Audit de l'existant
- Identifier les KPI. Le logiciel répond-t-il bien aux mêmes besoins d'indicateurs de suivi de performance
- Ecrire les objectifs du changement de logiciel
- Définir le résultat attendu
- Déterminer les risques de la solution existante : par catégorie (critiques, mineurs)
- Vérifier que la nouvelle solution résolve les risques
- Demander des cas d'usages aux clients de l'éditeur (lacunes résolues, problèmes rencontrés durant la migration)
- Identifier les points de contrôle. Considérer les itérations qui nécessitent une approbation ou qui sont inter-dépendantes.
- Crucial - Vérifier les données à exploiter, planifier avec vigilance la migration des données (Temps + Coût)
- Désigner les employés qui vont lister les types de données utilisées par chaque service
- Choisir entre un import partiel ou totale des données (migrer tous les historiques ou simplement les soldes de comptes par exemple)
- Vérifier la bonne reprise des champs requis pour atteindre les objectifs : champs des fiches contacts, produits, commandes, bons de livraison, liste de contrôle d'accès, etc...
Compétences
- Désigner un super utilisateur qui accompagne tous les utilisateurs au changement
- et un employé consacré à temps plein ou mi-temps à la migration
- et/ou un prestataire expert en gestion de projet de migration
- Évaluer les compétences du chef de projet fournisseur (de l'éditeur du logiciel choisi)
Impliquer tous les utilisateurs
- Chaque service organise un workshop avant le choix du logiciel et une seconde fois avant l'implémentation
- Chaque responsable de service présente au chef de projet de migration ses attentes
- Organiser des journées de tests avec les utilisateurs, planifier les itérations de corrections et d'évolutions
- Collaborer sans déranger : anticiper les pics d'activité de l'entreprise, planifier les formations et workshops
- Chaque service rédige sa documentation (document manuel utilisateur, roadmap, base de données de connaissances)
Déploiement
- Infrastructure : planifier la création des environnements de développements, tests, recette, pré-prod et production
- Planifier les phases de migration de données de test et des données réelles finales
- Vérifier les données de l'environnement de production durant l'étape finale d'implémentation
- Vérifier les listes de contrôles d'accès de l'environnement de production
- Mesurer l'efficacité du support quelques semaines après l'implémentation
Comment réaliser sereinement la migration d'un logiciel de gestion ?
Lorsqu'une entreprise met en place un nouveau logiciel de gestion des processus opérationnels, elle vise dans un premier temps une meilleure rentabilité. Le choix d'un logiciel neuf se fait en effet dans l'expectative d'un gain de temps et d'efficacité, mais aussi dans le but d'améliorer sa compétitivité et sa productivité. Cela peut concerner un nouvel ERP, CRM ou un logiciel de gestion de la production, gestion commerciale, gestion par affaire, paie, RH ou encore logiciel de comptabilité.
Importance des données à migrer
Le remplacement d'un logiciel de gestion intégré est un processus critique pour les entreprises. L'étape de l'évaluation de la masse de données (Data Mapping) est cruciale. Et le choix de vos ressources humaines compose la clé de sa réussite. D'après des études provenant d'IBM et Gartner, 80% des entreprises font face à des migrations périlleuses car elles ont négligé l'importance des données. Migrer votre base prend du temps et coûte de l'argent. Posez vous les questions nécessaires quant aux types de données existantes, leur intérêt, la compatibilité avec le nouveau logiciel de gestion et la nécessité de toutes les importer. Concernant les données CRM, la réglementation RGPD peut d'ailleurs s'avérer être une occasion de nettoyer vos informations clients - fournisseurs.
Qu'est-ce qui justifie un changement de logiciel ?
Cette interrogation est la première à soulever lorsque l'on envisage cette solution. Il est en effet capital de déterminer l'importance et la nécessité de cette option.
Au nombre des raisons valables, il faut retenir :
- Une obsolescence du logiciel ou une ergonomie désuète ;
- Une évolution des demandes de la firme et de ses clients qui ne sont plus adaptées aux prestations du logiciel ;
- Un manque de performances du logiciel par rapport aux besoins de l'entreprise.
Avant de lancer le projet de migration, il est recommandé de faire une analyse du logiciel existant. Il faut ensuite trouver le moyen de conserver les anciennes données dans un format compatible avec le nouveau logiciel pour pouvoir les importer aisément.
D'ailleurs, il est sage de ne pas négliger les prévisions de la durée de vie du logiciel choisi. Sur le long terme, il sera pertinent d'avoir prévu la possibilité de greffer des applications connexes ou même d'identifier une seconde solution de migration. On y pense que très peu, évidemment mais cela peut devenir problématique dans certains cas.
Il faut pourtant savoir que la migration d'un logiciel de gestion est toujours une opération délicate pour une entreprise, surtout lorsqu'il s'agit d'un logiciel ERP, GPAO ou gestion de la paie parmi d'autres . Le défi majeur est de conserver les anciennes données et de pouvoir les réutiliser après l'opération de migration.
Votre atout : des intervenants compétents
Il faut savoir que le travail de migration de logiciel de gestion occupera un ou plusieurs employés (ou prestataire) à plein temps, selon les cas. Pour migrer en toute sérénité, plusieurs solutions sont disponibles :
- La première consiste à confier l'opération à un employé qui est imprégné des activités menées et du fonctionnement de la société. En contrepartie, il faut noter le caractère nouveau que représente la migration de logiciel dans ses fonctions ;
- Dans le second cas, l'entreprise fait appel à un professionnel qui devra prendre le temps nécessaire à s'imprégner de la culture d'entreprise et du fonctionnement de ses services. Cette opération se fera à travers un audit approfondi ;
- La troisième solution consiste à faire appel à un collaborateur qui accomplira la tâche sous la houlette d'un spécialiste. Avec des méthodes de gestion de projet agiles ou SCRUM, ce choix s'avère souvent fructueux.
Anticiper la conduite du changement
La réussite d'un changement de logiciel de gestion passe aussi par l'adaptation des collaborateurs au nouvel outil. Pour leur permettre d'utiliser le nouvel outil de manière optimale, il est recommandé de les associer au projet dès la phase des études des offres des éditeurs de logiciel. Il faut également prévoir pour eux un temps d'adaptation qui leur permettra de s'habituer au nouvel outil, ainsi que, dans le meilleur des cas, la présence d'un expert apte à les guider.
Pour éviter que cette opération ne soit un frein pour les activités de l'entreprise, il est recommandé de l'organiser en évitant les périodes de pic d'activité.
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