Comment choisir le meilleur outil de paie et RH pour mon entreprise ?

Récemment, avec la simplification des bulletins de paie et la DSN, les services ressources humaines des entreprises ont vu et voient encore leurs habitudes bouleversées. Afin d’offrir du temps pour des missions stratégiques à ces services, les éditeurs de logiciels ont développé leurs logiciels de paie pour en faire de véritables logiciels de gestion du personnel et les épauler dans tous les aspects légaux. Tour d’horizon sur les logiciels de gestion de paie.

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Un logiciel de paie a pour fonction première d’éditer les bulletins de paie des salariés en prenant en compte les spécificités légales de chaque activité (contributions sociales, taux de cotisation, etc.). Mais depuis quelques temps, les éditeurs de logiciels de paie ont fait évoluer leur outil et il peut ainsi également permettre de répondre aux obligations réglementaires de télédéclarations, de gérer les paiements, d’effectuer une déclaration unique d’embauche ou encore de gérer le droit à la formation des salariés. Chaque solution a ses propres fonctionnalités, et de plus en plus d’éditeurs proposent un module RH intégré à cet outil. Le logiciel de paie évolue finalement en véritable outil de gestion de personnel permettant aux ressources humaines de piloter le capital humain de l’entreprise.

En fonction des besoins de chaque entreprise, des compétences internes et du temps que les décisionnaires souhaitent accorder aux paies de leurs employés, les ressources humaines peuvent choisir de gérer la paie de leurs salariés en interne ou de l’externaliser. Dans les deux cas, des éditeurs de logiciels proposent des solutions adaptées.

Solution internalisée ou externalisée, quelle différence ?

Pour éditer les bulletins de paie, plusieurs alternatives s’offrent en effet à tout décisionnaire d’entreprise :

• La solution internalisée : elle consiste à acquérir le logiciel en mode licence (installé sur vos serveurs) ou en mode Saas (accessible via une page web). Les services ressources humaines se chargent de notifier toutes les informations nécessaires à l’élaboration de la paie tels que le nombre de jours de congés pris, les primes ou encore les remboursements et éditent eux-mêmes les bulletins de paie de leurs salariés.
• La solution semi-externalisée : l’entreprise a recours à un prestataire externe qui se charge uniquement de l’édition des bulletins de paie et des normes légales. L’entreprise faisant appel à ses services doit lui envoyer les données concernant l’élaboration des bulletins de paie (primes, mutuelle, remboursements, etc.) et procéder aux paiements.
• La solution externalisée : la société externalise tout l’aspect paie de l’entreprise. Un prestataire externe se charge de récupérer les informations relatives à l’édition des bulletins de paie, les édite et les distribue.

Quelles principales fonctionnalités peut-on trouver dans un logiciel de paie ?

Les logiciels de paie ont tous en commun l’édition des bulletins de paie, ils se différencient ensuite par les fonctionnalités additionnelles qui peuvent être multiples et qui permettent de tendre vers un logiciel de gestion des employés ou SIRH. Il peut y avoir par exemple l’accès à des modules facilitant les déclarations telles que la DADS-U ou la DUCS. Le but de beaucoup de ces logiciels est de gérer la paie et le capital humain dans son ensemble, de l’entrée du salarié, avec la DUE, jusqu’au règlement de son salaire, en passant par la gestion de son temps de travail et de ses congés. Chaque éditeur essaye d’offrir à ses clients des fonctionnalités novatrices afin de permettre au service des ressources humaines de se concentrer sur des aspects plus stratégiques de leur fonction. Allié à des modules de RH (GPEC, gestion des temps, gestion des carrières), les logiciels de gestion de la paie deviennent de véritables outils de gestion du personnel pour votre entreprise.

La dématérialisation des bulletins de paie est également un sujet à la mode qui attire de plus en plus en de décisionnaires. En effet, cela facilite la remise des bulletins de salaire aux employés et contribue à la démarche « zéro papier » que de multiples entreprises mettent en place au travers d’outils de GED et de dématérialisation. Afin de satisfaire cette demande croissante de dématérialisation de bulletins de paie, les éditeurs proposent de plus en plus cette fonctionnalité directement intégrée à leur outil. Vous trouverez également des partenariats entre éditeurs de logiciels de paie et de dématérialisation qui unissent leur savoir-faire afin de proposer cette nouveauté à leurs clients.

Comment choisir mon prestataire ?

Vous l’aurez compris, pour bien choisir votre solution de gestion de la paie, la première étape est de savoir si vous souhaitez internaliser ou externaliser l’édition des bulletins de salaires de vos employés. Faites un état des lieux de vos attentes et besoins pour cette nouvelle solution.

Si vous choisissez de gérer votre paie en interne, décidez quelles fonctionnalités sont importantes pour la bonne gestion de votre entreprise. Est-ce que vous avez besoin de suivre les DUE et DIF sur votre outil ? Est-ce que la dématérialisation des bulletins de paie est un incontournable pour vous ? La plupart des éditeurs proposent un premier socle « édition des bulletins de paie » puis vous propose d’ajouter des modules en fonction de vos besoins.

Si vous aviez déjà un outil de paie mais que vous souhaitez en changer, gardez à l’esprit que certaines données de votre ancienne solution ne pourront pas être simplement rebasculées vers votre nouvel outil. Pour autant, pas de panique, si vous ne souhaitez pas passer du temps sur de la saisie, certains prestataires proposent de s’en occuper à votre place et vous livrent votre logiciel clé en main.

N’oubliez pas de vous tourner vers un éditeur qui met à jour régulièrement son outil et qui suit la législation de votre pays et ses réglementations, cela vous facilitera la tâche lors la saisie des informations (pour les cotisations minimales légales par exemple).

Dernier petit conseil : pensez à choisir un logiciel de paie qui s’interfacera avec votre outil de comptabilité, un des principaux avantages de l’outil gestion de paie est le gain de temps, ne le perdez pas sur de la ressaisie !

Rendez-vous sur notre comparateur afin de trouver la solution qui répond à vos besoins !