Sommaire Le RGPD implique l’avènement de changements importants au sein de votre structure. Il est question de garantir la protection des données personnelles de personnes physiques avec qui vous traitez. Il est alors important dans le nouveau contexte, d’entreprendre dès à présent les actions à mener.
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Que faire quand votre entreprise communique en ligne ?
Il est fort possible que votre entreprise ait mis sur pied une stratégie de communication digitale. Cette stratégie passe aussi bien par le site officiel de votre entreprise que par les réseaux sociaux.
Il est alors question de vérifier si vous protégez bien les données personnellesToutes informations liées à une personne physique identifiée ou qui pourrait être identifiée via des éléments qui lui sont propres. des usagers visitant l’ensemble de vos plateformes. L’essor de réseaux tels qu’Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn requiert davantage de vigilance de votre part quant aux données des personnes qui vous y suivent.
L’enjeu est bien simple, c’est l’assurance de préserver votre réputation. En vous prémunissant du risque de fuite de données et de piratage.
Vous devez à cet égard :
- Proposer un lien redirigeant vers une page d’informations sur les droits des usagers ;
- Préparer une réponse type pour les internautes qui souhaiteraient exercer leurs droits.
Cette vigilance est la même en ce qui concerne votre site institutionnel. Celui-ci présente dans un premier temps les activités de votre entreprise. Il intègre par ailleurs des formulaires de contact, parfois de réservation.
Il est nécessaire de prendre en considération la problématique de la protection des données en amont. C’est-à-dire dès la conception même du site. Il est alors utile de conserver ces réflexes de base :
- Faire état de « mentions CNIL » en bas de formulaire ;
- Mettre en place un formulaire de contact afin que les usagers puissent faire valoir leurs droits ;
- Mentions légales identifiant le responsable éditorial du site.
Il en est de même pour la vente en ligne :
- Toujours sécuriser les données de navigation en proposant obligatoirement le protocole HTTPS, en sécurisant les transactions bancaires, en ne conservant pas les données bancaires de vos clients.
- Mettre à jour la charte vie privée de votre site.
Et dans tous les cas, obtenir le consentement de l’utilisateur pour l’utilisation de cookies.
Maîtrisez et améliorez votre relation client
Permettre à vos clients de maîtriser leurs données vous assurera une e-réputation avantageuse. D’autant plus s’ils ont conscience que vous respectez leurs choix et ne les sollicitez que lorsqu’ils le souhaitent.
Soyez donc vigilant notamment lorsque vous prospectez de nouveaux clients sur la toile :
- Par exemple, disposer de données accessibles gratuitement sur le web (comme un annuaire), ne signifie pas que les personnes souhaitent être démarchées.
- Soyez attentif aux bases de données clients vendues à des fins marketing. Notamment celles à prix attractifs, car les données sont souvent peu fiables.
- Privilégiez donc des fichiers dits qualifiés, recensant des données cohérentes à l’égard de vos activités. Cela vous évitera des plaintes et des avis négatifs sur la toile.
Il en est de même en ce qui concerne la fidélisationActions mises en place auprès des clients afin de les inciter à acheter toujours les produits et services auprès de la même entreprise. de votre clientèle :
- Il n’est par exemple pas toujours nécessaire de conserver indéfiniment les données clients (pièces d’identité, données bancaires, etc.).
- Il est par ailleurs toujours préférable d’informer vos clients sur l’utilisation que vous faites de leurs données.
Protéger les données de vos collaborateurs
La protection des données de vos collaborateurs sur le lieu de travail permet d’établir un lien de confiance solide entre les salariés et la hiérarchie. Le développement des technologies fait désormais craindre une surveillance systématique. Rassurer vos employés en faisant preuve de transparence permet d’assainir le climat de travail.
Cela est notamment le cas depuis la venue du prélèvement à la source. Il est alors utile de rappeler à vos collaborateurs que leurs données personnellesToutes informations liées à une personne physique identifiée ou qui pourrait être identifiée via des éléments qui lui sont propres. et familiales ne sont pas en votre possession, mais bien aux mains de l’administration fiscale.
De plus, il est important d’informer les candidats à l’embauche sur les données qu’ils communiquent ainsi que sur leurs finalités.
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