Checklist Migration Logiciel : ERP, paie, CRM, RH, GPAO | CELGE

Checklist pour migrer son logiciel de gestion

Audit de l'existant

Compétences

Impliquer tous les utilisateurs

Déploiement

Comment réaliser sereinement la migration d’un logiciel de gestion ?

équipe bureauLorsqu’une entreprise met en place un nouveau logiciel de gestion des processus opérationnels, elle vise dans un premier temps une meilleure rentabilité. Le choix d’un logiciel neuf se fait en effet dans l’expectative d’un gain de temps et d’efficacité, mais aussi dans le but d’améliorer sa compétitivité et sa productivité. Cela peut concerner un nouvel ERP, CRM ou un logiciel de gestion de la production, gestion commerciale, gestion par affaire, paie, RH ou encore logiciel de comptabilité.

Importance des données à migrer

Le remplacement d’un logiciel de gestion intégré est un processus critique pour les entreprises. L’étape de l’évaluation de la masse de données (Data Mapping) est cruciale. Et le choix de vos ressources humaines compose la clé de sa réussite. D’après des études provenant d’IBM et Gartner, 80% des entreprises font face à des migrations périlleuses car elles ont négligé l’importance des données. Migrer votre base prend du temps et coûte de l’argent. Posez vous les questions nécessaires quant aux types de données existantes, leur intérêt, la compatibilité avec le nouveau logiciel de gestion et la nécessité de toutes les importer. Concernant les données CRM, la réglementation RGPD peut d’ailleurs s’avérer être une occasion de nettoyer vos informations clients – fournisseurs.

Qu'est-ce qui justifie un changement de logiciel ?

Cette interrogation est la première à soulever lorsque l’on envisage cette solution. Il est en effet capital de déterminer l’importance et la nécessité de cette option.

Au nombre des raisons valables, il faut retenir :

  • Une obsolescence du logiciel ou une ergonomie désuète ;
  • Une évolution des demandes de la firme et de ses clients qui n’est plus adaptée aux prestations du logiciel ;
  • Un manque de performances du logiciel par rapport aux besoins de l’entreprise.
Avant de lancer le projet de migration, il est recommandé de faire une analyse du logiciel existant. Il faut ensuite trouver le moyen de conserver les anciennes données dans un format compatible avec le nouveau logiciel pour pouvoir les importer aisément. D’ailleurs, il est sage de ne pas négliger les prévisions de la durée de vie du logiciel choisi. Sur le long terme, il sera pertinent d’avoir prévu la possibilité de greffer des applications connexes ou même d’identifier une seconde solution de migration. On y pense que très peu, évidemment mais cela peut devenir problématique dans certains cas. Il faut pourtant savoir que la migration d’un logiciel de gestion est toujours une opération délicate pour une entreprise, surtout lorsqu’il s’agit d’un logiciel ERP, GPAO ou gestion de la paie. Le défi majeur est de conserver les anciennes données et de pouvoir les réutiliser de manière optimale, après l’opération de migration.

Votre atout : des intervenants compétents

Il faut savoir que le travail de migration de logiciel de gestion occupera un ou plusieurs employés (ou prestataire) à plein temps, selon les cas. Pour migrer en toute sérénité, plusieurs solutions sont disponibles :
  • La première consiste à confier l’opération à un employé qui est imprégné des activités menées et du fonctionnement de la société. En contrepartie, il faut noter le caractère nouveau que représente la migration de logiciel dans ses fonctions ;
  • Dans le second cas, l’entreprise fait appel à un professionnel qui devra prendre le temps nécessaire à s’imprégner de la culture d’entreprise et du fonctionnement de ses services. Cette opération se fera à travers un audit approfondi ;
  • La troisième solution consiste à faire appel à un collaborateur qui accomplira la tâche sous la houlette d’un spécialiste. Avec des méthodes de gestion de projet agiles ou SCRUM, ce choix s’avère souvent fructueux.

Anticiper la conduite du changement

La réussite d’un changement de logiciel de gestion passe aussi par l’adaptation des collaborateurs au nouvel outil. Pour leur permettre d’utiliser le nouvel outil de manière optimale, il est recommandé de les associer au projet dès la phase des études des offres des éditeurs de logiciel. Il faut également prévoir pour eux un temps d’adaptation qui leur permettra de s’habituer au nouvel outil, ainsi que, dans le meilleur des cas, la présence d’un expert apte à les guider. Pour éviter que cette opération ne soit un frein pour les activités de l’entreprise, il est recommandé de l’organiser en évitant les périodes de pic d’activité.

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