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En choisissant un CRM adapté à son entreprise, on prend généralement en compte l’état en cours de sa structure… et son budget. Malheureusement, une solution bon marché et parfaitement adaptée à un moment donné n’est pas toujours pertinente sur le long terme, notamment lorsqu’une entreprise est appelée à se transformer. Par conséquent, certains se voient contraints de changer de solution en cours de route. L’un des produits phare du monde des CRMCustomer Relationship Management. Logiciel qui gère la relation client. Il permet de mieux connaitre ses clients et d’aller en chercher des nouveaux., en l’occurrence, se retrouve dans la gamme des logiciels Salesforce. Aussi, nombreuses sont les organisations souhaitant migrer vers cette plateforme évolutive, mais le processus n’est pas toujours simple. Comment réussir sa migration vers Salesforce ?
Migrer vers Salesforce : recommandations générales
La prise en main par chacun des acteurs de votre entreprise de nouvelles fonctionnalités ne se fait que rarement de façon naturelle. Aussi, mieux vaut observer quelques recommandations afin d’y parvenir sans encombre :
- Faire migrer vos équipes progressivement;
- Faire appel à des professionnels agréés par l’éditeur;
- Choisir le bon moment.
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Les différents services et départements de votre entreprise n’ont pas les mêmes prérogatives et donc pas le même usage de votre logiciel CRMCustomer Relationship Management. Logiciel qui gère la relation client. Il permet de mieux connaitre ses clients et d’aller en chercher des nouveaux.. Aussi, afin de pouvoir gérer de façon optimale la productivité de chacun et l’efficacité de la formation au nouveau CRMCustomer Relationship Management. Logiciel qui gère la relation client. Il permet de mieux connaitre ses clients et d’aller en chercher des nouveaux. choisi, mieux vaut regrouper vos employés en plusieurs catégories et leur offrir, groupe par groupe, une formation adaptée. Pour cette raison, la migration vers un nouveau CRMCustomer Relationship Management. Logiciel qui gère la relation client. Il permet de mieux connaitre ses clients et d’aller en chercher des nouveaux. a tout intérêt à se faire de manière progressive. Cette migration sera par ailleurs beaucoup plus efficace si elle est encadrée par un intégrateurEntreprise intégrant un logiciel développé par un éditeur dans une société. L’intégrateur assure en plus de l’intégration la maintenance et la formation. ou un professionnel reconnu par votre éditeur logiciel. Enfin, pour réussir cette migration, choisissez soigneusement le meilleur moment. Prenez en compte vos pics d’activité, les emplois du temps de chacun de vos employés, les possibles départs en vacance mais aussi tous les événements de nature à monopoliser vos ressources humaines.
Fin de la période classique : vers la lumière avec Lightning
Vous avez décidé de passer à la dernière version de Salesforce et l’on vous comprend. Trois mises à jour par an, des fonctionnalités toujours plus pertinentes et abouties… refuser de passer à la nouvelle version majeure de Salesforce, c’est se priver d’une adaptabilité nécessaire. La dernière mouture du logiciel, portant le nom de “Lightning”, ouvre les portes d’une nouvelle ère aux entreprises en quête d’une meilleure efficacité.
Si des UX (expérience utilisateurVient de l’anglais « user experience ». Théorie qui se base sur les perceptions d’une personne utilisant un logiciel ou une application.) et UI (interface utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service.) innovantes sont de bonnes raisons de passer à l’acte, l’obligation que l’éditeur déploiera dans un futur proche, pour tout utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service. de sa suite logicielle, d’adopter la dernière version pour raison d’obsolescence est par ailleurs rédhibitoire. Aussi, comment assurer un passage en douceur de Salesforce Classic à Salesforce Lightning ?
Conseil 1 : Se plonger dans le rapport “Lightning Experience Readiness Check”
Salesforce met à disposition de ses utilisateurs un rapport détaillé leur permettant d’estimer la pertinence du passage à la version Lightning à un moment donné. Aussi, la lecture approfondie de ce rapport contribuera à déterminer les réponses à des questions telles que : votre entreprise est-elle prête pour la migration (est-ce le bon moment) ?
Conseil 2 : Préparer une FAQ pour chacune de vos équipes
Faire appel à un intégrateurEntreprise intégrant un logiciel développé par un éditeur dans une société. L’intégrateur assure en plus de l’intégration la maintenance et la formation. agréé prendra ici tout son sens, le but étant d’anticiper les questions les plus communes mais aussi de disposer d’un interlocuteur à la connaissance approfondie pour éclairer vos employés sur des questions de prise en main.
Conseil 3 : faire une sélection d’ambassadeurs au sein de vos équipes
Les employés à fort leadership constituent un atout précieux dans la diffusion des bonnes pratiques au sein d’une entreprise. Ceci est également vrai lorsqu’il s’agit d’introduire des outils et méthodes de nature à changer l’organisation interne de votre structure, comme c’est le cas lors d’une migration vers la version Lightning de Salesforce. Aussi, choisissez en amont des formations des personnalités clefs au sein de vos équipes et faîtes-leur bénéficier d’une rapide introduction en avant-première.
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1. Rassemblez les informations et expériences sur la version Lightning
- Compléter le parcours de prise en main de la version "Lightning Experience"
- Visionner les vidéos de Lightning Experience
- S'entraîner
- Utiliser l'outil d'introduction de l'assistant de migration
- Activer le mode bac à sable (sandbox)
- Mise en production
- Activer gratuitement le mode d'édition de développement
- Prendre connaissance des dernières notes de la version
- Prendre connaissance des histogrammes de comparaison des versions
3. Impliquez vos collaborateurs
- Leur démontrer les avantages offertes par les nouvelles fonctionnalités
- Partager votre expérience avec les personnalités clés et chefs de département
- Partager votre expérience avec les actionnaires
- Inviter tous les utilisateurs du logiciel à compléter le parcours de prise en main de la version "Lightning Experience"
- Partager avec vos actionnaires les organigrammes de comparaison des fonctionnalités clefs d'une version à l'autre
- Formations des collaborateurs
- Utiliser le module "Lightning Experience"
- Dispositifs pour rester à l'écoute de vos collaborateurs
2. Préparez les équipes
- Identifier les événements à venir : échéances clients importantes ou préparation d'un salon professionnel
- Identifier les événements à venir : congés
- Identifier les événements à venir : changement d'équipement, introduction de nouveaux logiciels ou procédures
4. Mise en oeuvre d'une stratégie d'appropriation du logiciel (culture d'entreprise)
- Identifier le sponsor exécutif de chaque projet et ses champions
- Identifier les "super utilisateurs" (disposant nécessairement de droits d'accès au logiciel étendu)
- Identifier les membres d'un groupe pilote potentiel pour diriger les formations
- Mettre sur pied une stratégie de communication interne (et externe si nécessaire)
- Mettre sur pied une stratégie de communication interne (et externe si nécessaire)
- Mettre au point un plan de formation approprié à chaque équipe de votre entreprise;
- Mettre en place un calendrier de projet avec des étapes-clefs claires et des dates
- Identifier les métriques à prendre en compte pour évaluer la réussite du projet de migration
- Prendre les valeurs étalons de chaque métrique préalablement au démarrage du projet;
- Créer un groupe de messagerie dédié au projet pour permettre à vos collaborateurs de communiquer à ce sujet
5. Mise en oeuvre de dispositifs pour rester à l'écoute de vos collaborateurs
- Activez les droits d'accès de vos "super utilisateurs" en premier
- Redirigez tous les autres utilisateurs vers les groupes clefs pour bénéficier de la formation adéquat;
- Campagne d'e-mail pour présenter des bonnes méthodes d'utilisation du logiciel au quotidien
- Faîtes profiter vos collaborateurs du module "Lightning Experience"
- Créez des rapports et tableaux de bord appropriés pour mesurer les métriques
- Menez une enquête sur la satisfaction des utilisateurs
- Transmettez régulièrement un rapport clair et concis à vos actionnaires
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