Grâce à Talentia, le Groupe Mutualité de La Réunion a pu sécuriser et dématérialiser son processus de clôture annuelle.
À propos
Le Groupe Mutualité de La Réunion réunit une dizaine d’entités distinctes fédérée par une union de 2 mutuelles. Le Groupe exerce une activité principale d’assureur mutualiste. Il réalise aujourd’hui 15 activités différentes. Le Groupe Mutualité de La Réunion est un acteur majeur de l’économie sociale et solidaire sur l’île de La Réunion.
Le Groupe Mutualité de La Réunion apporte à ses adhérents, à chaque étape de leur vie, une réponse solidaire à leurs besoins de santé.
Le Groupe Mutualité de La Réunion a pour mission de protéger l’ensemble de ses adhérents tout en investissant dans la prévention de la santé.
Le Groupe Mutualité de La Réunion s’est donné comme valeur de mettre ses adhérents au coeur de ses préoccupations. Les excédents qu’il réalise grâce à ses différentes activités économiques permettent au Groupe d’investir dans des activités sociales.
Contexte
La clôture vecteur de complexité pour les directions comptables et financières.
Une année comptable se fait sur 12 mois. Les commissaires aux comptes interviennent quelques mois plus tard afin de certifier les comptes de l’année écoulée. Une situation pas évidente lorsque la masse de données à justifier est conséquente.
La révision des comptes se passe entre la fin des 12 mois échus et la certification des comptes par les de vérifier
l’ensemble des opérations comptables réalisées du mois 1 au mois 12.
En parallèle, l’année N + 1 commence, ce qui constitue une grande difficulté pour les responsables de la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise..
Sans solution comptable appropriée pour faire la clôture, les comptables et directions financières se voient contraints d’utiliser une multitude de tableurs Excel et des données papier.
Ce processus très manuel est à la fois peu sécurisé, peu fiable et peu pérenne. Quant à la recherche d’informations, elle peut s’avérer fastidieuse. Sans compter une communication téléphonique ou e-mail peu fiable entre les équipes comptables.
Cas du Groupe Mutualité de La Réunion :
Il y a 10 ans, le Groupe Mutualité de La Réunion clôturait ses comptes à J+100. Ces délais étaient beaucoup trop longs et engendraient des difficultés pour les dirigeants à piloter et suivre l’activité. Il était également impossible d’anticiper d’éventuelles dérives des indicateurs de performance et de suivi.
L’ensemble de ces difficultés ont contraint le Groupe Mutualité de La Réunion à revoir ses processus de clôture et à rechercher une solution de clôture comptable adaptée.
Comment est-ce possible en 5 astuces ?
Formaliser les processus en 4
étapes
Transmission des données par les services supports à la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. Traitement des données et révision des comptes par le service comptable Supervision des comptes Validation des comptes par la Direction et la Présidence
Les bonnes compétences au
bon endroit Importance de connaitre l’expertise de chacun Affecter la personne adéquate sur le bon nœud fonctionnel Compte cycle Contrôle Niveau de sécurité adéquat Définir le bon niveau de responsabilité de chacun
Lisser la clôture et faire une
clôture continue Faire des clôtures mensuelles Définir la granularité des contrôles et leur fréquence Définir la fréquence de révision des comptes Justifier et documenter la révision au fur et à mesure Constituer le dossier de clôture annuelle tout au long de l’année
Dématérialiser le processus
▪ Dématérialiser :
▪ Justificatifs
▪ Contrôles
▪ Dossiers de révision
▪ Communications avec les éditeurs
▪ Pour des bénéfices directs :
▪ Gain de temps pour le processus et à posteriori
▪ Gain de visibilité sur l’avancement
▪ Sécurité des accès
▪ Fiabilité des documents
Mise en place d’une solution
▪ Dématérialiser les processus
▪ Automatiser les contrôles et feuilles de travail
▪ Accélérer les travaux
▪ Suivre les travaux en temps réel
▪ Vérifier les justifications à distance
▪ Faciliter la collaboration, l’échange
Pour tendre vers le zéro papier, pour améliorer la qualité des contrôles et pour augmenter la productivité d’un service comptable, la solution Talentia est la solution que je cherchais. La solution Talentia nous a permis d’améliorer la qualité de nos dossiers de révision. Désormais, ils sont entièrement dématérialisés. Talentia c’est la fin des classeurs de révision prêt à exploser, dans lesquels étaient entassés les justificatifs des comptes. Tout est dématérialisé et centralisé dans un seul fichier qui peut être communiqué directement aux commissaires aux comptes. Au bout d’une semaine de formation et de prise en main, j’ai constaté que mon équipe a su parfaitement maîtriser la solution qui est à la fois très complète, collaborative et simple d’utilisation. La solution nous a permis de revoir notre méthodologie de clôture des comptes. Celle-ci est aujourd’hui plus rapide et de meilleure qualité. La solution nous a permis de gagner un temps précieux, de limiter le risque d’erreur et de pouvoir nous consacrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Il est inenvisageable pour nous aujourd’hui de revenir à l’ancienne méthode manuelle. Au bout de 4 mois de révision, l’équipe est ravie d’utiliser l’outil.
Il nous a fallu 3 mois pour mettre en production l’outil que nous proposait Talentia. L’équipe comptable du Groupe Mutualité de La Réunion réalise aujourd’hui la révision de 13 entités différentes sur ce logiciel. Nous en sommes aujourd’hui à notre 4ème clôture avec cette solution. C’est un outil qui nous propose plusieurs référentiels (Assurance, PCG et Associations) correspondant totalement aux besoins des différentes activités de notre Groupe. Il évolue rapidement en fonction de nos demandes d’amélioration et de développement pour répondre à nos contraintes «organisationnelles» et «métiers». Nous en sommes très satisfaits.
La Solution Talentia nous a permis de gagner en efficacité sur la clôture des comptes et de sécuriser et dématérialiser le processus. Cela nous a permis de fiabiliser les contrôles et aujourd’hui notre clôture est de meilleure qualité. Les équipes peuvent à présent se concentrer sur les analyses. Enfin, après, nous avons pu utiliser les programmes de travail clés en main et adaptables, sur nos différentes activités : assurances, association et sur le plan de compte général.
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