DSI & Coronavirus Covid-19 : comment se prémunir contre les prochaines crises ? | CELGE

DSI & Coronavirus Covid-19 : comment se prémunir contre les prochaines crises ?

Il faut tirer des leçons de la crise

ged dématerialiser documents

Même les entreprises les mieux préparées aux situations de crise ne pouvaient pas avoir prévue celle que nous devons affronter actuellement. Cette crise sanitaire est également économique et sociale. Elle Impacte aussi bien les finances de l’entreprise que son infrastructure à cause du confinement obligatoire des personnels. Il faut donc capitaliser sur cette situation dramatique, que l’on souhaite exceptionnelle, afin de pouvoir réagir plus rapidement et plus efficacement à l’avenir. C’est à cette seule condition que de futures crises verront leur impact réduit.

Pérenniser les connaissances de l’entreprise

L’information est devenue la ressource centrale sur laquelle reposent la plupart des activités critiques de l’entreprise. Il faut donc pouvoir y accéder, surtout de plus en plus à distance, de façon efficace et sans entraves. Ce capital essentiel des organisations doit être fortement sécurisé.

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On peut le considérer comme une vraie immobilisation immatérielle. Elle fait partie de l’outil de travail. En cette période de confinement, les systèmes de gestion documentaire autorisent les collaborateurs à utiliser toutes les ressources informationnelles de l’entreprise. Ce sont non seulement les informations elles-mêmes qui peuvent être employées pour assurer la continuité opérationnelle des organisations professionnelles mais aussi leur cadre d’emploi.

L’exemple d’un logiciel de GED efficace pour le travail à distance

En effet, le stockage des modèles de documents est essentiel à une bonne communication en temps de crise. Les messages internes, comme ceux à destination des clients et des fournisseurs, restent cohérents. Les modèles de documents vont devenir la vitrine de la politique administrative et commerciale de l’entreprise. La gestion des droits d’accès à ces documents doit être gérée à distance par les services informatiques. Ils doivent prévoir la mise en place d’un moteur de recherche puissant qui est capable d’effectuer des requêtes sur la base de connaissance de l’entreprise.

Gestion Électronique des Documents : les critères de comparaison

Le plan de continuité d’activités est à revoir

La crise liée au coronavirus met en évidence les faiblesses des plans de continuité d’activités. Ils sont pourtant une composante importante de la résilience, surtout informatique, des opérations de l’entreprise. Qui aurait pu prévoir que la majorité des collaborateurs des organisations doivent rester confinés chez eux pendant de longues semaines ? Ce sont notamment les PME qui sont les plus touchées. Elles n’ont pas forcément les moyens de développer des compétences spécifiques pour mettre au point un plan de continuité d’activités réellement efficace. Il faudra même à terme développer plusieurs scénarios suivant le type de menaces, le niveau d’urgence et la durée de la crise.

Les services informatiques doivent donc désormais prendre le problème à l’envers. Fort des besoins exprimés par les utilisateurs durant la crise actuelle, ils vont revoir leur copie. C’est notamment l’accès unifié aux applications stratégiques qui va être au centre des enjeux de résilience opérationnelle. On va passer de solutions de repli en mode SaaS à des solutions DRaaS (Disaster Recovery-as-a-Service). Les fonctionnalités du cloud ne sont plus suffisantes. Les nouveaux besoins des utilisateurs en période de crise devront être harmonisés avec les enjeux stratégiques définis par la Direction Générale. Celle-ci sera de plus en plus amenée à prendre en compte des scénarios catastrophe plus ou moins récurrents.

Dématerialisation factures
Logiciel de Dématerialisation de factures – CEGID

 

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