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ERP : Pourquoi unifier la comptabilité et la gestion de ses différentes entités ?

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Si l’unification de la comptabilité et de la gestion des différentes entités d’une entreprise peut être un projet complexe, il peut apporter des avantages significatifs à l’entreprise. Ceux-ci sont particulièrement importants pour les sociétés qui possèdent une structure multi-entités.

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C’est un constat, les entreprises, notamment lors de différentes acquisitions, peuvent se retrouver avec différents ERP. Rappelons que celui-ci est un logiciel qui permet de gérer les principaux processus d’une entreprise. Il s’agit d’un ensemble d’applications ou de modules intégrés qui couvrent différents dvcomaines. Les grandes fonctionnalités de l’ERP peuvent être divisées en une quarantaine de briques logiciel qui s’assemblent selon des processus métiers.

Si le fait d’avoir différents ERP dans une même société peut lui permettre de gérer différents éléments, cela peut aussi amener de la complexité. Ce qui peut amener à un système d’information hétérogène, qui peut faire par exemple obstacle au fait de piloter les marges en temps réel.

Un exemple d’unification de la comptabilité et la gestion de ses différentes entités en Seine-Saint-Denis

L’entreprise Barkene, originaire de la Seine-Saint-Denis, a pris le taureau par les cornes. Cet intégrateur de solutions professionnelles de sécurité et de systèmes de lutte contre l’incendie avait vu le nombre de ses sociétés montées à 13 en 2022, avec un effectif de 700 collaborateurs et 800 millions d’euros de chiffre d’affaires.

Afin d’éviter la confusion et la difficulté, notamment, de gérer différents ERP, un outil commun a été mis en place. Il a permis d’améliorer les marges et la performance opérationnelle.

Pour mettre en place cette solution efficacement, il faut parfois savoir faire accepter le changement aux différents collaborateurs. Cela peut passer par la formation du personnel. Dans le cas de Barkenne, cette société a alloué les conseils d’Axelor. Cette société française de développement de logiciels propose une suite d’applications métiers Open Source. Celle-ci couvre les principaux domaines de l’entreprise : la finance et la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la production, la supply chain, les ventes et la distribution ou les services. Indiquons que les applications Axelor sont basées sur une approche Low-code/No-code, ce qui permet aux entreprises de personnaliser les applications en fonction de leurs besoins spécifiques.

La nouvelle solution mise en place a amené à exporter sous forme de tableau Excel les données à partir des bases de données des ERP. Il a fallu ensuite nettoyer les données, ou les mettre au format Axelor. Cela a nécessité six mois afin de déployer la solution du côté de Barkene. Puis 6 mois supplémentaires pour corriger les problèmes.

A terme, cela devrait permettre à la fin 2024 d’équiper 9 agences sur 37 pour Barkene. Cela leur permet d’ores et déjà de piloter en temps réel en local ou en centrale. D’après le PDG de l’entreprise Barkene, Richard Weihart, cela permet aussi de parler un langage commun.

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Un projet généralement long à mettre en œuvre

L’unification des différents ERP d’une entreprise est un projet complexe qui peut présenter de nombreux défis. Les différents ERP d’une entreprise peuvent utiliser des technologies différentes, ce qui peut rendre l’intégration difficile. Les employés peuvent aussi être réticents au changement, ce qui peut entraîner des retards et des coûts supplémentaires.

Pour surmonter ces défis, les entreprises doivent bien planifier le projet d’unification des ERP. Elles doivent également s’assurer d’avoir le soutien des employés et des dirigeants pour garantir le succès du projet.

Le jeu peut en valoir la chandelle. Rappelons que, de façon générale, l’unification de la comptabilité et de la gestion des différentes entités d’une entreprise peut plus facilement garantir le fait d’avoir des données exactes et cohérentes. Cela permet d’éviter les erreurs et les incohérences, ce qui pourrait avoir un impact négatif sur la performance financière de l’entreprise. L’unification des données permet aussi aux dirigeants d’avoir une vue d’ensemble plus complète de l’entreprise. Cela leur permet de prendre des décisions plus éclairées et d’identifier les opportunités d’amélioration. La réduction des coûts de maintenance et de gestion des systèmes peut aussi arriver avec ce genre de projet. L’unification des données peut également aider les entreprises à se conformer aux réglementations en vigueur.

Grâce à cela, par exemple, une entreprise de distribution peut utiliser un ERP unique pour suivre les stocks, gérer les commandes et générer des rapports financiers pour l’ensemble de son réseau de distribution. Une société de services peut gérer les contrats, suivre les temps et les dépenses et fournir un service client de qualité. Une usine de production peut utiliser un ERP unique pour planifier la production, suivre les coûts et générer des rapports financiers pour ses différentes installations.

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