Digitalisation factures : meilleur logiciel 2020 | CELGE

La digitalisation des factures fournisseurs : comment choisir le meilleur logiciel en 2020 ?

La très grande majorité des entreprises ont aujourd’hui recours à des logiciels et à la digitalisation pour prendre en main la comptabilité dans son ensemble. Ces logiciels ont pour objectif d’améliorer la productivité et de limiter les erreurs humaines.

Si ce processus d’évolution semble logique, il convient de s’attarder sur l’aspect juridique de la chose. Dans la suite de cet article, nous allons voir l’intérêt de dématérialiser tous les processus de travail, les outils numériques à votre portée pour mener à bien ce projet et la réglementation qui encadre ces activités.

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Le processus de dématérialisation de vos documents et la législation en vigueur

Depuis une vingtaine d’années, la législation a su évoluer pour encadrer comme il se doit le numérique. Elle évoque notamment une équivalence entre les documents physiques et numériques. La loi rentre en vigueur pour les documents de compatibilité.

Toutefois, en ce qui concerne la dématérialisation, vous devez sécuriser l’archivage, la conservation et le stockage de tous vos documents numérisés. C’est là le point faible de ce processus : la sécurité des données.

Comment sécuriser et protéger vos documents ?

Attardons-nous un instant sur la signature des documents. Une signature scannée n’a en soi aucune valeur, car il est impossible de l’authentifier, et de savoir qui a réellement signé. Pour remédier à ce problème, un Certificat Électronique a été instauré pour assurer la sécurité des documents et apporter la preuve du signataire.

En obtenant un Certificat Électronique, vous pourrez travailler sur la sécurité générale et être plus vigilant sur les échanges et suivi des documents. Pour bénéficier d’un Certificat Électronique, vous devez prendre contact avec une entreprise habilitée à vous en délivrer un.

 
Sage

Cegid

Microsoft

SAP

Divalto
Caractéristiques globales
Notoriété de l’éditeur / expertise



Réseau de revendeurs
Ergonomie / Intuitivité




Facilité de paramétrage




Pérennité de la solution (mises à jour)




Accessibilité coûts / enveloppe budget
Fonctionnalités spécifiques
Couverture fonctionnelle (gestion facturation, suivi de l’avancement des affaires)
Personnalisation (taille, effectif, spécificité métier)
Plannings
CRM
Comptabilité
Fonctionnalités extra
Plateforme / hébergement
SaaS
On premise
Références clients
Société
Marchand

Kusmi Tea

Michael Hill

Norsilk

Soditen
Témoignage« Les Editions Pilotées de Sage offrent une grande flexibilité dans le paramétrage des indicateurs de performance et des statistiques. » David Véry, PDG de Marchand« Quand vous faites de l’omnichannel, vous avez besoin qu’une opération soit enregistrée en temps réel dans votre gestion commerciale, votre gestion financière et votre supply chain. » Bruno Contrepoids, responsable informatique de Kusmi Tea« Avec Microsoft, nous pouvons faire correspondre des technologies optimales avec des processus commerciaux hors du commun qui nous permettront de poursuivre le développement de nos marchés et d’adopter de nouveaux modèles commerciaux. » Matt Keays, CIO de Michael Hill
« Les points forts de SAP business one, en particulier, sont sa flexibilité et sa facilité d’utilisation, mais aussi son environnement intrinsèque.  » Sylvain Batteux, IT Manager de Norsilk« Grâce à Divalto infinity, nous avons fait des gains de productivité au niveau des fonctions administrations des ventes et comptabilité. »  M. Bourdon, PDG de Soditen

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Stocker et conserver vos documents comptable : la réglementation qui s’applique

Vous devrez vous plier à des normes assez strictes, qui portent surtout sur les durées minimales de conservation. Les durées sont à peu près égales pour les documents physiques et numériques, mais sachez que pour ces derniers, vous devez les conserver en lieu sûr. Ces durées fluctuent selon le type de documents.

Certaines normes professionnelles s’appliquent, dont certaines qui préconisent ce qu’il faut faire en terme de numérisation.

Les avantages de la création d’un processus d’archivage

Avec un suivi réalisé par des experts en patrimoine documentaire, une société peut choisir de délivrer ou non un accès à certains documents auprès de ses collaborateurs.
Cette solution facilite l’accès aux documents et apporte une grande aide au personne d’entreprise. La productivité est ainsi améliorée.

Les éditeurs les plus réputés du marché : Yooz, Xamance, Elo Digital Office, etc.

Business Solution ELO

La gestion des documents numériques dans l’activité et l’aspect juridique

Depuis 2017, les grandes entreprises au même titre que les établissements publics ont l’obligation de numériser toutes leurs factures. Dans les années futures, la norme sera appliquée à tous les professionnels.

Il est donc judicieux de commencer à appréhender le changement et adapter son activité, afin d’éviter que cela ne perturbe le travail. Vous devez en avertir tous vos collaborateurs, notamment les plus âgés, pas toujours enclin à travailler avec l’informatique.

Les logiciels professionnels de dématérialisation

Plusieurs logiciels ont été créés et développés suite à cette évolution et pour augmenter la productivité des entreprises. Une étude du Cabinet Arthur D. Little a été réalisée en 2001 et est parvenue à la conclusion que la dématérialisation permet de gagner 10 € par facture contrairement à un document papier. Tout simplement énorme !

Les critères à prendre en compte pour choisir le logiciel adéquat

Pour choisir le logiciel approprié, vous pouvez vous appuyer sur différents critères selon les marques :

  1. Notoriété de l’éditeur et expertise
  2. Réseau de revendeur
  3. Ergonomie/ prise en main du logiciel
  4. Facilité de paramétrage
  5. Pérénité de solution
  6. Le prix

Enfin, il faudra s’attarder sur les fonctionnalités spécifiques à chaque logiciel. Tous les éditeurs sur le marché utilisent le saas et le on premise. Certains ont toutefois des plannings moins élaborés et certaines options sont incluses ou non en fonction des marques (Cegid et Cevalto n’en proposent pas par exemple).

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