La dématérialisation des factures fournisseurs 
est une étape primordiale dans la transformation digitale de l’entreprise.
E. Leclerc du Roque-sur-Garonne a choisi la solution de dématérialisation des factures du Groupe T2i pour optimiser les flux dans son service financier et gagner en productivité.
Le besoin
L’hypermarché E. Leclerc de Roques-sur-Garonne (Toulouse) était confronté à un important flux de factures fournisseurs. Edouard Guignet, Directeur administratif et financier, revient sur la solution proposée par le Groupe T2i qui a été choisie pour optimiser la gestion administrative.
« Notre entreprise traite environ 45’000 factures par année, avec des pics lors des périodes des fêtes de fin d’année, et certaines factures fournisseurs peuvent contenir près de cinquante pages. », remarque Edouard Guignet. « A ce chiffre, il faut encore ajouter les bons de commandes, les bons de livraisons, les pré-factures, etc. »
Cette masse de documents alourdissait le travail administratif de certains types de factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente., les collaborateurs du service comptable y passaient jusqu’à quatre ou cinq jours. Une tâche qui les empêchait de se concentrer sur des activités à plus fortes valeur ajoutée. Le traitement et la justification des écarts entre les bons de livraisons et les pré-factures qui justifient l’arrivée en stock de la marchandise prenaient également un temps considérable.
La solution mise en oeuvre
« Nous nous sommes donc mis à la recherche d’une entreprise capable de nous accompagner dans la transformation numérique dans notre service tout en prenant en compte les problématiques d’implémentation de la solution avec nos outils d’infogérance en place. » explique Edouard Guignet.
Suite à un appel d’offre, la solution proposée par le Groupe T2i a été retenue. Elle consistait en la récupération et l’archivage automatique des préfactures jumelées avec un scan LAD, l’archivage et la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. des factures fournisseurs et des bons de livraisons, pour créer une liasse documentaire consultable par les collaborateurs du service financier.
Le résultat
La mise en œuvre de cette solution de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. des factures fournisseurs permet de rapprocher automatiquement les préfactures et les factures à la ligne, et par conséquent d’identifier et isoler les écarts qui sont mis dans le workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service. et qui peuvent être consultés par les chefs de rayons.
« Grâce à cette gestion électronique des documents, les équipes administratives ont retrouvé une certaine sérénité, elles sont moins écrasées par les tâches administratives à faible valeur ajoutée, et elles ont gagné en productivité. », se réjouit Monsieur Guignet. L’efficacité du traitement induite par la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. des factures offre aussi une opportunité de négociation avec les fournisseurs. L’entreprise peut désormais obtenir des réductions de délais de paiements en échange d’escomptes.
En outre, la solution de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. des factures fournisseurs a également permis de mettre en place un circuit de gestion simplifié et sécurisé avec une meilleure traçabilitéProcessus qui permet de suivre la création d’un produit de sa production à sa vente. des documents puisque seule la version dématérialisée du document circule dans l’entreprise, ce qui garantit l’unicité et l’authenticité du document.
Aujourd’hui, l’entreprise a une vision précise de son retour sur investissement : « Notre ROI se positionne entre 6 à 7 mois uniquement sur la rationalisation des coûts administratifs. Fort de ce succès, nous pensons déjà à de nouveaux projets, comme la mise en place d’une solution pour les ressources humaines, mais aussi pour notre pôle juridique et fiscal. », conclut Edouard Guignet.
