Saisie automatique de comptabilité : comment ça marche ?

Accélérée par la transformation digitale, faisant partie du mouvement de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. engagé il y a longtemps dans les grandes entreprises et organisations, l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. de la saisie comptable devient une absolue nécessité pour les PME et les TPE. Elle permet des gains de productivité et de qualité des traitements comptables. Comment ça marche ?

Comment la fameuse antienne du « zéro papierConcept par lequel les entreprises tentent d’imprimer le moins possible. Peut être soutenu par l’acquisition d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED). » se traduit-elle dans la réalité de la comptabilité ? Certes, les experts comptables s’équipent de logiciels sécurisés de saisie comptable, mais cette seule saisie représenterait encore la moitié de leur l’activité… Or il ne s’agit pas d’une tâche à forte valeur ajoutée aux yeux des entreprises. Et surtout la loi PACTE, la transformation digitale et la pression de l’Europe qui cherche à libéraliser les professions réglementées accélèrent les choses. Qu’en est-il alors de l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. ?

Qu’est-ce que la saisie automatique ?

Factures fournisseurs (si elles ne sont pas déjà dématérialisées par l’émetteur), notes de frais, pièces comptables… La saisie, longtemps effectuée « à la main », par du personnel spécialisé au sein d’une entreprise ou dans les cabinets d’expertise et de comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise., a toujours pesé dans le fonctionnement des services comptables.

L’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. de la saisie fait aujourd’hui partie des outils métiers au sein des DSI. Elle pénètre aussi le secteur des cabinets de comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise.. Surtout, elle est partie intégrante de nombreuses applications ou de progiciels en ligne en mode Saas, comme Sage ou Cegid. Certains, comme Quickbooks, sont spécifiquement adaptés aux PME ou TPE. Et d’autres outils spécialisés tels que Azopio, Dext ou Ipaidthat réunissent les avantages du CloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations., de la simplicité et de la mobilitéCaractéristique d’un logiciel qui lui permet d’être accessible depuis n’importe quel lieu afin d’avoir constamment les données mises à jour..

Techniquement, l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. de la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. consiste à réduire les processus manuels par le biais de logiciels dédiés. L’entreprise doit se doter d’outils capables de scanner de façon autonome les documents afin de saisir automatiquement les données, les factures, les relevés bancaires et autres écritures de paie à leur place.

Saisie automatique : mode d’emploi

Une partie de la solution réside dans les outils permettant de scanner les données grâce à l’OCR, reconnaissance optique de caractères. Comme l’explique David Ladame, du cabinet d’expertise comptable Experneo « Au-delà du simple scan et de la lecture optique du document avec la reconnaissance de caractères, l’enregistrement des données comme le nom de l’entreprise, la date, le montant HT ou la TVA, tous les champs dont a besoin le comptable sont saisis sans intervention humaine pour la tenue comptable. »

À l’issue du processus, les écritures comptables sont directement intégrées dans un logiciel de comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise.. Reste alors au comptable à vérifier que les dates, TVA, montants et fournisseurs soient corrects et à s’assurer de la bonne affectation de la factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente..

Quid des avantages d’une saisie comptable automatisée ?

Les gains de productivité sont bien réels. « Grâce à l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine., je dégage du temps pour mettre en place des coachings périodiques où je propose à mesAcronyme pour l'anglais Manufacturing Execution System, soit la Gestion des Processus Industriels. C'est à dire un système informatique dont les objectifs sont d'abord de collecter en temps réel les données de production de tout ou partie d'une usine ou d'un atelier. clients de parler des axes de réussite tels que la stratégie, l’organisation, la production, la gestion ou encore la vente », indique David Ladame.

Autre avantage : une fiabilité accrue en diminuant le risque d’erreur causée par l’intervention humaine. Enfin, la dématérialisation contribue à réduire considérablement le volume de papier, ce qui est bénéfique pour l’entreprise mais aussi pour l’environnement.

Saisie automatique et limites

Malgré ses avantages, l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. peut encore comporter des freins. Le coût des outils de saisie, tout d’abord, lorsqu’elle nécessite de s’équiper de logiciels de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique.. Il faut aussi parfois convaincre, surtout dans le domaine des PME, d’utiliser une plateforme avec laquelle elles ne sont pas familières.

L’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. constitue-t-elle une menace pour le métier d’expert-comptable ? D’après David Ladame, il n’en n’est rien « Si demain il devait ne plus y avoir de comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise., il y aurait le conseil pour accompagner les clients. »