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Comparateur de logiciels workflow

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CELGE est un comparateur en ligne de plus de 7000 acteurs IT. L’équipe se compose de 10 consultants experts qui exercent leur métier depuis plus de 20 ans pour sélectionner les meilleurs intégrateurs et éditeurs dans le domaine de la dématérialisation, GED, gestion de stock, gestion de projet, ERP, CRM etc.

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Le guide parfait des logiciels workflow

Centraliser vos données et procéder ensuite à l’automatisation de vos tâches pour piloter judicieusement votre flux de travail. Pour ce faire, vous pouvez avoir recours aux fonctionnalités d’un logiciel spécifique en fonction des processus métiers. Vous disposez ainsi d’une vue synthétique et d’une meilleure répartition concernant les responsabilités des collaborateurs. Vous anticipez vos besoins et vous êtes davantage attentif aux réclamations de votre clientèle.
Grâce au tableau de bord et aux outils de gestion, vous pouvez suivre votre activité en temps réel. Vous gardez un œil sur les tâches urgentes tout en vous projetant sur le long terme grâce à une meilleure répartition des charges de travail. Grâce à ses outils de gestion, vous prenez les bonnes décisions au bon moment avec une évaluation permanente des risques.

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La définition d’un logiciel workflow

Un logiciel de gestion de projet en utilisant le workflow repose sur un pilotage très précis des processus métiers dans le but de faciliter le flux des informations d’entreprise avec le plus grand respect des processus et des spécificités. Grâce à un processus d’automatisation des tâches, vous êtes beaucoup plus serein et vous allez pouvoir vous concentrer sur votre cœur de métier. Les personnes concernées vont recevoir des formulaires présélectionnés grâce aux logiciels GED. Les tâches récurrentes sont réalisées avec une plus grande précision et une meilleure sécurité. De plus, l’ensemble demeure totalement paramétrable pour appliquer des conditions spécifiques, mais également restreindre l’accès de certains documents en fonction des collaborateurs.

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Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel workflow

Le logiciel workflow ne se contente pas de vous fournir une gestion électronique de documents efficiente. Vous disposez en plus :
• Une modélisation des processus efficaces et simples.
• Une mise en ligne en seulement un seul clic concernant les formulaires validés.
• La conception d’un circuit de traitement ainsi que l’élaboration des règles de transition.
• Un moteur de recherche intégré au logiciel permet une recherche intelligente de processus métiers.
• Vous pouvez en plus appliquer des filtres spécifiques pour sélectionner un processus.
• Enfin, vous avez une visualisation sur la productivité et les étapes du processus avec des indicateurs statistiques.

Un logiciel de gestion des processus métier demeure un avantage indéniable pour votre entreprise. Le logiciel workflow est un incontournable pour la gestion documentaire. C’est un gain de temps des plus appréciables même lorsque vos collaborateurs ne sont pas sur site. Le logiciel workflow détermine les étapes à suivre avec une validation minutieuse jusqu’à ce que la problématique soit résolue. Vous disposez d’un suivi précis et d’une réduction du délai de traitement. Cela se traduit par une plus grande fiabilité dans les processus à mettre en œuvre en se concentrant sur des tâches parfois mises de côté. La conformité de chaque processus répond aux exigences de l’entreprise tout comme le gain de productivité.

L’accessibilité aux données demeure permanente avec un système de gestion des droits d’utilisateurs. En plus, vous disposez d’un archivage des documents automatiques et normés et d’un pouvoir décisionnel plus avisé. Chaque action entreprise dispose d’une traçabilité pour favoriser le travail collaboratif.

Logiciel payant ou gratuit ? 

Sachez qu’il est possible de choisir un logiciel GED en open source. Si vos besoins ne sont pas trop exigeants, il conviendra parfaitement. Par contre, si vous avez des besoins plus spécifiques, il est préférable d’investir dans une solution logicielle avec un abonnement dégressif. Dans certains cas, une période d’essai vous permettra d’évaluer librement la solution.

Un logiciel workflow est indispensable pour obtenir une gestion de l’information des plus rapides ainsi qu’une dématérialisation des documents pour vous assurer une fluidité dans la production.

Solution dans la gestion électronique

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Le besoin de workflow des entreprises étant très spécifique à chacune d’entre elles, mieux vaut passer par un comparateur en ligne pour choisir la bonne solution.

Le worfklow s’est démocratisé en entreprise

Le workflow connait un nouvel essor depuis les années 90. Notamment grâce à sa flexibilité et à sa facilité d’utilisation. Mais que désigne le terme de workflow ? Ce terme renvoie à une série d’étapes de traitement des données. Elle englobe la modélisation et la gestion des processus métier. Elle peut ainsi être traduite en français par « gestion électronique des processus métier ».
Plus dans le détail, le workflow décrit le circuit de validation, avec les missions à réaliser par les différents acteurs d’un processus, les délais et les modes de validation. Grâce à lui, différents utilisateurs ont les informations nécessaires pour la réalisation de leurs tâches. De façon plus générale, le workflow permet d’offrir un gain de temps, une meilleure gestion des tâches et une plus grande transparence.

Le logiciel workflow répond à différents besoins

Le logiciel workflow, de son côté, permet un pilotage très détaillé des processus métier. Objectif : permettre une meilleure circulation des données, dans le respect des processus et des spécificités. Il ne sert donc pas seulement à une gestion électronique de document efficace. II permet aussi de modéliser les processus, de visualiser facilement la productivité et se veut facile d’utilisation.
Or, pour être efficace, le logiciel de workflow doit s’adapter au besoin de chaque entreprise, qu’il s’adresse par exemple aux PME ou aux ETI. Notons qu’à la différence du logiciel de workflow gratuit, seul le logiciel payant offre de réelles possibilités pour votre entreprise.

Les avantages du comparateur en ligne

Mais comment connaître le logiciel de workflow qui vous correspond ? Plutôt que de comparer manuellement les différents logiciels de workflow, ce qui peut être chronophage et source d’erreurs, vous pouvez passer par un comparateur en ligne, généralement plus fiable et pertinent.

Fiabilité

Ainsi, afin d’offrir des réponses adaptées, le comparateur de Celge, par exemple, propose des ressources issues de plus de 7000 professionnels du marché. Il délivre une analyse impartiale et indépendante, issue d’une puissante base de données.
Parce que chaque détail compte pour cerner votre projet, le comparateur de CELGE vous propose une rapide série de questions : « Combien de postes vont accéder à la GED ? » « Quel volume de documents avez-vous à gérer par mois ? »… Ceci permet à Celge de vous envoyer une analyse globale, selon les réponses sélectionnées.

Pertinence

Suite aux réponses à ces questions, Celge vous envoie une comparaison des logiciels, basée sur différents critères.
Le comparatif prend d’abord en compte l’enveloppe budgétaire. Celle-ci est importante car le coût doit prévoir vos besoins en modélisation et en automatisation. La convivialité et l’ergonomie sont aussi examinées par le comparateur. Ce critère note notamment la facilité de prise en main du logiciel par vos utilisateurs.
La couverture fonctionnelle est également analysée. Cela vous permet de connaitre dans quelle mesure le logiciel couvre vos différentes exigences. Permet-t-il par exemple la gestion du référentiel d’organisation que vous souhaitez, à travers des fiches processus, ou des notes d’organisation ?
Le potentiel d’évolution est aussi scruté. Cela permet de savoir si votre solution peut par exemple être connectée à d’autres outils. Autre critère, la rapidité de déploiement, qui vous permet de savoir si l’outil nécessitera une formation longue des utilisateurs. Enfin, la pérennité vous indique par exemple si la solution proposée servira sur le long terme à votre entreprise.

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