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Checklist pour migrer son logiciel de gestion

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 Sommaire

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nous vous dévoilons une checklist complète en 4 étapes clés : audit de l’existant, allocation des compétences, implication des utilisateurs et déploiement maîtrisé. Chaque point de contrôle vous permettra d’anticiper les risques, de sécuriser vos données et de garantir l’adhésion de vos équipes à ce changement majeur.

Audit de l'existant

Compétences

Impliquer tous les utilisateurs

Déploiement

Comment réaliser sereinement la migration d’un logiciel de gestion ?

équipe bureauLorsqu’une entreprise met en place un nouveau logiciel de gestion des processus opérationnels, elle vise dans un premier temps une meilleure rentabilité. Le choix d’un logiciel neuf se fait en effet dans l’expectative d’un gain de temps et d’efficacité, mais aussi dans le but d’améliorer sa compétitivité et sa productivité. Cela peut concerner un nouvel ERP, CRM ou un logiciel de gestion de la production, gestion commerciale, gestion par affaire, paie, RH ou encore logiciel de comptabilité.

Importance des données à migrer

Le remplacement d’un logiciel de gestion intégré est un processus critique pour les entreprises. L’étape de l’évaluation de la masse de données (Data Mapping) est cruciale. Et le choix de vos ressources humaines compose la clé de sa réussite. D’après des études provenant d’IBM et Gartner, 80% des entreprises font face à des migrations périlleuses car elles ont négligé l’importance des données. Migrer votre base prend du temps et coûte de l’argent. Posez vous les questions nécessaires quant aux types de données existantes, leur intérêt, la compatibilité avec le nouveau logiciel de gestion et la nécessité de toutes les importer. Concernant les données CRM, la réglementation RGPD peut d’ailleurs s’avérer être une occasion de nettoyer vos informations clients – fournisseurs.

Qu'est-ce qui justifie un changement de logiciel ?

Cette interrogation est la première à soulever lorsque l’on envisage cette solution. Il est en effet capital de déterminer l’importance et la nécessité de cette option.

Au nombre des raisons valables, il faut retenir :

  • Une obsolescence du logiciel ou une ergonomie désuète ;
  • Une évolution des demandes de la firme et de ses clients qui n’est plus adaptée aux prestations du logiciel ;
  • Un manque de performances du logiciel par rapport aux besoins de l’entreprise.
Avant de lancer le projet de migration, il est recommandé de faire une analyse du logiciel existant. Il faut ensuite trouver le moyen de conserver les anciennes données dans un format compatible avec le nouveau logiciel pour pouvoir les importer aisément. D’ailleurs, il est sage de ne pas négliger les prévisions de la durée de vie du logiciel choisi. Sur le long terme, il sera pertinent d’avoir prévu la possibilité de greffer des applications connexes ou même d’identifier une seconde solution de migration. On y pense que très peu, évidemment mais cela peut devenir problématique dans certains cas. Il faut pourtant savoir que la migration d’un logiciel de gestion est toujours une opération délicate pour une entreprise, surtout lorsqu’il s’agit d’un logiciel ERP, GPAO ou gestion de la paie. Le défi majeur est de conserver les anciennes données et de pouvoir les réutiliser de manière optimale, après l’opération de migration.

Votre atout : des intervenants compétents

Il faut savoir que le travail de migration de logiciel de gestion occupera un ou plusieurs employés (ou prestataire) à plein temps, selon les cas. Pour migrer en toute sérénité, plusieurs solutions sont disponibles :
  • La première consiste à confier l’opération à un employé qui est imprégné des activités menées et du fonctionnement de la société. En contrepartie, il faut noter le caractère nouveau que représente la migration de logiciel dans ses fonctions ;
  • Dans le second cas, l’entreprise fait appel à un professionnel qui devra prendre le temps nécessaire à s’imprégner de la culture d’entreprise et du fonctionnement de ses services. Cette opération se fera à travers un audit approfondi ;
  • La troisième solution consiste à faire appel à un collaborateur qui accomplira la tâche sous la houlette d’un spécialiste. Avec des méthodes de gestion de projet agiles ou SCRUM, ce choix s’avère souvent fructueux.

Anticiper la conduite du changement

La réussite d’un changement de logiciel de gestion passe aussi par l’adaptation des collaborateurs au nouvel outil. Pour leur permettre d’utiliser le nouvel outil de manière optimale, il est recommandé de les associer au projet dès la phase des études des offres des éditeurs de logiciel. Il faut également prévoir pour eux un temps d’adaptation qui leur permettra de s’habituer au nouvel outil, ainsi que, dans le meilleur des cas, la présence d’un expert apte à les guider. Pour éviter que cette opération ne soit un frein pour les activités de l’entreprise, il est recommandé de l’organiser en évitant les périodes de pic d’activité.

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Réussir sa migration grâce à une approche méthodique et collaborative

La migration d’un logiciel de gestion représente un projet stratégique majeur qui ne souffre aucune improvisation. Comme le révèlent les études IBM et Gartner, 80% des entreprises rencontrent des difficultés lors de ces transitions, principalement par négligence de l’importance des données et du facteur humain.

Notre checklist détaillée met en lumière quatre piliers fondamentaux pour une migration réussie : un audit rigoureux de l’existant, l’allocation de compétences dédiées, l’implication de tous les utilisateurs et un déploiement planifié. Chaque étape requiert une attention particulière, de l’évaluation des KPI jusqu’à la mesure de l’efficacité post-implémentation.

Les clés du succès de votre migration :

  • Data mapping minutieux : évaluez, nettoyez et planifiez la migration de vos données critiques
  • Équipe projet qualifiée : désignez un super utilisateur et un chef de projet dédié
  • Conduite du changement : impliquez vos collaborateurs dès la phase de sélection
  • Déploiement progressif : évitez les pics d’activité et planifiez les environnements de test

L’investissement en temps et en ressources humaines peut sembler conséquent, mais c’est le prix d’une transition sereine vers plus d’efficacité et de compétitivité. La migration n’est pas qu’un défi technique, c’est avant tout un projet humain qui transforme les pratiques de travail de vos équipes.

En suivant cette méthodologie éprouvée et en anticipant les risques identifiés, vous maximisez vos chances de transformer ce changement obligé en véritable levier de performance pour votre entreprise. N’oubliez pas : une migration réussie aujourd’hui facilite les évolutions futures de votre système d’information.

Vous avez vécu une migration logicielle récemment ? Partagez vos retours d’expérience et les points de vigilance qui vous ont permis de réussir votre projet. Vos conseils pratiques peuvent éviter bien des écueils à d’autres entreprises.

Najib expert chez CELGE
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