Avantages ERP, commercial, production GPAO | CELGE

Quels sont les avantages d’un logiciel ERP ?

entreprise femmes hommeLes organisations professionnelles sont confrontées à différentes missions quotidiennes de gestion que l’on retrouve dans l’exercice de leur activité. Il peut être parfois difficile d’assurer un suivi optimal des ressources d’une entreprise sans amputer le temps alloué à la réalisation de l’activité. Le respect des exigences sociales, fiscales et commerciales ne devrait pas demander une quantité travail supérieure aux autres missions de l’entreprise, parfois fondamentales.

Par ailleurs, un déséquilibre entre le respect des contraintes légales et l’atteinte du seuil de rentabilité peut nuire aux relations de travail dans l’entreprise et participer à dégrader les rapports entre collaborateurs.

78 % des salariés ne sont pas satisfaits de la gestion des ressources humaines dans leur entreprise

Selon un sondage réalisé par Qapa en février 2017

71 % des salariés jugent que le management dans leur entreprise est peu innovant

Selon un sondage BVA datant de décembre 2017

Logiciel ERP : qu’est-ce que c’est ?

Le sigle ERP signifie Enterprise Resource Planning et consiste à planifier les ressources et les informations d’une entité pour optimiser les décisions prises. Il s’agit souvent d’une base de données qui collecte et centralise tous les mouvements (en termes de stocks, de production, d’achats, de ventes, de dettes ou créances, etc.) pour les enregistrer dans les documents d’activité de l’entreprise.

Quels atouts pour la compétitivité de la société ?

1. Centralisation des informations

Les logiciels ERP permettent, lorsqu’une nouvelle pièce comptable est émise (comme une facture, un bulletin de paie, un avis d’imposition, etc.), de l’enregistrer par le biais d’une seule entrée qui peut être le pôle commercial, la direction des ressources humaines ou le service comptabilité. Cet enregistrement va se répercuter sur l’ensemble des documents et bases de données utilisés par les différents services de l’entreprise concernée. Sans logiciel ERP, une simple opération commerciale peut aboutir à des erreurs multiples ou des pertes de temps de travail puisque, comme vu précédemment, elle mobilise plusieurs services professionnels disposant de compétences diverses et intervenant à des étapes différentes du processus,  optant pour la re-saisie.

2. Gain de temps

Cet enregistrement via une seule entrée évite ainsi les doublons, c’est-à-dire l’enregistrement redondant d’une opération. Cela peut avoir des conséquences directes pour les finances de l’entreprise car des erreurs de paiements peuvent survenir ou même des sanctions fiscales par l’État.

3. Profiter de l’expérience des autres

directeur et collaborateurs

En choisissant un éditeur ERP, vous profitez aussi de l’expérience des autres entreprises clientes pour la productivité et l’optimisation des flux. En effet, lorsqu’un développement d’évolution du logiciel est réalisé, c’est souvent suite à un besoin identifié auprès des sociétés utilisatrices du logiciel. Les bonnes pratiques d’une entreprise qui réussit peuvent ainsi se retrouver au sein de votre organisation.

4. Réduction des erreurs

Au-delà de l’avantage évident en termes de réduction du temps de travail, les logiciels ERP vont également permettre de réduire les erreurs ou du moins de mieux les identifier (puisque chaque opération ne dispose que d’une seule source). Lorsqu’une erreur est constatée, il est beaucoup plus facile de savoir qui a enregistré l’opération et de voir où se situe l’erreur commise. Cela épargne aux responsables d’une entreprise de devoir réaliser une enquête interne.

5. Meilleure polyvalence des équipes

Par ailleurs, l’utilisation d’un ERP instaure des méthodes de travail harmonisées et donne plus de facilité pour flexibiliser une équipe (départ, congé). Les logiciels ERP évitent ainsi qu’un membre du personnel devienne irremplaçable du fait d’informations collectées. A l’aide de cet outil, le remplacement d’un collaborateur et la formation sont facilités. L’entreprise devient compétitive face aux mouvements de personnel.

6. Sécurité des données

En règle générale, ces logiciels de gestion de production GPAO ou gestion commerciale CRM sont déployés sur des serveurs sécurisés qui offrent une protection maximale des données et des informations contre les pertes, vol ou destruction accidentelle (il est très facile et rapide de supprimer un document numérique). Ce cadre de protection permet une meilleure organisation de l’entreprise et une traçabilité optimale des opérations enregistrées.

7. Tableaux statistiques

Ces logiciels peuvent également produire des tableaux de bord précieux au directeur commercial (ou autre service). A l’aide de statistiques d’activité, la direction d’une entreprise peut bâtir une stratégie commerciale optimale. Il est par exemple possible d’évaluer les coûts de gestion des différents services de l’entreprise afin d’observer les postes où des réductions de dépenses sont envisageables.

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Comment réussir l’installation du logiciel ERP idéal ?

hommes ordinateur et feuille
La mise en place d’un logiciel ERP requiert une formation des salariés, collaborateurs et cadres.

La mise en place d’un logiciel ERP nécessite un travail d’ingénierie numérique ainsi qu’une formation des salariés, collaborateurs et cadres afin qu’ils partagent la même culture sur l’utilisation de cet outil. Les utilisateurs devront tous envisager le changement de méthode de travail qu’implique l’achat d’un logiciel ERP. Cette culture commune n’est pas naturelle dans une entreprise.

Qui est concerné dans l’entreprise ?

Lorsqu’une facture entrante ou sortante arrive dans l’entreprise, l’opération peut passer par le service commercial puis par les responsables du stock de marchandises et/ou de matières premières et terminer le processus par le service de comptabilité pour les aspects bancaires et fiscaux (avec la TVA). Les logiciels ERP permettent, lorsqu’une nouvelle pièce comptable est émise (comme une facture, un bulletin de paie, un avis d’imposition, etc.), de l’enregistrer par le biais d’une seule entrée qui peut être le pôle commercial, la direction des ressources humaines ou le service comptabilité.

Les logiciels ERP permettent ainsi de réduire les erreurs commises, quelles qu’elles soient, tout en réduisant le temps de travail dédié aux missions de contrôle, de comptabilité et de fiscalité. Ces gains, non négligeables, permettent à la structure professionnelle de se concentrer davantage sur son cœur de métier et de développer les missions indispensables de prospection commerciale.

Comment choisir mon prestataire ?

Afin de choisir votre prestataire, il faudra revoir toutes les caractéristiques énumérées auparavant et voir quels éditeurs y correspondent. Étant donné que ces recherches peuvent s’avérer fastidieuses, n’hésitez pas à consulter notre comparateur 100% gratuit, référençant plus de 7000 solutions afin de trouver le progiciel qui répondra à vos besoins.

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