Le groupe international Rocher, détenteur de la marque Yves Rocher, adopte la GED DocuWare afin de dématérialiser ses documents.
En 2012, la direction générale décide de regrouper 5 de ses 6 sites parisiens à Issy Les Moulineaux et de lancer le site Cap Rocher. Le projet “Démat” voit le jour à partir de ce moment et a depuis lors considérablement évolué afin de couvrir différents besoins parmi les services et autres sites du Groupe.
Gain de place, accès simplifié et rapide à l’information; les armoires de classements et les papiers cèdent leur place !
Le Groupe Rocher souhaite en finir avec la course à l’information et remettre à plat et organiser sa gestion documentaire. L’objectif du projet “Démat” est de rendre plus efficace la recherche des documents, bien évidemment diminuer le volume de papier, mieux partager l’information et pérenniser les données. On estime à 692 armoires le nombre de documents papier à traiter, soit l’équivalent de 4152 mètres. Le but est de n’en conserver que la moitié, le reste devant être numérisé, archivé ou détruit. Durant 14 mois, trois personnes sont affectées en interne à la coordination et à la mise en place du projet.
Le projet est allé au-delà des attentes puisque c’est l’équivalent de 771 armoires qui a été traité et jeté ou archivé avec ou sans numérisation. Ce sont 825 454 pages qui ont été numérisées au total. Le gain de place est important et le regroupement des activités sur un seul site à permis de réduire de manière considérable les coûts immobiliers.
La GED a transformé radicalement l’usage de l’information, offrant un gain de temps dans la recherche, la consultation et le partage de documents, tout en sécurisant les données à travers une solution d’archivage et une gestion des droits d’accès efficace. À la fois transverse et collaborative, la solution de DocuWare facilite la transformation digitale du Groupe Rocher.
Notifications automatiques, envoi de mails dans DocuWare : de nouvelles utilisations et de nouveaux besoins
La GED DocuWare devait à l’origine stocker les documents numérisés et réduire l’usage du papier du groupe, son usage s’est étendu plus largement puisqu’elle permet désormais aux différents services de répondre aux besoins en archivage, en collaboration, en traçabilité et en suivi des process qualité.
DocuWare est de ce fait utilisé au sein du Groupe Rocher comme bases réglementaires et bases métiers. Les premières contiennent les informations relatives aux produits finis, aux dossiers d’exportation ou bien encore aux autorisations de mises sur le marché. Les bases métier quant à elles contiennent les contrats fournisseur pour le service achats notamment.
D’autres services utilisent désormais la GED :
- Le service Achats : pour le stockage des contrats fournisseurs. Des alertes automatiques sont envoyées afin de renégocier un contrat avant son échéance.
- Les services s’occupant des facturations clients afin de stocker et éditer des factures au format PDF.
- Le service juridique, pour archiver de manière automatique les emails, classés par projets et à travers un portail internet depuis septembre 2019 utilise également la GED DocuWare.
Gain de temps, traçabilité et qualité : des bénéfices remarqués
DocuWare a apporté bien plus qu’une simple solution de numérisation et d’archivage des documents. Transparence, qualité et traçabilité ont également été des gains non négligeables pour les services R&D, achats ainsi que juridiques. Ont également été constatés des gains de temps et de productivité, ayant permis d’épargner aux employés du temps perdu dans le classement, la recherche et l’archivage des documents qui sont désormais classés de manière automatique dans DocuWare. Afin de de faciliter la gestion du renouvellement de certains documents (contrats, certificats de douane…), des alertes automatiques ont été mises en place.
Nous avons parallèlement ouvert des chantiers de numérisation. La principale difficulté à ce stade a été d’impliquer les utilisateurs. Certains ont fait preuve d’une réticence au changement mais, pour certains, une fois qu’ils se sont servis de DocuWare, l’usage de la gestion électronique des documents s’est révélé bénéfique
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