacun des membres. Chaque entité n’aura alors accès qu’aux données qui le concernent et qui sont strictement nécessaires à la tâche qui lui est dévolue.
Un logiciel spécialisé offre de surcroît un gain de temps considérable grâce aux fonctionnalités avancées de COPIER / COLLER propres aux différents registres de traitements. Il devient donc plus aisé de décliner un registre de traitement selon les divers niveaux d’arborescence. Et ce, de façon illimitée pour chaque client ou projet.
Il convient aussi de préciser que les données de reporting générées par un logiciel RGPD permettent une analyse et une vue d’ensemble améliorées. Ces rapports permettront donc d’imprimer l’ensemble des documents de conformité RGPD générés.
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