Se passer d’Excel pour des devis et un suivi d’affaires plus fiables

Les ETI du bâtiment organisées en plusieurs agences rencontrent parfois des difficultés pour homogénéiser leurs processus de chiffrage et de suivi des affaires. Bien souvent, cela est réalisé avec des outils obsolètes, complétés par Excel. Jusqu’au jour où cela devient trop laborieux. Le déploiement d’une solution de chiffrage se révèle alors indispensable. Le groupe Missenard, expert en génie climatique, est passé par ses différentes étapes. Décryptage.

Chiffrage génie climatique et électrique : quand Excel entrave la fiabilité des devis Logo Excel

L’entreprise Missenard était équipée d’un outil de chiffrage maison peu évolutif. Pour pallier ses limites, les chargés d’affaires se sont donc tournés vers Excel, surtout pour les devis complexes. En effet, la solution en place ne leur permettait pas de bien suivre et d’exploiter les devis longs et cela devenait fastidieux. Cependant, ces pratiques présentent des risques. 

En effet, chaque chargé d’affaires a ses propres habitudes. Les devis sont donc hétérogènes. Les données sont saisies à la main : le risque d’erreurs est donc élevé. De plus, les formules établies dans Excel peuvent “buguer” en cas de changement de version du célèbre tableur, ou de partage du fichier avec d’autres collaborateurs. Enfin, les devis via Excel restent  longs à établir.

À l’arrivée, le responsable d’agence ne dispose pas d’une vision d’ensemble des chiffrages, rendant donc le contrôle du prix de revient complexe. Tout cela a une incidence directe sur la performance des équipes, mais aussi sur le recrutement de nouveaux collaborateurs, qui ont l’habitude d’utiliser le digital dans leur quotidien. 

Une solution de chiffrage centralisée et collaborative

Logo Sydev

Le choix de déployer la solution de chiffrage Optima de Sydev s’est rapidement imposé pour fiabiliser les devis, et ainsi améliorer leur gestion. Grâce à ce logiciel, tous les chiffrages sont gérés dans un outil unique, même les plus complexes. Le logiciel est structurant, tout en  s’adaptant aux besoins des équipes sur le terrain. 

La solution est ergonomique. Les équipes de Missenard ont rapidement adopté l’outil, car il était plus simple d’utilisation que leurs processus précédents. De plus, il est possible de travailler à plusieurs sur un même devis. 

Enfin, l’entreprise dispose désormais d’une base de données prix uniformisée, directement intégrée dans l’outil pour établir des chiffrages avec des prix actualisés. Elle maîtrise mieux ses prix de revient,  sans perte de temps et sans disparité des informations. 

Un suivi des affaires facilité et des collaborateurs mieux équipés

Le déploiement de la solution Optima permet de mieux suivre les devis de l’ensemble des différents chargés d’affaires d’une même agence. C’est un atout non négligeable pour les responsables d’agences, qui gagnent un temps considérable. Aujourd’hui, en quelques clics, ils disposent de toutes les informations utiles : nombre de devis, taux de transformation, coefficient moyen des devis, états d’avancement, catégories de marchés… 

Auparavant, ces reportings étaient faits sur Excel, avec les sources d’erreur déjà mentionnées. Aujourd’hui, tout est intégré à l’outil de chiffrage. Le temps passé à corriger les erreurs (au moins 1h par semaine) est maintenant consacré à l’analyse des indicateurs. Cela impulse une vraie dynamique commerciale et évite de perdre de l’énergie sur des affaires sans potentiel. 

De plus, l’outil offre la possibilité de préremplir certains champs des devis, permettant ainsi de gagner du temps. Enfin, les silos (entre les agences, entre les projets, entre les chargés d’affaires…) sont supprimés, car tous les chiffrages sont centralisés dans une solution unique. 

D’un point de vue managérial, l’outil permet un meilleur contrôle du prix de revient et de la marge grâce aux statistiques et aux restitutions synthétiques. Ainsi, il est plus facile dans les agences de se concentrer sur les devis les plus prometteurs pour assurer la rentabilité de la structure. 

En fiabilisant “à la base” ses données de chiffrage, Missenard s’est aussi donné les moyens de mieux piloter son activité à l’échelle du groupe. Pour en savoir plus, nous vous invitons à lire les articles “Exploiter les données de chiffrage pour assurer le pilotage de l’entreprise” et “Fiabiliser les chiffrages pour plus de performance”.

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