Sommaire L’intégration d’un Progiciel de Gestion Intégré (PGI) communément appelé ERP (Enterprise Ressource Planning) relève d’une décision stratégique de l’entreprise qui vise à une transformation de ses processus. Selon leurs spécificités, les ERP peuvent avoir une portée précise sur des secteurs ciblés de l’organisation ou, plus globalement, impacter l’ensemble du système d’information.
La mise en place d’un logiciel ERP au sein d’une structure nécessite une gestion de projet irréprochable qui passe notamment par la conduite de réunions de travail dont l’efficacité déterminera la solidité de la structure du projet d’intégration d’ERP.
Ces ateliers abordent à la fois l’aspect organisationnel de la structure avec une participation active de la Direction Générale pour la définition de l’axe stratégique, mais également la récupération des besoins relatifs à l’ensemble des métiers.
Afin de réussir le déploiement d’un logiciel de gestion dans votre entreprise, voici les éléments essentiels à prendre en compte dans l’organisation de vos réunions de projet.
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La préparation des réunions, un point essentiel pour performer!
Maîtriser les sujets et le déroulé de l’atelier de travail sont des pré-requis impératifs pour aboutir à des résultats concrets !
50 % de l’efficacité d’une réunion de travail repose sur sa préparation.
Mais la préparation d’une réunion de projet, ça consiste en quoi ?
Voir aussi : méthode de travail SCRUM
Définissez les périmètres en collaboration avec les participants
Inutile de vous lancer dans une réunion de travail si l’ordre du jour que vous proposez n’a pas été validé par l’ensemble des parties prenantes. Cacophonie et dérive seront les seuls résultats probants qui sortiront d’un atelier sur lequel vous tentez d’imposer le thème !
Une étape importante consiste à consulter les utilisateurs du futur ERP afin de déterminer les points qui viendront agrémenter votre ordre du jour. Les échanges préalables que vous mènerez pour déterminer le sujet de votre atelier vous permettront, entre autre, de clarifier les tenants et aboutissants de chacun et de mieux cadrer l’interactivité au cours de la réunion.
Cernez le périmètre du projet en vous posant les bonnes questions !
Avant de débuter votre premier atelier autour du projet d’intégration d’un ERP, vous devez passer en revue toutes les interrogations qui vous permettront de définir précisément le périmètre impliqué.
Vous pouvez pour cela utilisez la méthode QQOQCP.
Qui ? Quand ? Où ? Quoi ? Combien ? Pourquoi ?
Charge à vous de compléter la méthode en ajoutant : Comment ?
L’ensemble de ces questions vous mène à réfléchir sur les raisons pour lesquelles vous organisez l’atelier, les moyens techniques et en ressources dont vous avez. Autant de moyens qui vous permettront d’optimiser la qualité des informations échangées !
Soyez clair dans la définition des objectifs de votre réunion !
Nourri des échanges avec les participants et fort de votre réflexion technique sur le sujet grâce à la méthode QQOQCP, vous êtes désormais prêt à établir votre ordre du jour.
Il s’agit du pilier dans la conduite de la réunion ! Véritable fils d’Ariane dans l’animation de l’atelier, prenez toujours soin de la faire valider avant le début de la réunion de travail.
Grâce à ce document, vos objectifs sont clairement établis : les sujets qui y sont inscrits doivent être traités et validés ! Allié à une sélection stricte des participants réduites aux acteurs essentiels du projet, vous gagnerez en efficacité et en rapidité de prise de décision.
Le compte rendu : Graal de la réussite de votre projet!
Vous avez passé en revue l’ensemble des points qui composent votre ordre du jour. Vous avez su vous imposer en douceur pour éviter les dérives. La réunion de travail est terminée et votre cahier de notes est noirci d’informations.
Pourtant, même si la porte de la salle de réunion se referme froidement derrière le dernier participant, votre travail n’est pas terminé ! Vous disposez en cet instant d’un matériau brut qui ne demande qu’à s’exprimer pour que l’ensemble du processus devienne limpide.
C’est l’heure donc de rédiger le compte rendu !
Pour que ce dernier soit pertinent, vous devez impérativement y retranscrire votre ordre du jour initial et les objectifs qui s’y rapportent, les informations liées à l’organisation de la réunion telles que la date, les personnes présentes, la synthèse des points abordés et les décisions entérinées.
Le compte rendu est l’élément clef de la communication sur la gestion de votre projet d’intégration d’un PGI ! De manière générale, les comptes rendus sont diffusés aux participants, mais peuvent être également communiqués à la Direction Générale en synthèse d’avancée.
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