SommaireLes données qu’il faut protéger ne sont pas seulement celles de vos clients. Vos collaborateurs sont tout aussi concernés. Pour qu’ils réalisent pleinement leur carrière dans l’entreprise, vous utilisez en permanence de nombreuses informations, souvent sensibles.
Pour établir des relations de confiance sereines qui permettent d’obtenir les meilleurs résultats professionnels, l’observance des concepts du RGPD devient une démarche naturelle. Loin de former uniquement un cadre contraignant, elles donnent de précieuses lignes de conduites pour l’utilisation raisonnée des données de vos collaborateurs.
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Sensibilisez-les dès leur recrutement
Lorsque vous recrutez un nouveau collaborateur, informez-le du fait que vous ne collectez que les informations indispensables à l’exercice de sa profession. En général les informations que vous êtes amené à traiter sont les rémunérations et les déclarations sociales obligatoires, celles qui ont trait à la tenue du registre unique du personnel et à sa gestion administrative. Ces données peuvent aussi être utilisées pour l’organisation du travail et par exemple pour l’action sociale prise en charge par l’employeur.
Informez donc vos collaborateurs dès leur embauche de l’utilisation que vous faites de leurs données. Faites-leur savoir que vous ne collectez que celles qui sont essentielles pour mener à bien leurs missions et que vous en garantissez la confidentialité. Ils doivent aussi savoir que seules les personnes autorisées au sein de l’entreprise, notamment celles du service du personnel, pourront avoir accès à leurs informations. Il est aussi très important de tenir au courant vos collaborateurs dès qu’une mise à jour de leurs données est entreprise.
La gestion du personnel doit intégrer celle du RGPD
L’intégration du RGPD aux principes de la gestion de votre personnel peut être l’occasion idéale pour mettre en place votre propre charte de bonne gestion des données collaborateurs. Le RGPD n’est pas que l’affaireTransaction commerciale qui commence par une négociation et débouche sur la conclusion d’un contrat. de spécialistes. Ce sont tous vos employés qui doivent être sensibilisés à ces contraintes légales qui sont sources de nouveaux comportements bénéfiques pour la vie de l’entreprise. Elles ou ils doivent être conscients de l’implication des ces nouvelles dispositions pour leurs activités professionnelles quotidiennes. Elles impactent leurs relations avec les clients, les fournisseurs et tous les prestataires.
La sensibilisation doit se faire selon trois axes principaux :
- L’identification des personnels concernés et des services qui utilisent leurs données doit être clairement établie.
- Les règles internes de gestion des données personnellesToutes informations liées à une personne physique identifiée ou qui pourrait être identifiée via des éléments qui lui sont propres., ainsi que les tiers autorisés à y accéder, doivent être précisément définis.
- Les règles de sécurisation élémentaires des données doivent être intégrées par toutes et tous. Il faut absolument protéger son poste de travail et opter pour une étanchéité totale entre les outils informatiques professionnels et personnels.
Ces comportements essentiels à la sécurisation des données pourront faire l’objet d’une charte informatique interne.
Vos moyens de contrôle sur vos collaborateurs sont limités
Le pouvoir discrétionnaire incontestable d’un chef d’entreprise sur les données professionnelles de sa société ne doit pas conduire à l’abus. Il existe des limites à ce que l’on peut exiger des employés en termes de respect du RGPD. La question du droit de regard sur les données personnellesToutes informations liées à une personne physique identifiée ou qui pourrait être identifiée via des éléments qui lui sont propres. de l’employé est épineuse mais doit être abordée de façon sereine.
Toute surveillance ne s’effectue qu’en fonction de sa légitimité quant à ses bénéfices pour l’entreprise. Il vaut mieux éviter qu’elle soit permanente afin d’éviter toute démotivation au travail. Si une surveillance est justifiée, et rendue possible par des outils appropriés, ces derniers ne doivent pas servir d’autres desseins cachés.
Plus les efforts de sécurisation des données des collaborateurs et de l’entreprise, et aussi leur collecte, est transparente, plus ceux-ci seront bien perçus par les principaux intéressés. Une bonne information des instances représentatives du personnel joue grandement en faveur de ces démarches.
L’information en temps réel du personnel sur les processus de surveillance bénéfiques à l’entreprise, géolocalisationEnsemble des procédés techniques par lesquels il est possible de localiser géographiquement un individu ou un objet en temps réel ou différé. Les logiciels de géolocalisation sont par exemple utilisés par les entreprises de transport pour suivre leur flotte, et ils peuvent également inclure des fonctionnalités telles que le suivi de consommation ou l’analyse des itinéraires. Voir aussi : Télématique. et vidéosurveillance par exemple, parviendra plus facilement à convaincre vos collaborateurs du bien fondé de leur mise en place.
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