Sommaire PGI : définition
Le PGI – Progiciel de Gestion Intégrée – est la traduction française de l’acronyme ERP – Enterprise Resource Planning – qui signifie « Planification des Ressources de l’Entreprise ». Le PGI se définit comme le système d’information d’une entreprise servant à suivre et à gérer quotidiennement l’ensemble des informations et des services opérationnels.
Ce type de progiciel se présente sous la forme d’une imbrication d’applications informatiques qui émanent toutes du même éditeur de logiciel. Chaque applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. est alors communément appelée « module ». Le choix des modules à implémenter au sein de l’organisation dépend totalement du besoin de l’entreprise : chaque module couvre un périmètre bien précis de gestion d’un département, et il peut en être installé autant que nécessaire.
Les progiciels de gestion intégrés sont présents sur le marché depuis plus de 20 ans. Ils équipent désormais plus de la moitié des PME françaises. En plus des nombreux logiciels que proposent les éditeurs, plusieurs entreprises ont fait le choix de développer leur propre solution via une plateforme ouverte.
Peu importe le domaine d’activité, la taille ou la stratégie d’une société, une solution ERP répond forcément aux besoins vitaux de n’importe quelle organisation. Cependant, la mise en place d’un PGI réclame souvent plusieurs mois de préparation. Il faut notamment paramétrer la solution, développer certains applicatifs spécifiques et former les utilisateurs au logiciel.
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Un ERP rassemble via une base de données les fonctions essentielles de l’entreprise avec un outil unique
1. Section achats et stocks
- Fournisseurs
- Commandes
- Partie logistique
- Gestion des stocks
2. Ventes et gestion commerciale
- Gestion clientèle
- DevisDocument écrit dans lequel le vendeur s’engage à proposer un bien à un certain prix, et qu’il ne peut pas modifier tant que l’acheteur n’a pas exprimé son avis de rétractation.
- Facturation
- Gestion des sites e-commerce
3. Gestion comptable
- Comptabilité
- ImmobilisationsPeuvent être de nature corporelles, incorporelles ou financières. Ce sont des biens qui ont pour but de servir de manière durable l’entreprise.
- Partie analytique
4. Gestion de la production
- Gestion des machines disponibles
- Outils de planification
- Consignes de fabrication
- Qualité et conformité
5. Gestion des ressources humaines
- Données du personnel
- Paie
- Formation
6. Mise en place de la stratégie globale
- Contrôle de gestion
- Gestion des différents budgets
- Indicateurs
- Prévisions
- Scénarisation
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|---|---|---|---|---|---|
| Caractéristiques globales | |||||
| Notoriété de l’éditeur / expertise |  | | | |  |
| Réseau de revendeurs | | | | | |
| Ergonomie / Intuitivité | | | | | |
| Facilité de paramétrage | | | | | |
| Pérennité de la solution (mises à jour) | | | | | |
| Accessibilité coûts / enveloppe budget |  | | | | |
| Fonctionnalités spécifiques | |||||
| Couverture fonctionnelle (gestion facturation, suivi de l’avancement des affaires) |  | | | | |
| Personnalisation (taille, effectif, spécificité métier) | | | | | |
| GPAO à l’affaire |  | | | | |
| Gestion des coûts de revient | | | | | |
| Nomenclature multi-niveaux | | | | | |
| Installation / traçabilité | | | | | |
| Fonctionnalités extra | | | | | |
| Plateforme / hébergement | |||||
| SaaS | | | | | |
| On premise | | | | | |
| Références clients | |||||
| Société |  |  |  |  |  |
| Témoignage | Notre métier évoluait, même si la partie gestion commerciale était suffisante, on avait besoin d’avoir un outil un peu plus performant pour la gestion de production. On s’est rendu compte d’un vrai gain de productivité, la gestion des stocks est plus poussée et approfondie. | Le module « Fabrication » propose un ensemble de fonctions et d’indicateurs pour planifier les commandes de matières premières en fonction du stock entreposé, programmer l’opération de production, visualiser le prix de revient et donc contrôler les marges. | La fabrication de chacun des composants d’un véhicule nécessite une planification rigoureuse, des plannings de conception aux délais de livraison ou de construction, en passant par les améliorations progressives et la production finale. | On utilise SAP quotidiennement pour gérer nos stocks, notre production ainsi que la matière première. Leur outil offre de nombreux avantages, il nous permet une visibilité sur la production en temps réel. | Le fait d’avoir un intégrateur spécialisé dans le secteur de l’industrie nous est apparu comme un gage de compréhension dans nos futurs échanges ainsi qu’une garantie de compréhension de nos besoins. |
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Un ERP permet à l’entreprise d’être plus performante et contribue à son développement
Un progiciel de gestion inclus tend à réduire le temps de marché, se charge de raccourcir les cycles de gestion, augmente la vitesse de prise de décision et améliore plus globalement l’entreprise dans sa capacité à réagir aux soubresauts de l’environnement auquel l’organisation est confrontée.
Une entreprise qui gagne en efficacité
Un logiciel ERP globalise la traçabilitéProcessus qui permet de suivre la création d’un produit de sa production à sa vente. des opérations, effectue l’alignement des pratiques, et permet de partager les standards de qualité et synchronise les fonctions majeures de l’entreprise. Cette dernière, qui bénéficie désormais d’une “lecture” plus simple garantit la piste d’auditExpertise professionnelle permettant de juger l’état d’un dossier, processus ou système dans l’entreprise. Peut-être un audit de système d’information. et tend à favoriser l’amélioration continue.
Une entreprise qui communique davantage
Un PGI amène à une véritable transparence en ce qui concerne les opérations et les stocks. Grâce à l’intervention du logiciel, tout est désormais plus fluide, cohérent et l’information est davantage partagée entre les différents corps de métier. Etant davantage ouverte, l’entreprise permet ainsi d’innover de manière collective et d’inclure de nouvelles compétences.
Une expérience client améliorée
Le logiciel permet une transmission plus rapide de l’information. Il est extrêmement précis sur le plan logistique et est très fiable à propos des différentes tâches effectuées. Un progiciel de gestion intégré enrichit durablement le contenu liée à la relation client.
Les bases de l’ERP désormais surpassées par des solutions de gestion intégrées apportant des solutions ultra-performantes pour une organisation.
Les entreprises doivent mener des révisions stratégiques pour s’adapter à l’évolution de leur secteur d’activité. Une solution de gestion incluse développée avec les technologies actuelles ajoute à l’indice de performance apporte beaucoup en terme de flexibilité et permet d’innover toujours plus.
Ces solutions qui apportent de nombreuses ouvertures donnent la possibilité aux entreprises de fonctionner de manière très large. Les organisations peuvent inclure leurs commerciaux nomades, leurs collaborateurs en version télétravail, gérer leurs stocks situés à distance, leurs structures. Cela fonctionne aussi avec les fournisseurs et clients dans une parfaite cohérence.
Il est possible de connecter plusieurs applications entre elles, comme des sites e-commerce, des softs machines avec des solutions de gestion intégrées, correspondantes aux besoins de l’entreprise d’aujourd’hui.
Les progiciels misent tout sur la stratégie et la vitesse d’exécution. Les meilleurs outils sont dotés d’outils décisionnels, d’une gestion électronique des documents et des mécanismes de workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service. qui incitent les collaborateurs à prendre davantage d’initiatives sur le terrain. Ce qui améliore globalement la pratique.
Couverture d’un PGI
Lorsqu’une entreprise ne possède pas de progiciel de gestion intégrée, le problème le plus fréquemment cité est qu’il existe un système d’information – abrégé SI – par service. Cela ne permet pas une communication optimale inter-départements. Lors de l’acquisition d’un PGI, le premier intérêt est d’avoir un SI commun à toute l’entreprise et donc une gestion optimale des données.
Un PGI a pour but d’aider à la gestion de l’entreprise dans sa globalité. Il permet de couvrir différents départements de l’entreprise en proposant des modules de gestion de l’activité, de gestion des achats et des ventes ainsi que la gestion des stocks, de gestion des ressources humaines ou encore de gestion de la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. par exemple.
Avantages en termes techniques
Le premier avantage technique de ces logiciels de gestion intégrée est l’utilisation d’une base de données commune : cela permet une communication entre les différents modules, ce qui élimine le risque de doublons, d’erreurs et de ressaisies manuelles.
Cette base de données unique permet aussi une mise à jour en temps réel : lorsqu’une information est entrée dans l’un des modules, elle se met automatiquement à jour dans les autres. Par exemple, lorsqu’un devisDocument écrit dans lequel le vendeur s’engage à proposer un bien à un certain prix, et qu’il ne peut pas modifier tant que l’acheteur n’a pas exprimé son avis de rétractation. est validé, il faut que les stocks se mettent automatiquement à jour dans le module dédié et envoyer les données nécessaires à la facturation.
Enfin, le PGI s’avère aussi être utile pour les audits puisqu’il permet de retrouver et d’analyser l’origine de chaque information entrée dans le logiciel.
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Avantages en termes d’organisation
En termes d’organisation, le progiciel de gestion intégrée a pour avantage de standardiser et donc d’améliorer les processus ainsi que les données de l’entreprise. Ainsi, l’entreprise peut observer un gain de productivité et de réactivité. Le PGI est aussi un outil qui permet d’avoir une meilleure productivité des salariés : cela est possible grâce à une mise à jour en temps réel – il n’est plus nécessaire de chercher les informations – ou encore l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. de certaines écritures comptables. Les tableaux de bord aident notamment à voir le plus clairement possible la situation de l’entreprise et d’en faire des rapports complets.
Dans le cas d’une entreprise multinationale ou travaillant avec des clients à l’étranger, le PGI permet de travailler en multilingues et multidevises. Cela simplifie grandement les relations des entreprises avec leurs clients et leurs fournisseurs.
Le PGI procure aussi une utilisation évolutive puisque qu’il est une combinaison de modules et qu’il est donc facile d’intégrer ou d’enlever de nouvelles applications : à chaque nouveau besoin, il est possible d’adapter le logiciel.
Le progiciel de gestion intégrée peut aussi avoir des capacités prédictives et permet par exemple de prévoir la demande afin de planifier au mieux toutes les ressources matérielles en fonction des différentes informations dans les modules.
Le PGI peut aussi avoir une option mobilité ce qui signifie que les équipes itinérantes sont en capacité de constamment accéder au logiciel et de mettre les données à jour, ou tout simplement de récupérer les données nécessaires à la création d’un devisDocument écrit dans lequel le vendeur s’engage à proposer un bien à un certain prix, et qu’il ne peut pas modifier tant que l’acheteur n’a pas exprimé son avis de rétractation. par exemple.
Avantage en termes de coûts
Les coûts de gestion de l’information peuvent aussi être mieux maîtrisés grâce à des informations financières et de gestion produites de manière plus efficace et efficiente. Grâce à ces caractéristiques, les délais sont minimisés et les coûts plus facilement identifiables.
Les coûts administratifs sont aussi réduits puisque la saisie multiple est évitée grâce à la base de données commune à tous les services. Enfin, les entreprises possédant un PGI observent un meilleur ROI – Retour sur Investissement – de leur activité et l’atteignent aussi plus rapidement.
Enfin, certaines dépenses peuvent être réduites grâce à des coûts de formation diminués puisqu’il y a qu’un seul logiciel à prendre en main pour plusieurs départements de l’entreprise.
Même s’il peut sembler complexe à mettre en place, puisqu’il faut connaitre dans les détails tous les processus métier, le progiciel de gestion intégrée propose de vraies améliorations dans le fonctionnement de l’entreprise. Certaines caractéristiques sont évidemment à prendre en compte, telles que les coûts liés au déploiement et à la maintenance de la solution ; il faut aussi prendre en compte une certaine dépendance à l’éditeur car il est préférable de ne pas changer de fournisseur de solution et donc de s’assurer du bon choix dès le début. Enfin, il faut aussi prendre en compte la nécessité d’une infrastructureDans le domaine de l’informatique, l’infrastructure désigne l’ensemble du matériel de l’entreprise, qualifié aussi de Hardware (en opposition aux logiciels / Software). On y retrouve par exemple les serveurs, la sécurité, les PCA/PRA, les baies de brassage, etc… Dès maintenant,Identifiez la solution qui correspond à vos besoins ! Comparateur et Évaluateur de solutions d’infrastructures TI adéquate puisque la base de données unifiée que propose ce genre de solution de gestion intégrée est souvent volumineuse. Mais ces inconvénients ne doivent pas être un obstacle à la mise en place d’un PGI puisque les avantages vus auparavant sont bien plus importants.
Si vous souhaitez implémenter un progiciel de gestion intégrée, vous pouvez consulter notre article pour savoir comment définir précisément votre budget ERP, ou vous pouvez vous rendre sur notre comparateur pour trouver en 5 minutes la solution qui répond à vos besoins.
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