Logiciels de gestion PME : 7 outils contre les mauvaises habitudes qui nuisent à votre productivité

Les PME représentent 48,5 % de l’emploi salarié et 99,9 % du nombre total d’entreprises en France. Certaines études, comme celle du Cabinet Deloitte associé à Facebook datant de 2017, ont montré que les PME ont accumulé un retard sur le sujet de la transformation digitale et que 53 % d’entre elles expliquent ce retard par un manque de savoir-faire technique en interne. Par ailleurs, ce même rapport énonce que les PME qui optent pour des outils numériques favorisant l’efficacité améliorent leur chiffre d’affaires, leurs bénéfices tout en réduisant certains coûts. Tour d’horizon des solutions numériques qui peuvent vous aider à aller plus vite au travail tout en gagnant en efficacité.

1- Mauvaise habitude : la re-saisie comptable manuelle

Les logiciels de gestion comptable

Afin d’éviter d’entrer manuellement les opérations d’entrées et de sorties dans votre journal comptable, certaines entreprises proposent des logiciels comptables complets qui évitent les erreurs. Cela peut aller de l’enregistrement des pièces comptables afin d’établir le Compte de résultat et le Bilan de l’entreprise jusqu’à une intégration automatique des devis et factures. Certains logiciels peuvent même générer vos factures et les comptabiliser directement dans les comptes correspondant afin de vous faire gagner du temps sur ces missions chronophages. Cela permet, en outre, un meilleur suivi des opérations en cours telles que la réponse à un devis, le paiement d’un acompte ou de la prestation livrée.

2 – Mauvaise habitude : la création manuelle des fiches de paie

La gestion numérique des fiches de paie

La production et la gestion des fiches de paie peuvent représenter une source importante de difficultés pour l’entreprise. Entre les congés payés, les congés pour maladie ou encore les modifications de taux de calcul pour certaines cotisations sociales ou patronales, l’établissement d’une fiche de paie peut faire perdre beaucoup de temps aux employeurs. Certains logiciels permettent d’une part d’évaluer le coût réel de l’embauche d’un salarié (comprenant le salaire net, les charges sociales et patronales) mais également de produire des fiches de paie aux normes comptables en vigueur. Toutefois, l’accompagnement par un expert comptable sur ces missions spécifiques est vivement conseillé.

3 – Mauvaise habitude : vendre sans prévisions et seuil de rentabilité

Les outils de gestion commerciale

Dans le cadre d’une activité de commerçant, il peut être pertinent de faire appel à des logiciels qui évaluent automatiquement la pertinence du modèle économique. Calcul des marges commerciales, du seuil de rentabilité ou du prévisionnel financier sont autant d’éléments que des logiciels peuvent fournir rapidement. Cela permettra à leurs usagers de définir facilement les prix de vente, le montant des charges à ne pas dépasser ou encore le besoin en chiffre d’affaires en termes de jour ou de mois. Ces logiciels peuvent aider à calculer l’élasticité prix, c’est-à-dire la capacité qu’a un commerçant d’augmenter ses prix sans réduire d’autant sa clientèle.  

4 – Mauvaise habitude : la gestion de stock sans logiciel

La gestion optimale des stocks

Contrairement aux grandes entreprises qui ont la capacité d’organiser régulièrement des inventaires complets de leurs stocks, certaines PME ne peuvent pas se permettre d’avoir des erreurs ni des incertitudes concernant le volume de marchandises détenu. Certains logiciels permettent de connaître le volume du stock mais également d’informer l’entreprise sur les réassorts nécessaires afin d’éviter les ruptures de stocks. Cela évite de devoir observer son stock quotidiennement pour savoir quels stocks sont faibles ou trop élevés. Par ailleurs, dans la vente alimentaire au détail par exemple, les dates limites de consommation (DLC) et les dates limites d’utilisation optimale (DLUO) doivent absolument être prises en compte.  

5 – Mauvaise habitude : gérer son personnel sans solution RH

L’amélioration de la gestion en ressources humaines

Le monde de l’entreprise se caractérise par un spécialisation des tâches entre différents salariés, collaborateurs, cadres et membres de la direction. Pour éviter de perdre de l’énergie en gestion du personnel, que ce soit sur les aspects opérationnels, stratégiques ou sur les droits sociaux de chaque employé, des solutions numériques existent. Ainsi, des logiciels proposent de générer les plannings de vos employés en fonction de leurs contraintes horaires, d’autres peuvent vous permettre de planifier des réunions aux créneaux horaires les plus pertinents pour tous ou enfin de gérer plus facilement la prise de congés. Concernant l’organisation des équipes, certaines solutions proposent des tableaux de tâches numériques afin de savoir quel employé doit réaliser telle mission et dans quels délais. Ces solutions fluidifient le dialogue social et évitent les conflits éventuels qui peuvent survenir.  

6 – Communiquer sur le web de manière disparate

L’automatisation de la communication digitale

La communication sur des supports numériques peut devenir une mission très chronophage et très coûteuse si l’on recrute un community manager (gestionnaire de la communauté web) ou si l’on travaille avec des graphistes indépendants. Néanmoins des solutions existent pour faire la promotion d’une entreprise, d’une marque ou d’un produit facilement sur le web. Ainsi, des outils permettent de gérer ses publications sur les réseaux sociaux sur une seule et même plate-forme : on peut publier sur tous les réseaux en même temps plutôt que les faire un par un. Certaines plate-formes permettent également de concevoir facilement des visuels graphiques et esthétiques soi-même et des sites proposent de pouvoir envoyer des newsletters ou des mails commerciaux en segmentant les contacts mails. Ces solutions permettent de gagner du temps et de pouvoir cibler au mieux ses prospects selon leurs profils. Couplées avec un plan de communication semestriel ou annuel, elles vous rassurent dans la vision d’entreprise et les objectifs à atteindre.  

7 – Négliger la veille logicielle

Les autres logiciels pour optimiser son activité

D’autres logiciels existent pour assurer différentes missions du quotidien de l’entreprise. Cela peut passer par une connexion en temps réel avec sa banque pour connaître les opérations effectuées. Cela peut également concerner le déploiement de chatbot qui permet de discuter de manière automatique avec un consommateur afin de le renvoyer vers les pages pertinentes de votre site. D’autres logiciels permettent également une gestion facilitée des archives d’une entreprise en fonction des durées légales de conservation des documents sociaux, commerciaux ou fiscaux. Mettez en place une veille logicielle sur votre secteur d’activité et analysez les solutions utilisées par vos confrères pour rester à la pointe de la technologie en matière de productivité.   Grâce à la numérisation du monde professionnel, il est désormais possible et souhaitable d’automatiser certaines tâches répétitives et chronophages afin de gagner du temps et pouvoir se concentrer sur le développement de son activité. Dans le contexte d’une transformation digitale inévitable, les PME doivent engager ce mouvement au risque de perdre en efficacité, en profitabilité et in fine de perdre des parts de marché.