Sommaire La transformation digitale donne une nouvelle valeur aux contenus et aux actifs numériques. Les volumes enflent vite, leurs usages changent, les besoins de l’entreprise évoluent. Le couplage entre GED et DAM repousse les limites de la gestion des contenus.
QUELQUES RAPPELS
Qu’est-ce que la GED ?
La GED, Gestion Electronique de Documents, est un des outils de l’ECM/CCM. L’Enterprise Content Management dématérialise et archive les flux documentaires ; tandis que le Customer Communication Management gère le cycle de vie des documents. Dans tout ces processus, la GED numérise les documents et les données pour faciliter leur exploitation.
Souvent les documents concernés sont une simple représentation de la valeur ajoutée de l’activité, mais ne la constituent pas (un plan, une note de production, un mémo technique…). Au rang des docs traités : bulletins de salaire, contrats, bons de commandeIntention verbale ou écrite d’initier une transaction commerciale pour un produit ou un service. D’un point de vue vendeur, c’est une commande de vente. D’un point de vue acheteur, c’est une commande d’achat., factures, chèques, documents administratifs, contrats de travail, etc. Et sous des formats multiples comme le mail, l’image, le PDF, Google Doc ou .docx et autres Excel.
Parmi les progiciels GED, citons DocuWare, Nuxeo, IBM-Filenet, Everteam, M-Files…
Qu’est-ce que le DAM ?
En revanche le DAM, Gestion des Actifs Numériques, ou encore Digital Asset Management va gérer non plus des documents ou des données, mais des produits numériques tels que logiciels, images, vidéos, etc.
Contrairement à la GED, le DAM s’intéresse donc à des actifs, dont la valeur ajoutée est supérieure à celle des documents et données que sont contrats, factures, fichiers, qui ne génèrent pas en eux même de l’activité. Il permet de maîtriser le cycle de vie des actifs numériques. Le DAM touche ainsi à des domaines stratégiques : gestion des ressources de la marque, gestion des ressources de production et chaîne d’approvisionnement digitale pour distribuer des contenus aux retailers digitaux…
Au rang des outils DAM, notons Wedia, Filerobot, Asset Bank, Brandfolder…
LE FUTUR
Pourquoi coupler GED et DAM
Déjà il est fréquent de gérer certains actifs numériques modestes avec des outils GED. Ceux-ci peuvent être employés en DAM pour des « objets » simples à manipuler, de petite taille. Mais lorsque les volumes des produits atteignent des To alors il faut faire appel à des solutions spécifiques.
L’association GED-DAM prend tout son sens dans le contexte de la transformation digitale. Celle-ci suppose un décloisonnement, un désilotage des métiers et des ressources. Or sur le papier, ces solutions ont des points communs ; elles peuvent travailler ensemble. Notamment lorsque les actifs numériques sont très volumineux, comme dit ci-dessus. Surtout le mix des deux solutions est une garantie de ne pas se trouver limité, et d’avoir en un process intégré un continuum de gestion des contenus qu’ils soient d’information, de vente, de gestion ou actifs numériques.
Parfois les coûts peuvent être assez élevés. Mais des outils comme Zéphyr Espaces numériques rassemblent les atouts de la GED et du DAM, et offrent de nouveaux services configurables.
Ils vous permettront de mieux valoriser votre patrimoine numérique, au moment où la gouvernance des actifs digitaux devient primordiale.
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