L’enjeu de la dématérialisation pour la profession comptable

La dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. est présente dans tous les secteurs d’activité. Cela concerne aussi bien le commerce, la fiscalité, l’échange de données inter-État, le travail en entreprise, que la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise.. Les bénéfices aussi bien économiques qu’environnementaux sont certains, sans oublier le gain de temps considérable que cela procure. Les premiers bénéficiaires en sont bien entendu vos clients.

En quoi consiste la dématérialisation ?

Les entreprises et les particuliers sont parfois dans l’obligation de conserver certains documents pour une durée déterminée par l’administration. La conservation de ces données sous forme physique présente certains risques cependant :

• La perte de ces données,
• Leur destruction,
• Leur altération,
• Le besoin croissant d’un espace physique de stockage.

La dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. permet de conserver numériquement ces documents sans que cela n’engendre la moindre impression. Dans le cas de documents anciens ou déjà imprimés, les technologies actuelles permettent une numérisation précise, rapide et peu fastidieuse. La Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) est une technologie qui a connu une évolution exponentielle. Sa maintenance et les améliorations apportées en font une technique incontournable dans le processus de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. auquel se livre une entreprise. Avec la Reconnaissance Automatique de Documents et la Reconnaissance Intelligente des Caractères, l’OCR fait partie de la technologie de Lecture Automatique de Documents. Ainsi, dans le cadre d’une écriture comptable, les documents de facturation peuvent être enregistrés directement dans le logiciel de comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. sans saisie manuelle de données de la part d’un opérateur. Le gain de temps et de ressources généré accroît significativement la productivité. À cet effet, les cabinets comptables proposent à leur clientèle diverses alternatives destinées à une dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. efficace des documents :

• Avec la numérisation à distance, les clients peuvent se doter de scanners connectés directement aux cabinets comptables. Ceux-ci reçoivent les documents scannés de leurs clients sans la phase d’envoi par mail. Le gain de temps est considérable.
• Des crawlers de mails et de comptes clients s’avèrent très utiles. Ils permettent d’accéder directement aux factures reçues par mail (fournisseurs) ou accessibles via le compte client (électricité, téléphonie, etc) de l’entreprise.
• Certaines applications smartphones sont vouées à la numérisation et à l’envoi rapide de documents en prenant une simple photo.

Le cadre juridique de la dématérialisation fiscale

La facturation électronique connaît un succès croissant tant elle a été encouragée par les administrations européennes. En France par exemple, l’usage de la factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. dématérialisée est obligatoire dans le cadre de marchés publics. Cette dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. s’applique pour l’instant aux grandes entreprises, aux personnes publiques, et aux entreprises de taille intermédiaire. Cette obligation s’étendra le 1er janvier 2019 aux PME et aux TPE un an après. Concernant le secteur privé, l’émetteur d’une factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. électronique n’a plus besoin de l’accord préalable de son client pour en émettre.   Les éditeurs de logiciels : Yooz, Esker, Xamance, Elo Digital, Symtrax, ECI, Infor, EBP, Dimo Software…  

La dématérialisation et le travail collaboratif

La dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. a permis l’émergence du travail collaboratif et notamment à distance. Dans le cas du cabinet comptable, la gestion électronique des données permet aux différents collaborateurs un meilleur suivi de la facturation. L’échange de documents et d’informations d’un département à un autre est facilité par une numérisation qui permet de stocker les dits documents sur un serveurOrdinateur dédié à l’administration d’un réseau mettant ses ressources à la disposition d’autres ordinateurs.. Lorsque ces données sont archivées en respectant une hiérarchisation et une nomenclatureClassification méthodique regroupant un ensemble de mots relatifs à un sujet spécifique. bien établies, la tâche est infiniment plus aisée pour des collaborateurs travaillant sur un même dossier. Une fois numérisés et notamment avec l’aide de l’OCR, la recherche de documents comptables est plus efficace. Il suffit par exemple de rechercher une factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. fournisseur en fonction du montant, ou de toute autre donnée permettant d’identifier celle-ci. Cela peut aussi être le cas de la période de facturation. Le cabinet comptable gagne ainsi en productivité. Dans un autre registre, les transferts de journaux comptables sont facilités. Les colonnes de débits et de crédits permettent en quelques clics de procéder à un établissement rapide du bilan. Le risque d’erreurs se trouve de la sorte considérablement réduit. Sans oublier le gain de temps qui permet de se recentrer sur d’autres tâches. La saisie de variables de paie est entièrement sécurisée et automatisée. La profession comptable est étroitement liée à la gestion des ressources humaines. Une gestion optimale des ressources de son entreprise passe automatiquement par une gestion comptable efficace. Une gestion réussie des finances de l’entreprise permet d’anticiper et de réorganiser les postes des collaborateurs. Les besoins d’une entreprise sont mieux ciblés, les charges des tâches sont ainsi correctement réparties. Cette gestion efficace ne peut se faire sans l’aide de la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique..