Sommairenous vous dévoilons une checklist complète en 4 étapes clés : audit de l’existant, allocation des compétences, implication des utilisateurs et déploiement maîtrisé. Chaque point de contrôle vous permettra d’anticiper les risques, de sécuriser vos données et de garantir l’adhésion de vos équipes à ce changement majeur.
Audit de l'existant
- Identifier les KPI. Le logiciel répond-t-il bien aux mêmes besoins d'indicateurs de suivi de performance
- Ecrire les objectifs du changement de logiciel
- Définir le résultat attendu
- Déterminer les risques de la solution existante : par catégorie (critiques, mineures)
- Vérifier que la nouvelle solution résolve les risques
- Demander des cas d'usages aux clients de l'éditeur (lacunes résolues, problèmes rencontrés durant la migration)
- Identifier les points de contrôle. Considérer les itérations qui nécessitent une approbation ou qui sont inter-dépendantes
- Crucial - Vérifier les données à exploiter, planifier avec vigilance la migration des données (Temps + Coût)
- Désigner les employés qui vont lister les types de données utilisées par chaque service
- Choisir entre un import partiel ou total des données (migrer tous les historiques ou simplement les soldes de comptes par exemple)
- Vérifier la bonne reprise des champs requis pour atteindre les objectifs : champs des fiches contacts, produits, commandes, bons de livraison, liste de contrôle d'accès, etc...
Compétences
- Désigner un super utilisateur qui accompagne tous les utilisateurs au changement
- et un employé consacré à temps plein ou mi-temps à la migration
- et/ou un prestataire expert en gestion de projet de migration
- Évaluer les compétences du chef de projet fournisseur (de l'éditeur du logiciel choisi)
Impliquer tous les utilisateurs
- Chaque service organise un workshop avant le choix du logiciel et une seconde fois avant l'implémentation
- Chaque responsable de service présente au chef de projet de migration ses attentes
- Organiser des journées de tests avec les utilisateurs, planifier les itérations de corrections et d'évolutions
- Collaborer sans déranger : anticiper les pics d'activité de l'entreprise, planifier les formations et workshops
- Chaque service rédige sa documentation (document manuel utilisateur, roadmap, base de données de connaissances)
Déploiement
- Infrastructure : planifier la création des environnements de développements, tests, recette, pré-prod et production
- Planifier les phases de migration de données de test et des données réelles finales
- Vérifier les données de l'environnement de production durant l'étape finale d'implémentation
- Vérifier les listes de contrôles d'accès de l'environnement de production
- Mesurer l'efficacité du support quelques semaines après l'implémentation
Comment réaliser sereinement la migration d’un logiciel de gestion ?
Lorsqu’une entreprise met en place un nouveau logiciel de gestion des processus opérationnels, elle vise dans un premier temps une meilleure rentabilité. Le choix d’un logiciel neuf se fait en effet dans l’expectative d’un gain de temps et d’efficacité, mais aussi dans le but d’améliorer sa compétitivité et sa productivité. Cela peut concerner un nouvel ERP, CRM ou un logiciel de gestion de la production, gestion commerciale, gestion par affaire, paie, RH ou encore logiciel de comptabilité.
Importance des données à migrer
Le remplacement d’un logiciel de gestion intégré est un processus critique pour les entreprises. L’étape de l’évaluation de la masse de données (Data Mapping) est cruciale. Et le choix de vos ressources humaines compose la clé de sa réussite. D’après des études provenant d’IBM et Gartner, 80% des entreprises font face à des migrations périlleuses car elles ont négligé l’importance des données. Migrer votre base prend du temps et coûte de l’argent. Posez vous les questions nécessaires quant aux types de données existantes, leur intérêt, la compatibilité avec le nouveau logiciel de gestion et la nécessité de toutes les importer. Concernant les données CRM, la réglementation RGPD peut d’ailleurs s’avérer être une occasion de nettoyer vos informations clients – fournisseurs.
Qu'est-ce qui justifie un changement de logiciel ?
Cette interrogation est la première à soulever lorsque l’on envisage cette solution. Il est en effet capital de déterminer l’importance et la nécessité de cette option.
Au nombre des raisons valables, il faut retenir :
- Une obsolescence du logiciel ou une ergonomie désuète ;
- Une évolution des demandes de la firme et de ses clients qui n’est plus adaptée aux prestations du logiciel ;
- Un manque de performances du logiciel par rapport aux besoins de l’entreprise.
Votre atout : des intervenants compétents
Il faut savoir que le travail de migration de logiciel de gestion occupera un ou plusieurs employés (ou prestataire) à plein temps, selon les cas. Pour migrer en toute sérénité, plusieurs solutions sont disponibles :- La première consiste à confier l’opération à un employé qui est imprégné des activités menées et du fonctionnement de la société. En contrepartie, il faut noter le caractère nouveau que représente la migration de logiciel dans ses fonctions ;
- Dans le second cas, l’entreprise fait appel à un professionnel qui devra prendre le temps nécessaire à s’imprégner de la culture d’entreprise et du fonctionnement de ses services. Cette opération se fera à travers un audit approfondi ;
- La troisième solution consiste à faire appel à un collaborateur qui accomplira la tâche sous la houlette d’un spécialiste. Avec des méthodes de gestion de projet agiles ou SCRUM, ce choix s’avère souvent fructueux.
Anticiper la conduite du changement
La réussite d’un changement de logiciel de gestion passe aussi par l’adaptation des collaborateurs au nouvel outil. Pour leur permettre d’utiliser le nouvel outil de manière optimale, il est recommandé de les associer au projet dès la phase des études des offres des éditeurs de logiciel. Il faut également prévoir pour eux un temps d’adaptation qui leur permettra de s’habituer au nouvel outil, ainsi que, dans le meilleur des cas, la présence d’un expert apte à les guider. Pour éviter que cette opération ne soit un frein pour les activités de l’entreprise, il est recommandé de l’organiser en évitant les périodes de pic d’activité.Si vous êtes à la recherche d’une solution ERP GPAO pour votre, ou vos, entreprise(s), n’hésitez pas à vous rendre sur notre comparateur 100% gratuit : répondez en moins de 5 minutes aux questions et obtenez les solutions les plus adaptées à vos besoins.
Réussir sa migration grâce à une approche méthodique et collaborative
La migration d’un logiciel de gestion représente un projet stratégique majeur qui ne souffre aucune improvisation. Comme le révèlent les études IBM et Gartner, 80% des entreprises rencontrent des difficultés lors de ces transitions, principalement par négligence de l’importance des données et du facteur humain.
Notre checklist détaillée met en lumière quatre piliers fondamentaux pour une migration réussie : un audit rigoureux de l’existant, l’allocation de compétences dédiées, l’implication de tous les utilisateurs et un déploiement planifié. Chaque étape requiert une attention particulière, de l’évaluation des KPI jusqu’à la mesure de l’efficacité post-implémentation.
Les clés du succès de votre migration :
- Data mapping minutieux : évaluez, nettoyez et planifiez la migration de vos données critiques
- Équipe projet qualifiée : désignez un super utilisateur et un chef de projet dédié
- Conduite du changement : impliquez vos collaborateurs dès la phase de sélection
- Déploiement progressif : évitez les pics d’activité et planifiez les environnements de test
L’investissement en temps et en ressources humaines peut sembler conséquent, mais c’est le prix d’une transition sereine vers plus d’efficacité et de compétitivité. La migration n’est pas qu’un défi technique, c’est avant tout un projet humain qui transforme les pratiques de travail de vos équipes.
En suivant cette méthodologie éprouvée et en anticipant les risques identifiés, vous maximisez vos chances de transformer ce changement obligé en véritable levier de performance pour votre entreprise. N’oubliez pas : une migration réussie aujourd’hui facilite les évolutions futures de votre système d’information.
Vous avez vécu une migration logicielle récemment ? Partagez vos retours d’expérience et les points de vigilance qui vous ont permis de réussir votre projet. Vos conseils pratiques peuvent éviter bien des écueils à d’autres entreprises.
