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Dématérialisation comptable : les enjeux

La dématérialisation est une action qui consiste à transformer le support d’un document. En règle générale, il s’agit du passage d’un document physique (en format papier) à un document électronique (en format numérique). Il peut également s’agir de documents aux formats particuliers (vidéos, audios, données, etc.).

Les entreprises et les professionnels utilisent de plus en plus de logiciels et de solutions numériques pour gérer les différents aspects d’une comptabilité. Ces logiciels permettent d’optimiser les performances et de réduire les taux d’erreurs rencontrés.

Si cette évolution apparaît comme évidente et cohérente, il convient de porter un regard particulier sur la législation en vigueur. Tour d’horizon des avantages de la dématérialisation des opérations, des solutions numériques existantes et du cadre réglementaire à respecter.

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1. Le processus de dématérialisation de vos documents

La législation concernant les documents numériques

Depuis les années 2000, des modifications réglementaires sont arrivées pour s’adapter à la transition numérique. Ainsi, la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 a porté la création d’un nouvel article du Code Civil. Cet article 1316-1 énonce une équivalence stricte entre les documents physiques et numériques. Cette disposition s’applique pour les documents comptables.

Néanmoins, dans le cas de la dématérialisation, il convient de veiller à ce que l’archivage, la conservation et le stockage des documents numériques soient sécurisés. En effet, les documents numériques sont, par nature, facilement modifiables et manipulables.

Les solutions de sécurité et de protection

Dans ce contexte, le législateur a porté un regard spécifique sur la signature des documents. Une signature scannée n’a aucune valeur car on ne peut identifier, avec certitude, celui qui a réellement apposé la signature. Ainsi, pour signer un document numérique, il faut disposer d’un Certificat Électronique qui garantit sécurité et identification du signataire.

L’obtention d’un Certificat Électronique est un bon moyen de repenser la sécurité de vos échanges et de fluidifier le suivi des documents comptables et commerciaux. Pour obtenir un Certificat Électronique, il faut contacter une entreprise habilitée à en délivrer et dont la liste est présente sur le lien suivant : http://www.lsti-certification.fr/images/liste_entreprise/Liste%20PSCe.pdf

dématérialiser factures entreprise
Logiciel Xambox facture

2. Le stockage et la conservation des documents comptables

Les exigences réglementaires

dématérialiser facture signature
Éditeur Yooz

Il existe des contraintes réglementaires, notamment sur les durées minimales de conservation. Non seulement les durées sont équivalentes pour les documents physiques et numériques mais ces derniers doivent être conservés dans des lieux de stockage sécurisés. Ces durées peuvent varier d’un type de document à un autre.

Quels sont les délais de conservation des documents comptables ?

Chaque type de documents commercial, comptable, fiscal ou social est soumis à un délai de conservation légal ou à un délai de prescription (en cas d’un possible recours contentieux). Sans faire un inventaire à la Jacques Prévert, nous avons listé les quelques documents importants ; par exemple, les contrats commerciaux, les documents bancaires doivent être conservés pendant 5 ans.
Quant aux factures clients et fournisseurs, elles doivent être conservées pendant au moins 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial. Les contrats établis par voie électronique et la correspondance commerciale (bons de commande, bons de livraison, etc.) doivent être conservés pendant 10 ans. Les livres et registres comptables doivent être conservés pendant 6 ans.

Transition numérique oblige, de plus en plus de sociétés digitalisent leurs archives et leurs documents comptables pour les stocker sur des serveurs internes, externes, sur le Cloud ou encore dans un coffre-fort numérique. 

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Pourquoi et comment scanner les factures ?

dématérialisation-comptable

Le scan des factures exige l’utilisation d’un équipement spécifique : un scanner ou un appareil de numérisation doté d’un système d’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) pouvant lire, reconnaître et traduire le contenu des factures de manière automatique. Il existe sur le marché une grand choix de logiciels. Lorsque l’on procède par exemple à la numérisation d’un ticket de caisse, le système OCR examine le ticket de caisse ou la facture pour de déterminer chaque élément séparément : date de la facture, nom du fournisseur ou du client, montant total hors taxes, montant de la TVA, montant TTC.

À la fin du processus de lecture et de reconnaissance, le logiciel de numérisation ajoute automatiquement toutes les données comptables dans le logiciel de comptabilité de l’entreprise. Les factures ainsi scannées et numérisées doivent être des copies exactes en image et en contenu des factures au format papier. Elles doivent être stockées au format PDF ou format PDF A/3 ISO 19005-3 et être dotées de l’une des sécurités électroniques (cachet serveur, signature électronique, empreinte numérique, etc.). La dématérialisation des factures au format papier n’empêche aucunement de conserver les factures originales.

Parmi les nombreux avantages de l’OCR, on peut donc citer un gain de temps non négligeable en termes de saisie, une limitation des erreurs humaines de saisie, une fiabilité et conformité certaine des documents, la réduction des archives papier et la traçabilité des documents.

Au même titre que la loi de conservation des factures papier, un document sous forme dématérialisé doit être conservé pendant une durée de 6 ans. L’utilisation d’un espace de stockage doit donc garantir que les factures seront accessibles au moins durant une période de 6 ans.

Sécurité des données et protection des documents

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Dès lors que les documents comptables sont numérisés, ces derniers doivent être stockés et archivés de manière sécurisée, car l’entreprise n’est pas à l’abri d’une perte ou d’un vol de ses données. La sécurité est donc de rigueur.
Il existe deux approches, soit l’entreprise décide de gérer elle-même ses données et donc de les archiver sur un serveur en interne ou de faire appel à prestataire spécialisé. Dans ce cas, il est donc possible d’utiliser un coffre numérique centralisant tous les documents et données et qui se veut être conforme aux normes AFNOR NF Z42-013 et garantissant de fait la valeur probante des documents numériques pendant toute leur durée de conservation. En d’autres termes, dès lors que les documents sont intégrés, ils ne peuvent plus ni être modifiés ni supprimés.

La numérisation des documents comptables fait appel à des considérations à la fois techniques et organisationnelles et réglementaires.

Des normes professionnelles existent, telles que la norme NF Z 42-026 qui précise les bonnes pratiques en matière de numérisation ou encore la norme ISO 15489 sur la nouvelle profession de Record Management. Le Record Management est un professionnel dédié à la rationalisation et à l’organisation des documents commerciaux, fiscaux et comptables d’une entreprise.

L’avantage de la création d’un processus d’archivage

A l’aide d’une arborescence et accompagnée par des spécialistes du patrimoine documentaire, l’entreprise peut choisir quels documents sont accessibles ou non à ses collaborateurs.

Cette solution permet d’offrir un accès facilité aux documents qui peuvent aider les collaborateurs d’une entreprise. Cela accroît la rapidité de traitement de certaines missions.

Les éditeurs : Yooz, Xamance, Elo Digital Office, Numen, Esker, Divalto, Infor, EBP, etc…

3. La gestion des documents numériques dans l’activité

S’adapter aux évolutions juridiques

Depuis le 1er janvier 2017, les grandes entreprises comme les structures publiques doivent numériser l’ensemble de leurs factures. D’ici 2020, toutes les sociétés et organisations professionnelles auront à numériser leurs factures.

Dans ce contexte, il convient d’organiser son activité de sorte à ce que ces évolutions ne bouleversent pas les pratiques de travail en interne. En effet, ce changement doit se faire en concertation avec ses collaborateurs et vos parties prenantes.

Les logiciels professionnels adéquats

Certains logiciels ont été développés pour répondre à ces thématiques et pour optimiser les performances professionnelles. On peut citer l’étude du Cabinet Arthur D. Little de 2001 qui conclue que la dématérialisation permet un gain de près de 10 € par facture par rapport à la gestion du format papier. Le cabinet Billentis arrive aux mêmes conclusions en 2013.

10 euros

Ainsi, des logiciels permettent d’émettre automatiquement des documents comptables et commerciaux. Ces documents sont ensuite intégrés progressivement dans la comptabilité pour la réalisation du Bilan et du Compte de Résultat. Ces logiciels permettent de faire travailler conjointement les services « Comptabilité » et le pôle « Commercial » d’une même entreprise.

La dématérialisation des documents comptables permet plusieurs avantages conséquents pour une entreprise : diminution du coût et du temps de gestion, réduction de l’usage du papier et des erreurs humaines et amélioration des protections concernant les documents sensibles. Plusieurs solutions existent désormais et combinent optimisation des pratiques de travail et respect de la législation. Choisir un logiciel de gestion des documents comptables apparaît comme une décision indispensable.

Bien choisir ses prestataires

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Sage

Cegid

Microsoft

SAP

Divalto
Caractéristiques globales
Notoriété de l’éditeur / expertise



Réseau de revendeurs
Ergonomie / Intuitivité




Facilité de paramétrage




Pérennité de la solution (mises à jour)




Accessibilité coûts / enveloppe budget
Fonctionnalités spécifiques
Couverture fonctionnelle (gestion facturation, suivi de l’avancement des affaires)
Personnalisation (taille, effectif, spécificité métier)
Plannings
CRM
Comptabilité
Fonctionnalités extra
Plateforme / hébergement
SaaS
On premise
Références clients
Société
Marchand

Kusmi Tea

Michael Hill

Norsilk

Soditen
Témoignage« Les Editions Pilotées de Sage offrent une grande flexibilité dans le paramétrage des indicateurs de performance et des statistiques. » David Véry, PDG de Marchand« Quand vous faites de l’omnichannel, vous avez besoin qu’une opération soit enregistrée en temps réel dans votre gestion commerciale, votre gestion financière et votre supply chain. » Bruno Contrepoids, responsable informatique de Kusmi Tea« Avec Microsoft, nous pouvons faire correspondre des technologies optimales avec des processus commerciaux hors du commun qui nous permettront de poursuivre le développement de nos marchés et d’adopter de nouveaux modèles commerciaux. » Matt Keays, CIO de Michael Hill
« Les points forts de SAP business one, en particulier, sont sa flexibilité et sa facilité d’utilisation, mais aussi son environnement intrinsèque.  » Sylvain Batteux, IT Manager de Norsilk« Grâce à Divalto infinity, nous avons fait des gains de productivité au niveau des fonctions administrations des ventes et comptabilité. »  M. Bourdon, PDG de Soditen

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Les véritables enjeux de la dématérialisation

La dématérialisation est l’ultime possibilité pour les entreprises de rationaliser et d’optimiser leurs processus métier. Dans tous les secteurs d’activité elle permet de mesurer l’effectivité des prises de décisions. Le pilotage en temps réel des opérations devient possible. Le workflow des organisations est plus fluide et les besoins clients sont anticipés. Le déploiement sur le Cloud de l’infrastructure informatique des entreprises peut, sous certaines conditions, renforcer les avantages de la dématérialisation.

Une vision claire et précise du workflow

La mesure permanente et précise des performances de l’entreprise autorise des prises de décision immédiates. Celles-ci ont un impact tactique sur les activités de production. Elles ont une finalité stratégique au niveau de la commercialisation des services et des produits. Avec de nouveaux dispositifs comme ceux de l’Internet des Objets (IoT) il est possible d’obtenir en temps réel une vision claire et précise du workflow. Pour une entreprise industrielle, par exemple, des capteurs donnent des indications chiffrées sur les conditions de production. Elles sont immédiatement utilisables par les services commerciaux pour établir des prévisions de vente. Chaque nouvelle information acquise renseigne de façon fine le management comme la direction.

Piloter en temps réel les processus métiers

Les logiciels de dématérialisation (GED) n’offre pas que des possibilités de mesure de performance. C’est plutôt la capacité d’établir un dialogue entre les moyens de production et ceux qui les pilotent. Les dispositifs les plus avancés peuvent même fonctionner de façon autonome. Les collaborateurs de l’entreprise deviennent alors les superviseurs de leurs outils de production. Pour l’entreprise c’est l’opportunité unique de dédier ses personnels qualifiés à l’accomplissement de tâches en réel accord avec leurs compétences. Les activités routinières, chronophages, énergivores et souvent coûteuse sont prises en charge par des dispositifs dématérialisés.

SRM factures fournisseurs
Esker, logiciel SRM, dématérialisation des factures fournisseurs

Favoriser la fluidité du workflow par l’intégration

Pour qu’une entreprise fonctionne de façon optimale son workflow doit être le plus fluide possible. Grâce à un ou plusieurs logiciels adaptés à ses activités elle peut intégrer le pilotage de tous ses processus métier. Chaque prise de décision est effectuée en connaissance de cause, elle est aisément justifiable. Elle a un effet bénéfique et immédiat sur les opérations de l’entreprise. Suivant ses activités l’organisation choisira des applications génériques ou spécifiques. Quoi qu’il en soit, elles doivent être interopérables est compatibles pour assurer l’intégration de la conduite des opérations. L’intégration garantit la fluidité du workflow, c’est le moyen optimum pour obtenir le meilleur retour sur investissement (ROI).

Savoir anticiper tous les besoins

L’acquisition et le stockage de volumes de données d’entreprise sont parmi les bénéfices les plus importants de la dématérialisation. C’est en effet une nouvelle forme de capitalisation. Toutes les activités sont mesurées et archivées. Ces informations constituent le Big Data de l’entreprise. Grâce à de nouvelles méthodes de traitement, notamment celles issues de l’intelligence artificielle, les managers en tirent de précieux enseignements. L’analyse prédictive permet de se projeter dans le futur. Les décideurs deviennent proactifs. Plutôt que d’attendre des retours clients, par exemple, ils anticipent leurs besoins. Les logiciels qui exploitent les données historiques de l’entreprise sont capables de prédire précisément les cycles de vente comme ceux de l’approvisionnement. C’est encore une possibilité puissante d’optimisation du workflow. La croissance même de l’entreprise devient prédictible.

Dématérialiser l’infrastructure, un bon choix ?

Quel que soit le logiciel, où le parc de logiciels, que l’entreprise utilise ils gagnent à être déployés au moins partiellement sur le Cloud. L’infrastructure en tant que service (IaaS) est un des nouveaux leviers de la croissance. Plutôt que d’utiliser une plate-forme informatique en interne chère à acquérir et à maintenir, on la virtualise. De la gestion de production à la comptabilité, en passant par les RH, tous les secteurs de l’entreprise ont accès en temps réel aux informations vitales de l’entreprise. L’opérateur Cloud facture l’utilisation de leurs services en fonction de leur consommation. Cela garantit une montée en puissance en temps réel, voire une réduction de la voilure, en phase avec les besoins des marchés. Des économies substantielles sont réalisées grâce à l’absence des dépenses liées à la maintenance des systèmes et à la sécurisation des informations. Les entreprises les plus avisées opteront cependant pour un Cloud hybride opéré aussi bien en interne qu’en externe. Il faut toujours penser à la souveraineté de ses données précieuses. Il faut en conserver la gouvernance pour s’assurer de son avantage compétitif.

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Le traitement digital des factures

De plus en plus d’acteurs économiques font le choix de l’envoi de factures au format digital. Ce processus présente plusieurs avantages. Tout d’abord pour l’émetteur de la facture : plus besoin de l’imprimer au format « papier ». Par conséquent, outre l’économie durable sur la gestion de nos forêts, plus besoin de zone de stockages ou d’archivage des factures que l’on ne touchera probablement plus jamais. Attention, il ne s’agit pas ici de dire que l’archivage n’est plus nécessaire, puisque les conditions juridiques sur la rétention des factures sont strictes à ce sujet, mais plutôt qu’il n’y a plus besoin de réserver des zones de stockages coûteuses.

Ensuite, l’émission de la facture peut être instantanée et donc être automatisée bien plus facilement qu’auparavant. Plus besoin de manipulation de papier. Plus de mise sous enveloppe et donc réduction des frais d’expédition. On le voit, émettre des factures au format digital facilite grandement le classement des factures.

Avantages pour le récepteur des factures

En ce qui concerne celui qui reçoit la facture, l’avantage de l’expédition électronique est qu’elle peut être consultée depuis n’importe où. A l’époque d’un plus grand nomadisme et où le télétravail devient de plus en plus courant, pouvoir disposer des factures quel que soit votre localisation physique est un avantage indéniable. En cas de questions relatives aux factures, il est bien plus rapide de consulter un logiciel de classement de factures que de devoir sortir des classeurs pleins, parfois mal indexés. Il y a donc un gain de temps indéniable pour l’émetteur comme pour le récepteur de la facture.

Comment classer ses factures ?

Il va sans dire que votre société a déjà mis au point un système de classement des factures entrantes comme sortantes. Que ce système d’indexation soit basé sur la date d’émission, le nom du fournisseur ou du client, la nature de la dépense, … ce qui est important, c’est d’avoir bien défini les conditions et règles de classement, y compris en ce qui concerne l’archivage. Il s’agit là d’un prérequis à la digitalisation de votre processus de facturation.

En effet, deux éléments concrets vont vous permettre de passer facilement d’une gestion « papier » des factures à une gestion digitale :
– Des règles de classement et d’archivage claires
– L’établissement de votre processus de gestion des factures

Ce dernier élément doit permettre de créer la « carte » qui va guider le cheminement des factures dans votre société. Pour ce qui est de l’émission des factures, ce processus doit répondre aux questions telles que :
– Qui (quel service) émet la facture ?
– Selon quel format ?
– Qui doit la valider ?
– Comment est-elle expédiée au client ?
– Quelle action est prise une fois la facture expédiée de manière digitale ?
– Quelle action est prise si le délai de paiement est dépassé ?
– Comment le paiement est-il validé ?
– …

Si votre cartographie et les règles de gestion sont claires, il ne vous reste plus qu’à passer à l’étape suivante : sélectionner un logiciel de classement de factures.

Quels workflows existent chez les éditeurs de logiciels pour gérer automatiquement ce classement ?

Parmi les grands développeurs de logiciels de classement de factures, on peut compter des sociétés comme Sage, Microsoft, SAP ou Divalto pour ne citer que quelques-unes d’entre elles. Les suites logicielles qu’elles proposent fournissent des « workflows » standards pour la gestion et le classement de factures. Ces workflows vont très certainement compter des actions automatiques (génération de la facture au format PDF) mais également des actions manuelles (validation de la facture par la comptabilité avant l’envoi). Gardez toutefois à l’esprit que ces workflows doivent être examinés et utilisés avec précaution : ils sont à la fois là pour vous faciliter la vie mais doivent pouvoir convenir à vos habitudes et à la manière dont vous gérez ce type d’opération.

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