Logiciel ERP : les questions fréquentes des internautes | CELGE

Questions fréquentes à propos des logiciels ERP

femme questionLes logiciels ERP sont plébiscités par les entreprises conscientes de la nécessité absolue de procéder à leur transformation digitale. Les avantages qu’elles peuvent en tirer sont très nombreux. Pour celles et ceux qui exprimeraient encore quelques incertitudes, souvent dues à une méconnaissance des offres, voici quelques concepts-clés. Ils vont vous faire découvrir pourquoi un logiciel ERP doté des bonnes fonctions, et d’un mode de fonctionnement approprié, permet aux entreprises de maintenir leur croissance.

Glossaire

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

La planification des ressources de l’entreprise (ERP-Enterprise Resources Planning) est un processus utilisé par les organisations pour gérer et intégrer les parties importantes de leurs activités. Les logiciels ERP sont importants pour les entreprises car ils les aident à mettre en œuvre la planification de leurs ressources.

schéma ERP

Ils ont les capacités d’intégrer tous les processus-métiers nécessaires au fonctionnement de leur organisation avec un seul système. Un logiciel ERP peut intégrer à la fois la planification, la comptabilité, les achats, la gestion de stock, les ventes, le marketing, les finances, les ressources humaines, etc…

Ce qui différencie l’outil ERP des autres logiciels de gestion, depuis sa création dans les années 1970, est qu’il intègre systématiquement une gestion comptable.

 

 

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Qu’est ce qu’un logiciel ?

Un logiciel est un ensemble d’instructions et de données qui exécutent des tâches spécifiques. Contrairement au matériel, qui décrit les aspects physiques d’un ordinateur, le logiciel est un terme générique utilisé pour désigner les applications, les scripts et les programmes qui s’exécutent sur un appareil. Le logiciel peut être considéré comme la partie variable d’un ordinateur et le matériel comme sa partie invariable.

Les logiciels sont divisés en logiciels d’application, qui répondent à des besoins spécifiques, et en logiciels système. Ces derniers comprennent les systèmes d’exploitation qui assurent le fonctionnement des logiciels d’application pour un matériel spécifique. Word et Excel sont respectivement des logiciels de traitement de texte et tableur. Windows, Linux ou Mac Os sont des systèmes d’exploitation. Les logiciels, soumis au droit de la propriété intellectuelle, peuvent être achetés ou librement téléchargés. Les Shareware ou Freeware sont plus ou moins distribués gratuitement. L’Open Source définit un type de logiciels dont le code source est modifiable et dont les utilisateurs acceptent de ne pas limiter la distribution des améliorations.

Quelle est la différence entre les termes « logiciel » et « progiciel » ?

Si un logiciel peut être générique ou destiné à adresser une gamme de besoins, le progiciel sert plutôt à informatiser des processus spécifiques. Comme son nom l’indique, il est plutôt créé pour résoudre des problèmes professionnels. Parmi les logiciels d’application on retrouve les logiciels de productivité, qui comprennent des outils tels que les traitements de texte et les tableurs. Vous êtes aussi certainement familier des logiciels de présentation, également connus sous le nom de slideware. Les logiciels graphiques sont aussi très utilisés.

Les progiciels sont des logiciels de marché verticaux ou spécifiques à un secteur. On peut citer, par exemple, les applications bancaires, d’assurance et de vente au détail. Ces logiciels spécialisés peuvent être développés aussi bien en interne par les services informatiques de l’entreprise, que par des sociétés spécialisées. On les appelle sociétés de services informatiques, elles peuvent aussi être des startups ou des freelances. Pour les progiciels dont l’importance est stratégique ce sont plutôt de grands éditeurs internationaux, comme IBM, Microsoft, SAGE ou SAP qui créent les progiciels.

Quelle différence entre un logiciel et une application ?

Il arrive que ces deux termes soient souvent confondus par abus de langage.

Le logiciel représente un ensemble de programmes ou de modules imbriqués. Il permet grâce aux modules et programmes qui le composent de réaliser des tâches vastes et complexes.

Une application quant à elle est un programme moins étendu que le logiciel. L’application permet de répondre à un besoin brut et précis, sans trop de besoins de paramétrage.

À titre de comparaison, le fonctionnement d’un logiciel peut être paramétré de plusieurs façons. Ce qui n’est pas le cas d’une application qui offre moins de marge de manœuvre.

Qu’est-ce que le système d’information d’une entreprise ?

(SI : Système d’Information)

Le système d’information d’une entreprise regroupe toutes les ressources qui lui permettent de bénéficier de la numérisation pour ses activités. L’infrastructure matérielle est constituée des ordinateurs et des terminaux mobiles qui sont le point d’entrée du système d’information de l’entreprise. On peut désormais leur ajouter les capteurs et actionneurs de l’internet des objets (IoT), notamment dans le monde de l’industrie. L’infrastructure logicielle regroupe les applicatifs et les progiciels qui optimisent les activités de tous les secteurs de l’entreprise. On peut leur ajouter les utilitaires, outils de sauvegarde par exemple, et les logiciels de communication.

Avec l’avènement de la virtualisation, le cloud fait désormais partie intégrante du système d’information de l’entreprise. La généralisation de la connexion des entreprises à un internet haut débit révolutionne le système d’information des entreprises. Plutôt que d’investir dans des systèmes internes coûteux à acquérir, maintenir et à faire évoluer elles on recours à la virtualisation. Elles accèdent à toutes leurs applications depuis un navigateur qui les connecte à un cloud. L’exploitation de leurs ressources se fait de la même manière qu’auparavant. Cependant c’est désormais l’opérateur du cloud qui est responsable de l’exécution, de la maintenance, de la sécurisation et de la mise à niveau de l’infrastructure. De plus, la montée en charge est assurée automatiquement et la facturation se fait à la consommation.

Quel est le rôle de l’information dans l’entreprise ?

L’information assure la cohésion et la réactivité au sein d’une entreprise. Elle permet d’innover et de s’adapter à son environnement. Elle est en outre source de motivation et d’implication de la part de l’ensemble des collaborateurs.

Pour être efficace, l’information doit alors être uniformisée et centralisée. Ce qui garantit une prise de décision efficace.

 

SI (Système d’Information) : qu’est-ce qu’un processus dans une entreprise ?

On parle aussi de processus métier. De façon globale, on entend par processus un ensemble d’opérations qui sont effectuées fréquemment par l’entreprise afin d’atteindre ses objectifs. Il peut s’agir d’objectifs de production, d’objectifs opérationnels, managériaux ou encore d’objectifs liés au support (maintenance, gestion de parc, locaux, paie).

Le rôle de l’ERP est alors d’accompagner l’entreprise dans le pilotage de ces processus.

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Pourquoi déployer un ERP dans une entreprise ?

Pour faire des économies

En unifiant les systèmes existants avec un ERP, vos collaborateurs utilisent leur temps de travail et leurs compétences plus efficacement. Ils n’ont plus à traquer une seule information sur plusieurs systèmes. La base de données centrale rend les informations beaucoup plus faciles à retrouver. Les utilisateurs n’ont plus à être formés sur des outils distincts et éparpillés. Des économies substantielles sont ainsi réalisées.

Pour améliorer la collaboration

équipe soudéeLes logiciels ERP améliorent la collaboration grâce à une source unique de vérité à partir de laquelle travailler. Une base de données centrale réduit les hésitations ou les blocages pendant les projets puisque tous les membres de l’équipe ont accès aux mêmes données.

Toutes les informations sont compilées, stockées, partagées et accessibles via un système unique. Il n’y a pas lieu de se préoccuper de la précision, de l’exhaustivité ou de la sécurité des fichiers. Cela permet de réduire les éventuelles erreurs dues à l’utilisation de données incorrectes, ce qui réduit encore les coûts.

Pour effectuer une veille économique

Un ERP enregistre et stocke toutes les données saisies par les utilisateurs. Il constitue un excellent outil de veille économique capable de générer plus facilement et plus rapidement divers rapports. La plupart des solutions ERP proposent des tableaux de bord personnalisables afin que les dirigeants puissent accéder aux rapports d’activité dès leur première connexion au système.

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Pour libérer les compétences des collaborateurs

femme Un ERP automatise vos tâches les plus fastidieuses. La base de données du logiciel élimine les tâches redondantes telle que la saisie de données et permet au système d’effectuer des calculs complexes en quelques minutes.

Les membres de votre équipe peuvent ainsi consacrer plus de temps à un travail plus réfléchi. Cela augmente votre retour sur investissement en matière de main-d’œuvre. De ce fait, l’ERP augmente la productivité, l’efficacité et la rentabilité de votre organisation.

 

Pour augmenter la satisfaction client

La plupart des ERP disposent d’un outil de gestion de la relation client (CRM) ou peuvent lui être intégrés. Avec un ERP, votre CRM accède aux données de toutes les fonctions de l’entreprise. Un CRM intégré est capable de produire des détails tels que l’historique des commandes et les informations de facturation. Votre équipe possède une vision plus globale de vos clients afin de mieux comprendre leurs besoins. Une visibilité accrue des besoins de vos clients aide à mieux formuler une stratégie commerciale pertinente.

Pour être en conformité et gérer les risques

sécurité rgpdLes entreprises sont tenues de respecter les réglementations en matière d’environnement, de sécurité de l’information et des ressources humaines. De nombreux ERP disposent d’outils qui aident à documenter des éléments comme l’utilisation de produits chimiques ou les dispositions fiscales (loi anti-fraude pour logiciel de caisse, conformité RGPD). Il devient facile de rédiger automatiquement des rapports et de les envoyer aux organismes régulateurs concernés (DSN).

Les ERP proposent des outils de gestion des risques. Leur fiabilité et leur précision améliorent la gestion financière globale. Avec ces informations vous créez des budgets, des calendriers et des plans de développement de produits plus sûrs.

Pour surveiller les stocks au plus près

L’ERP  améliore votre Supply Chain Management au quotidien. L’automatisation des tâches des équipes (codes-barres, étiquettes RFID, numéros de série) permettent une veille en temps réel, sur le stock à chaque étape de la chaîne d’approvisionnement.

La visibilité accrue sur l’entrepôt optimise le processus de prélèvement, d’emballage et d’expédition. Les technologies de suivi fournissent des chiffres précis. Les utilisateurs de l’ERP configurent des KPI : indicateurs-clés personnalisés de performance. Ils savent quels produits circulent le plus rapidement et ceux qui augmentent les coûts de transport.

Les gestionnaires d’entrepôts obtiennent des données en temps réel sur leurs stocks et prennent des décisions commerciales plus pertinentes et plus précises.

Pour mieux planifier la production et la gestion des ressources

Le logiciel d’ERP gère la fabrication et fournit un aperçu de toutes ses étapes. Cela permet d’optimiser les calendriers de production et les disponibilités d’équipements et de main-d’œuvre pour maximiser la performance industrielle. La gestion en temps réel des immobilisations permet de planifier la maintenance des équipements pour réduire les temps d’arrêt imprévus. La rentabilité est accrue et les relations au sein de la chaîne d’approvisionnement sont optimisées.

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Quel périmètre de gestion couvre l’ERP ?

Le logiciel ERP couvre la gestion de l’activité ainsi que la gestion comptable. À ce titre, il couvre un large spectre de processus propres à l’entreprise.

 

Gestion des achats

Une gestion des achats optimale permet aux entreprises de réduire leurs coûts tout en maximisant leur retour sur investissement (ROI). Au sein d’un ERP, la gestion de ce processus permet une prise de décision proactive.

Gestion des ventes

Elle fait partie des processus métiers cruciaux pour une entreprise commerciale. L’ERP assure ainsi une meilleure planification et organisation ainsi que de meilleures ventes pour toute entreprise de production.

Gestion comptable

La gestion comptable comprend la comptabilité clients, celle fournisseurs, la gestion des immobilisations et du personnel. L’ERP permet à ce processus de définir une meilleure organisation financière de l’entreprise.

Gestion de la production

L’ERP permet ici de mettre en œuvre une planification avancée des ressources (financières, matérielles, humaines) et de leur ordonnancement. Il assure en outre le contrôle et la traçabilité de la chaîne de production de l’entreprise.

 

Contrôle de gestion

Le processus de contrôle de gestion permet à l’entreprise de mettre en œuvre un système de pilotage garantissant un rapport optimal entre les moyens engagés et l’activité ou les résultats de la structure. Ces moyens engagés peuvent être financiers ou humains.

Gestion des stocks

Processus indispensable à la pérennité de l’entreprise, la gestion des stocks doit être des plus précises. L’ERP assure un taux de rotation des stocks cohérent et l’optimisation des dépenses y afférent.

 

Comment utiliser le logiciel ERP ?

schéma PGI - ERPPour bien utiliser votre logiciel ERP il faut suivre quelques règles de base. Normalisez les processus et les données d’entreprise afin que toutes les applications partagent une définition unique des données, des règles de traitement et des normes de format.

Distribuez le contrôle du traitement aux sources de l’information. Un logiciel d’ERP vous permet de répartir la saisie des données et l’accès à toutes les parties de l’organisation. Les informations sont actualisées en temps réel, plus précises et traitées en une seule fois.

Utilisez les capacités d’automatisation des processus en faisant passer l’information électroniquement d’un rôle à l’autre. Les transactions sont transmises instantanément et cela réduit d’autant plus les temps de latence avec les communications clients.

Intégrez votre ERP avec les systèmes de vos clients et fournisseurs afin qu’ils accèdent et procurent des informations plus rapidement avec plus de précision. La plupart des ERP disposent d’outils qui permettent à des parties externes de communiquer avec votre système tout en préservant l’intégrité et la sécurité des données.

Business Intelligence : utilisez des outils analytiques pour définir des objectifs à fixer au système de transaction et pour rendre compte de l’état réel de la situation par rapport à ces objectifs. Comme le système ERP fonctionne avec un modèle de données unique, la production de rapports nécessite moins d’efforts et ses résultats sont plus rapides.

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Quelle différence entre ERP et PGI ?

ERP est un acronyme pour Entreprise Resources Planning tandis que PGI signifie Progiciel de Gestion Intégré.

Ces deux termes désignent en fait le même outil informatique. Un logiciel qui facilite le pilotage d’une entreprise.

Les progiciels de gestion intégrés représentent un investissement important. Ils sont développés sur-mesure avec toutes les limitations fonctionnelles que cela implique. Leurs coûts élevés rendent peu probable la possibilité que le PGI fasse économiser de l’argent à votre entreprise.

L’ERP unifie de nombreux systèmes qui peuvent être répartis harmonieusement dans votre organisation. Du développement de produits aux comptes fournisseurs, votre personnel pourra accéder à tous les outils nécessaires à son travail à partir d’un système centralisé.

 

abas planification
Logiciel ERP abas

Quelle différence entre ERP et CRM ?

différence entre crm et erp

Le CRM ou Customer Relationship Management est un outil qui permet à l’entreprise de suivre la gestion de la relation client.

Il optimise l’enregistrement de leurs données personnelles, l’automatisation de tâches de promotion ou de prospection, inclut le journal des prises de contact, etc. Le service marketing ou le service des ventes pourront ainsi se baser sur les données enregistrées dans le CRM pour cibler l’envoi d’un mailing auprès de clients appartenant à une démographie précise ou à une zone géographique donnée.

L’ERP ou Enterprise Resource Planning quant à lui est un logiciel qui permet de gérer et d’administrer les ressources, matérielles et humaines, de l’entreprise. ns de gestion des stocks, celle des achats, le reporting des ventes ou encore le suivi du budget, le tout, la plupart du temps, en temps réel.  Ce logiciel unifie les informations.

Lier un logiciel ERP à un logiciel CRM tiers ou choisir un ERP intégrant le CRM de l’éditeur ?

Avec la tendance généralisée des entreprises à digitaliser leurs activités les responsables des systèmes d’information ont pris conscience de l’importance de la convergence. Pour être exploitées de façon optimisées, et à leur meilleur potentiel, les ressources numériques des l’entreprises doivent communiquer entre elles. C’est tout le workflow professionnel qui est concerné. Tous les traitements de données doivent converger pour assurer l’amélioration des performances de l’entreprise. La connexion de l’ERP au CRM de l’entreprise illustre bien ce besoin de convergence. Cette liaison peut s’effectuer grâce à un logiciel tiers, un connecteur. Certains éditeurs, qui proposent des ERP et des CRM, proposent aussi des ponts naturels entre ces deux types d’applicatifs.

Le choix entre ces deux solutions de connectivité est stratégique. Il est motivé par deux facteurs. D’abord l’entreprise doit se donner les moyens de l’acquisition. Si un connecteur tiers est choisi cela peut être motivé par le manque de moyens nécessaires à l’achat d’une suite ERP/CRM intégrée. En effet, celle-ci peut être onéreux. C’est aussi l’intégration qui motive la prise de décision. Si les deux logiciels, d’éditeurs différents, sont bien intégrés au fonctionnement de l’entreprise, il peut être risqué, d’un point de vue opérationnel, d’en changer. Cependant, un connecteur tiers n’offrira pas toujours un même niveau de compatibilité et de fiabilité qu’une solution intégrée.

 

Quels sont les principaux ERP ?

Parmi les principaux ERP propriétaires, on peut citer Odoo, SAP, Peoplesoft, BAAN, Extensivity (ex-GEAC), SSA, CEGID, JD EDWARDS, QUALIAC, DIVALTO, GENERIX et SAGE.

L’ERP peut être personnalisé pour le commerce de détail, le commerce de gros, le négoce, la fabrication pour tous les secteurs industriels : le textile, le cuir, l’habillement, l’alimentation, les boissons, le bois, le papier, l’imprimerie, le pétrole, le charbon, les produits chimiques, les plastiques et le caoutchouc, les minéraux, les métaux, la fabrication, l’électronique, l’équipement électrique, les appareils, les composants, le transport, les voyages, les meubles et tant d’autres.

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Quels sont les modules de l’ERP Leader : SAP

Les modules de l’ERP SAP sont divisés en trois grandes familles.

1. Modules Finance

  • Le module FI (Financial) contient toutes les écritures des ventes et achats, lesquelles se déversent dans la comptabilité générale via la comptabilité client ou fournisseur.
  • Le module CO (Controlling) concerne le contrôle de gestion.
  • Le module TR relatif à la gestion de la trésorerie / gestion financière (TR Treasury).
  • Le module IM assure la gestion des investissements financiers (IM Investments Management).
  • Le module BW (Business Information Warehouse).
  • Le module CATS constitue la feuille de saisie des temps.

3. Modules Ressources Humaines

Cette famille comprend un module ensemble regroupant les données relatives au recrutement, au suivi du personnel, du temps de travail, ou encore de la paie.

2. Modules Logistique

logo sap

  • Le module MM (Material Management) est le module logistique de SAP. Il gère les achats d’articles et les stocks d’articles (les mouvements de stocks : entrées et sorties, transferts de stocks).
  • Le module PP (Production Planning) concerne la gestion de la Production.
  • Le module LES assure la gestion des transports entrants et sortants.
  • Le module SD (Sales and Distribution) gère l’administration des ventes.
  • Le module PS (Project Systems) s’occupe de la gestion des projets.
  • Le module QM concerne la gestion de la qualité (Quality Management).
  • Le module PM est relatif à la gestion de la maintenance (Plan Maintenance).
  • Le module CS couvre les fonctions du module PM en y ajoutant la gestion des services.
  • Le module PLM s’occupe de la gestion de cycle de vie des produits (Product Life-cycle Management).
  • Le module de gestion de l’environnement.
  • Le module Gestion des risques (transport de matière dangereuse, étiquetage de produits dangereux).
  • Le module EH&S pour la gestion des données liées à l’hygiène industrielle.

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