Checklist pour une stratégie de migration efficace vers Salesforce Lightning | CELGE

Checklist pour une stratégie de migration efficace vers Salesforce Lightning

salesforceLorsqu’une suite logicielle fait l’objet de changements drastiques, il peut être difficile de s’adapter. Fonctionnalités, ergonomie, procédures, interconnectivités… Les évolutions peuvent parfois même être disruptives, à tel point que certains clients repoussent le moment où leur version sera obsolète, peu importe les conséquences en terme de sécurité et de support technique. Le monde des logiciels ERP et comptable n’est pas bien différent. Certaines entreprises, leaders du marché, tentent tout de même de mitiger la situation en accompagnant leurs clients au maximum vers une transition en douceur.

Descriptifs complets de mise à jour, conseils généraux et individualisés, supports de formation… Salesforce prend la responsabilité qui lui incombe en tant qu’acteur majeur de son secteur. La complexité d’un passage à la version exceptionnellement nouvelle que représente la version « Lightning Experience » ne facilite facilite cependant pas la tâche, clairement.

Aussi, nous vous aidons en vous mettant entre les mains une checklist pour vous assurer de ne rien oublier et de ne pas faire de faux pas.

Salesforce Enablement Pack : un outil puissant parmi d’autres pour une stratégie de migration optimisée

Notons tout de même l’importance de la démarche dans son ensemble. Cette checklist fait en effet appel à plusieurs autres éléments. L’ensemble de ces éléments se retrouve dans le Salesforce Enablement Pack, qu’il convient de vous procurer. Gardez à l’esprit par ailleurs qu’une bonne stratégie de migration doit prendre en compte les facteurs incompressibles. Avant de démarrer le processus, il sera donc important de noter les dates clefs, notamment :

  • Les événements dont l’organisation mobilisera activement votre entreprise (dossiers importants, salons, etc.);
  • Les périodes de vacances de vos collaborateurs;
  • Les changements majeurs prévus dans votre organisation (changement d’équipement, introduction de nouveaux logiciels ou procédures, etc.).

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1. Rassemblez les informations et expériences sur la version Lightning

  • Compléter le parcours de prise en main de la version "Lightning Experience"
  • Visionner les vidéos de Lightning Experience
  • S'entraîner
  • Utiliser l'outil d'introduction de l'assistant de migration
  • Activer le mode bac à sable (sandbox)
  • Mise en production
  • Activer gratuitement le mode d'édition de développement
  • Prendre connaissance des dernières notes de la version
  • Prendre connaissance des histogrammes de comparaison des versions

3. Impliquez vos collaborateurs

  • Leur démontrer les avantages offertes par les nouvelles fonctionnalités
  • Partager votre expérience avec les personnalités clés et chefs de département
  • Partager votre expérience avec les actionnaires
  • Inviter tous les utilisateurs du logiciel GRC à compléter le parcours de prise en main de la version "Lightning Experience"
  • Partager avec vos actionnaires les organigrammes de comparaison des fonctionnalités clefs d'une version à l'autre
  • Formations des collaborateurs
  • Utiliser le module "Lightning Experience"
  • Dispositifs pour rester à l'écoute de vos collaborateurs

2. Préparez les équipes

  • Identifier les événements à venir : échéances clients importantes ou préparation d'un salon professionnel
  • Identifier les événements à venir : congés
  • Identifier les événements à venir : changement d'équipement, introduction de nouveaux logiciels ou procédures

4. Mise en oeuvre d'une stratégie d'appropriation du logiciel CRM

  • Identifier le sponsor exécutif de chaque projet et ses champions
  • Identifier les "super utilisateurs" (disposant nécessairement de droits d'accès au logiciel étendu)
  • Identifier les membres d'un groupe pilote potentiel pour diriger les formations
  • Mettre sur pied une stratégie de communication interne (et externe si nécessaire)
  • Mettre sur pied une stratégie de communication interne (et externe si nécessaire)
  • Mettre au point un plan de formation approprié à chaque équipe de votre entreprise;
  • Mettre en place un calendrier de projet avec des étapes-clefs claires et des dates
  • Identifier les métriques à prendre en compte pour évaluer la réussite du projet de migration
  • Prendre les valeurs étalons de chaque métrique préalablement au démarrage du projet;
  • Créer un groupe de messagerie dédié au projet pour permettre à vos collaborateurs de communiquer à ce sujet

5. Mise en oeuvre de dispositifs pour rester à l'écoute de vos collaborateurs

  • Activez les droits d'accès de vos "super utilisateurs" en premier
  • Redirigez tous les autres utilisateurs vers les groupes clefs pour bénéficier de la formation adéquat;
  • Campagne d'e-mail pour présenter des bonnes méthodes d'utilisation du logiciel au quotidien
  • Faîtes profiter vos collaborateurs du module "Lightning Experience"
  • Créez des rapports et tableaux de bord appropriés pour mesurer les métriques
  • Menez une enquête sur la satisfaction des utilisateurs
  • Transmettez régulièrement un rapport clair et concis à vos actionnaires

Téléchargez la checklist au format PDF

Les étapes clés de votre migration vers Salesforce Lightning

Dans un second temps, les grandes étapes qu’il vous faut suivre pour réussir votre migration sans encombre sont les suivantes :

  • Rassemblez les informations et expériences sur la version Lightning;
  • Impliquez vos collaborateurs dans le processus et offrez-leur une formation à cet égard;
  • Mettez au point une stratégie d’appropriation du logiciel CRM Salesforce dans votre culture d’entreprise;
  • Appliquez cette stratégie mais restez à l’écoute de collaborateurs pour la réajuster;
  • Faîtes profiter vos collaborateurs du module « Lightning Experience » intégré au logiciel de Relation Client par Salesforce afin de faciliter la prise en main de la nouvelle version;
  • Faîtes un suivi régulier de la façon dont vos collaborateurs utilisent le logiciel.

La feuille de route détaillée de votre stratégie

Afin de ne brûler aucune des grandes étapes proposées, un certain nombre de points sont à observer. 

Rassemblez les informations et expériences sur la version Lightning;

En l’occurrence, assurez-vous de :

  • femme naviguant sur un téléphone mobileCompléter le parcours de prise en main de la version « Lightning Experience »;
  • Visionner les vidéos de Lightning Experience;
  • S’entraîner;
    • Utiliser l’outil d’introduction de l’assistant de migration;
    • Activer le mode bac à sable (sandbox);
    • Activer pour vous le mode production;
    • Activer gratuitement le mode d’édition de développement;
  • Prendre connaissance des dernières notes de la version;
  • Prendre connaissance des histogrammes de comparaison des versions.

Impliquez vos collaborateurs dans le processus

Pour inclure vos collaborateurs dans l’effort de migration et remporter leur adhésion, veillez à :

  • Leur démontrer les avantages offertes par les nouvelles fonctionnalités;
  • Partager votre expérience et en discuter avec les personnalités clefs et chefs de département ainsi que les actionnaires de votre entreprise;
  • Inviter tous les utilisateurs du logiciel CRM Salesforce à compléter le parcours de prise en main de la version « Lightning Experience »;
  • Partager avec vos actionnaires les organigrammes de comparaison des fonctionnalités clefs d’une version à l’autre pour bien comprendre l’intérêt de l’investissement.

 

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Mettez au point une stratégie d’appropriation du logiciel dans votre culture d’entreprise

équipePour intégrer le logiciel à votre culture d’entreprise, pensez à :

  • Identifier le sponsor exécutif de chaque projet et ses champions;
  • Identifier les « super utilisateurs » (disposant nécessairement de droits d’accès au logiciel étendu);
  • Identifier les membres d’un groupe pilote potentiel pour diriger les formations;
  • Mettre sur pied une stratégie de communication interne (et externe si nécessaire);
  • Mettre au point un plan de formation approprié à chaque équipe de votre entreprise;
  • Mettre en place un calendrier de projet avec des étapes-clefs claires et des dates;
  • Identifier les métriques à prendre en compte pour évaluer la réussite du projet de migration;
  • Prendre les valeurs étalons de chaque métrique préalablement au démarrage du projet;
  • Créer un groupe de messagerie dédié au projet pour permettre à vos collaborateurs de communiquer à ce sujet;
  • Créer un groupe de messagerie dédié aux questions opérationnelles qui pourraient être récurrentes.

Mettez en application la stratégie établie et restez à l’écoute de vos collaborateurs

Afin d’y parvenir au mieux, veillez à :

  • Activez les droits d’accès de vos « super utilisateurs » en premiers;
  • Redirigez tous les autres utilisateurs vers les groupes clefs pour bénéficier de la formation adéquat;
  • Menez une campagne d’e-mail afin d’établir une certaine prise de conscience de l’importance du projet de migration.

 

Faîtes profiter vos collaborateurs du module « Lightning Experience » intégré au logiciel par Salesforce

Pour ce faire, invitez simplement vos collaborateurs à jeter un œil à l’assistant de migration vers Lightning Experience. Celui-ci est localisé dans « Setup > Lightning Experience for steps to enable ».

Faîtes un suivi régulier de la façon dont vos collaborateurs utilisent le logiciel

Ce suivi passera notamment par les étapes suivantes :

  • Créez des rapports et tableaux de bord appropriés pour mesurer les métriques préalablement définis;
  • Menez une enquête sur la satisfaction des utilisateurs du logiciel au sein de votre structure;
  • Demandez un retour d’expérience de vos « super utilisateurs » tous les trimestres ou quarts d’année.
  • Transmettez régulièrement un rapport clair et concis à vos sponsors exécutifs faisant état de l’évolution de la situation.

 

 

 

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