Vous êtes gérant d’une PME ou TPE et votre expert-comptable vous recommande un nouvel outil de gestion ? Vous êtes responsable financier d’une PME qui grandit et qui a besoin à présent d’une comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. analytique, acheteur d’un groupe, en charge de la migration du système de comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. ?
Vos attentes et besoins respectifs varient, mais l’achat que vous vous préparez à faire est extrêmement impliquant et les éditeurs de logiciels sont pléthores. Afin d’interroger au mieux le marché, et de permettre aux fournisseurs potentiels d’affiner leur offre, la première étape est la rédaction d’un cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. qui définit votre besoin de la manière la plus précise possible.
Tour d’horizon des items devant figurer à votre cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. :
Qui êtes-vous ?
Commencez par présenter votre entreprise de manière exhaustive : votre secteur d’activité, la manière dont votre entreprise est structurée : son effectif, le nombre de sites dont elle dispose, leurs localisations (France, Etranger ?), lesquels sont concernés par le projet…
Décrivez qui sont vos clients, comment est structurée votre entreprise et qui suivra le projet au sein de cette dernière.
Vos outils et ressources actuels :
Il est primordial que votre cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. établisse la cartographie de l’existant : humain et technique. C’est à dire comment fonctionne votre comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. et votre gestion des immobilisations : avec ou sans expert-comptable, avec quel(s) type(s) de logiciels, qui les utilise et pourquoi vous souhaitez faire évoluer le système.
Décrivez le circuit des échanges entre le commercial et la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise., et le rôle de chaque équipier du service compta : qui factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente., qui relance, qui enregistre les paiements ?
Qu’attendez vous de votre nouveau système ?
Les solutions proposées sur le marché permettent des déploiements standards ou personnalisés.
La description précise de vos objectifs chiffrés et techniques sera déterminante pour les préconisations des fournisseurs interrogés : le système doit il intégrer des spécificités métier, des contraintes d’interfaçage ou de langues ?
Si ces solutions n’existent pas en standard, êtes-vous prêts à avoir recours à des développements sur-mesure ?
Quelles fonctionnalités vous sont nécessaires ?
Pour vous aider à élaborer le volet technique de votre cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné., établissez avec nous la check list des fonctionnalités basiques, détaillez d’éventuelles spécificités, ajoutez celles qui pourraient manquer…
Saisie des écritures comptables
Création et personnalisation de plans comptables
Création de modèles d’écritures
Gestion des périodes et des différents exercices
Gestion des comptes généraux
Gestion des comptes auxiliaires
Gestion des journaux comptables
Préparation du bilan
Préparation du compte de résultat
Gestion et prévision de trésorerieEnsemble des liquidités disponibles au sein d’une entreprise, que ce soit en caisse ou en banque.
Etablissement du compte de résultat
Etablissement du grand livre
Etablissement de la balance
Gestion compte de résultat
Edition de l’annexe comptable
Gestion des états de comptes
Edition des comptes annuels
Gestion de la TVA
Etablissement de la liasse fiscale
Télédéclarations (Tva, liasse fiscale, etc.)
Récupération des données bancaires
Télépaiements
Intégration des données bancaires
Synchronisation bancaire
Relevés bancaires
Echéancier
Rapprochement bancaire
Mode recette/dépense
Mode créances/dettes
Gestion de IAS/IFRS
Génération du fichier FEC
Gestion des relances clients
Gestion des recouvrements
Enregistrement des encaissements
Enregistrements des factures fournisseurs
Gestion des frais et des dépenses
Gestion des charges fiscales et sociales
Gestion des budgets
Gestion des abonnements
Edition d’un tableau de bord
Import / Export de données
Liaison avec l’expert-comptable
Interface avec le logiciel de gestion commercialeEnsemble d’activités permettant de gérer l’aspect commercial de votre activité : stratégie qui permet de fixer les prix de ventes, de suivre l’évolution de vente, et d’avoir des informations sur les clients et fournisseurs. Les éditeurs et intégrateurs
Gestion des immobilisations (amortissements, cessions, dons, etc.)
Sauvegarde de données comptables
Fonction multi-fiscalité
Fonction multi-législation
Gestion multidevises (précisez lesquelles)
Multilingue
Les précisions incontournables…
Qui utilisera le système ?
Avec ou sans hiérarchisation des droits ? Qui entrera des données (ce qui équivaut à évaluer le nombre de licences requises et donc le tarif), qui sera en consultation seule ? Ces éléments sont-ils appelés à évoluer ?
Quel est votre système d’exploitation : WindowsSystème d’exploitation à interface graphique développé par Microsoft., AS400, OS X, etc. ?
Souhaitez-vous un logiciel en Saas (abonnement) ou On Premise (achat de licence) ?
Disposez-vous de matériels techniques pour accueillir ce nouveau logiciel de comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. (Serveurs pour un logiciel On PremiseSe dit « sur site » en français. Se dit d’un logiciel qui doit être installé sur les serveurs de l’entreprise. Antonymes : on demand ou Cloud, ou SaaS. par exemple) ?
Quel est votre calendrier (prise de décision, mise en place) ?
Quel est votre budget ?
Et pour optimiser la migration de votre système…
Les prestataires interrogés pourraient être à même de vous proposer un auditExpertise professionnelle permettant de juger l’état d’un dossier, processus ou système dans l’entreprise. Peut-être un audit de système d’information. de l’existant, une assistance au transfert des données et une formation des utilisateurs… N’oubliez pas de décrire ces éventuels besoins.
Comparer les logiciels immobilisationsPeuvent être de nature corporelles, incorporelles ou financières. Ce sont des biens qui ont pour but de servir de manière durable l’entreprise.
Vous aimeriez vous équiper ou changer de logiciel de gestion des immobilisationsPeuvent être de nature corporelles, incorporelles ou financières. Ce sont des biens qui ont pour but de servir de manière durable l’entreprise. ? Vous vous demandez comment faire pour choisir le bon éditeur ? Déterminez maintenant quels éditeurs correspondent à votre marché et aux besoins de votre société. Étant donné que ces recherches peuvent s’avérer fastidieuses, n’hésitez pas à consulter notre comparateurSite internet qui compare des offres, en fait un classement, afin que le consommateur trouve celle qui est la plus appropriée à son besoin. 100% gratuit, référençant plus de 7000 solutions afin de trouver le progiciel idéal.
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