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Cahier des charges pour changement de logiciel : les conseils de rédaction

Guide pour rédiger mon cahier des charges

Le cahier des charges est un document exhaustif reprenant les modalités de conception d’un projet. Changer de logiciel ne se fait pas sans en connaître le contexte et les différentes étapes. Ainsi, être au fait de tout ce qu’il y a à exécuter est primordial. Le cahier des charges est le fondement de l’organisation et de l’orientation d’un projet. Il est un référentiel dans l’élaboration de celui-ci. Dans cet article, nous allons vous aider à établir précisément les lignes de votre cahier des charges afin d’accompagner au mieux les interlocuteurs en ayant besoin. Pourquoi et comment le mettre en place, nous allons vous accompagner dans cette démarche.

A quoi le cahier des charges va-t-il répondre ?

Le cahier des charges doit indiquer précisément la méthodologie d’un projet et définir les éléments suivants :

  • Besoins, caractéristiques et priorités,
  • Objectifs,
  • Bénéfices et impacts,
  • Contraintes,
  • Fonctionnalités ciblées,
  • Processus,
  • Délais,
  • Budget prévisionnel.

Il doit être complet, clair et bien structuré. Par ailleurs, donnez du sens à votre cahier des charges pour qu’il soit concret auprès de ses lecteurs.

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Pour bien faire, formalisez au mieux avec une page de garde, un sommaire détaillé et une introduction rapide présentant l’objectif du projet.

Qui doit rédiger le cahier des charges ?

Rédiger un cahier des charges est un exercice complexe qui nécessite une expertise accrue du logiciel. Le porteur de projet doit en être la base et se faire épauler de toutes les personnes nécessaires au projet pour rendre un document conforme aux attentes.

Quelles en sont les différentes étapes ?

Nous allons exposer précisément les étapes nécessaires à la bonne élaboration du projet afin d’en attendre une réalisation optimale.

1- Présentation de l’entreprise

Ici, vous allez exposer succinctement qui vous êtes. Globalement, vous allez décrire où vous vous situez, votre secteur et type d’activité, les produits et services proposés, votre clientèle, votre mode de gestion, vos processus internes et les services qui constituent votre fonctionnement ainsi que leurs interlocuteurs, notamment le ou les responsable(s) du projet. Également, vous pourrez intégrer quelques mots sur les valeurs et la culture d’entreprise.

N’hésitez pas à ajouter quelques données chiffrées et visuelles pour illustrer ce descriptif : tableaux, graphiques, courbes, …

2- Le projet

o Contexte

Il définit les besoins et comment ceux-ci sont apparus. Surtout, il définira l’utilité d’y répondre. En effet, il s’agit ici de donner du sens au projet en y intégrant tous ceux qui y participeront.

Exemple : changer de logiciel pour plus de réactivité face à la gestion client

o Objectifs

Si on a déterminé le besoin, en découleront ensuite les objectifs. Une fois ceux-ci identifiés, ils doivent être étudiés, réfléchis et à la hauteur des possibilités. On parle souvent d’objectifs S.M.A.R.T : Spécifique (précis), Mesurable (chiffré), Atteignable, Réaliste et défini dans le Temps.

Cependant, pour être certain qu’ils soient atteints, ajoutez-y le modèle P.A.F : Plan d’action, Action, Feedback. Au-delà de les formaliser, il faut en effet un réel programme mis en place et défini pour les concrétiser.

Exemple : objectif de taux de satisfaction client à 90%, en mettant en place des actions définies par des étapes et un calendrier précis.

o Périmètre

A qui va profiter ce changement de logiciel ? Qui sera concerné ? Faut-il l’établir en plusieurs langues ? Quel va être le périmètre géographique de ce projet ? Quelle en sera sa portée ?

Le périmètre à définir est primordial. En effet, vous devez pouvoir rendre accessible le cahier des charges à tous.

Dans cette partie de présentation du projet, vous pouvez également insérer tout élément déjà en place et pouvant être utile à celui-ci tel qu’une version précédente du logiciel, une maquette de présentation, …

3- La cible

Pour cibler efficacement ses clients, on parle désormais, dans un aspect marketing, de persona. Il s’agit d’un personnage ou d’un groupe/segment type, imaginaire que vous allez caractériser le plus finement possible afin d’avoir un pouvoir d’attraction sur celui-ci. Plus vous le caractérisez, plus vous le connaissez, mieux vous l’appréhendez.

Vous allez dresser un portrait précis de celui-ci :

  • Prénom,
  • Age,
  • Genre,
  • Situation familiale,
  • CSP,
  • Centres d’intérêt,
  • Mode de vie,
  • Problématiques de vie,

Il vous faudra faire une analyse poussée et précise afin d’avoir le maximum d’informations pour établir ces profils types. Cet exercice peut être fastidieux mais il est essentiel pour établir la bonne cible.

 

4- Les concurrents

Connaître tous ses concurrents, directs ou indirects, est primordial. Vous devez être capable de vous positionner en déterminant quels sont leurs atouts et leurs faiblesses.

Utilisez ainsi la méthode SWOT pour vous positionner :

  • Strengths : Forces
  • Weakness : Faiblesses
  • Opportunities : Opportunités
  • Threats : Menaces

Vous pourrez ainsi mettre en avant ce qui vous différencie des autres et ce que vous pouvez apporter de supplémentaire ou d’innovant, afin de satisfaire au mieux votre cible.

 

5- Le budget

Le budget doit être établi de manière précise afin d’être au plus proche de la réalité. Il doit être en phase et cohérent avec le projet. Par ailleurs, il doit être détaillé afin que le lecteur sache précisément à l’avance les besoins budgétaires à la réalisation du projet.

 

6- Les délais

Vous devez établir un timing global et détailler ensuite un planning avec le temps qu’il faudra pour chaque étape sans le sous-estimer. En étant au plus proche de la réalité, n’hésitez pas à intégrer une marge pour les aléas éventuels pouvant subvenir promptement.

Vous pouvez illustrer cela par un tableau avec un visuel clair et lisible allant à l’essentiel.

Guide pour rédiger mon cahier des charges CRM
Cahier des charges - Logiciel LED

7- Les fonctionnalités

Le changement de logiciel implique une parfaite maîtrise des fonctionnalités. En effet, vous devez être précis et exhaustif pour cette partie essentielle à la lecture du cahier des charges.

Chaque fonctionnalité doit être listée et le plus détaillée possible afin de donner une compréhension facile et accessible de celle-ci aux lecteurs. On doit y retrouver son intitulé, son but, sa description et ses éventuelles sous-fonctionnalités, ses contraintes et sa gestion.

Comme il s’agit d’un cahier des charges pour un changement de logiciel, vous devez impérativement insérer l’arborescence prévue. Au-delà d’intégrer le visuel, détaillez-le.

Par ailleurs, listez les différentes catégories de contenu qui pourront être représentées (images, fichiers à télécharger, …).

 

8- L’aspect technique

Vous venez de lister les fonctionnalités. Désormais, cette partie va préciser comment elles peuvent être mises en place techniquement. On va parler d’exigences techniques tel que la solution d’hébergement, le choix de la plateforme, la gestion de la sécurité des données, le système de maintenance, …

9- Annexes s’il y a lieu

Cette partie est facultative. Vous y intégrez uniquement ce que vous penserez utile à la réalisation du projet.

 

Pour conclure, vous l’aurez compris, un cahier des charges est primordial au cadrage d’un projet tel qu’un changement de logiciel. Tous les acteurs doivent être en capacité de le comprendre et le formaliser pour concrétiser le projet. Il sera un véritable atout à la stratégie d’une entreprise qui souhaite répondre à des attentes précises grâce à une changement de logiciel.

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