SommaireLe télétravail, initialement perçu comme une mesure temporaire face à la crise sanitaire de 2020, s’est progressivement ancré dans les pratiques professionnelles en France. Selon une étude de la Dares publiée en novembre 2024, 26 % des salariés français pratiquaient le télétravail au moins occasionnellement en 2023, contre seulement 9 % en 2019.
Toutefois, cette évolution n’est pas sans défis. Certaines grandes entreprises, notamment aux États-Unis, ont récemment fait marche arrière en réduisant ou en supprimant le télétravail, invoquant des préoccupations liées à la productivité et à la cohésion d’équipe. C’est notamment le cas d’Amazon, qui a annoncé en septembre 2024 un retour au travail en présentiel pour ses employés administratifs à partir de janvier 2025.
Si le télétravail a été une découverte pour près de huit millions d’actifs durant le COVID-19 (et que sa mise en œuvre a engendré quelques problèmes de logistiques dans son application), il est, depuis, largement plébiscité par les entreprises et les salariés. En effet, alors que le retour en entreprise à 100% est depuis autorisé, 73% des salariés souhaitent rester en télétravail hybride depuis la fin de la crise sanitaire.
Bien que le recours au télétravail ne nécessite pas, d’un point de vue légal de modification du contrat de travail du salarié concerné, le télétravail envisagé sur le long terme peut faire l’objet d’un avenant au contrat de travail pour en formuler clairement les contours.
Mise en place de la charte télétravail
La rédaction d’une charte de télétravail, bien que non obligatoire, constitue un levier stratégique pour encadrer efficacement cette pratique et éviter toute ambiguïté entre l’employeur et les salariés. En l’absence d’un accord collectif, elle permet de fixer un cadre précis garantissant l’équilibre entre la flexibilité accordée aux collaborateurs et les exigences organisationnelles de l’entreprise.
Dans les entreprises où aucun accord collectif préalable n’a été conclu, il revient à l’employeur et à son service des ressources humaines d’élaborer un cadre clair à travers une charte interne. Celle-ci peut être soumise à l’avis consultatif du Comité Social et Économique (CSE) avant sa diffusion. Pour assurer une communication optimale et garantir son application, la charte doit être accessible à l’ensemble des salariés via un affichage au sein des locaux de l’entreprise, un envoi par courrier électronique, ou encore par voie postale. Des sessions d’information ou des guides pratiques peuvent également accompagner sa mise en place pour s’assurer que tous les collaborateurs en comprennent les enjeux et les modalités.
Toutefois, une charte de télétravail ne doit pas être figée. Elle doit pouvoir évoluer en fonction des retours d’expérience des salariés et des changements réglementaires. Une entreprise peut ainsi mettre en place une révision annuelle de la charte, en concertation avec les instances représentatives du personnel, afin de s’assurer qu’elle répond toujours aux besoins de l’organisation et des collaborateurs.
Un outil de structuration et de sécurisation
Sans une charte bien définie, le télétravail peut engendrer des malentendus concernant les obligations des salariés et les attentes de l’employeur.
Ainsi, une charte formalise les droits et devoirs de chaque partie, assurant une meilleure structuration de l’organisation du travail à distance. Elle protège également l’entreprise contre d’éventuels litiges en détaillant les règles relatives aux horaires, aux outils mis à disposition et aux modalités de contrôle de l’activité à distance.
Un cadre pour renforcer la productivité et l’engagement
Une charte bien rédigée favorise l’implication des salariés en télétravail en leur offrant un cadre clair et équitable. Elle peut inclure des engagements sur la gestion du temps de travail, la prévention du risque d’isolement et le maintien de la cohésion d’équipe. En précisant les modalités de communication, les outils collaboratifs à utiliser et les attentes en matière de reporting, elle contribue à maintenir un haut niveau de performance individuelle et collective.
Un levier d’attractivité et de fidélisation des talents
Le télétravail est aujourd’hui un critère essentiel pour de nombreux talents. Selon une étude de l’APEC, près de 50 % des cadres se disent prêts à quitter leur entreprise si l’option du télétravail leur est retirée. En proposant une politique de télétravail bien encadrée, les entreprises améliorent leur attractivité et limitent le turnover. Une charte détaillée permet d’harmoniser les pratiques et d’éviter des traitements différenciés pouvant être sources d’inégalités et de tensions internes.
Quel contenu pour la charte de télétravail au sein de l’entreprise
La charte de télétravail est un document interne à l’entreprise qui ne répond pas forcément à un modèle standardisé. Pour éviter toutes formes de litiges la charte de télétravail doit préciser certains points :
Conditions de passage en télétravail et de retour en entreprise
Comme on va définir les conditions d’accès et de réversibilité au télétravail (éligibilité des salariés en fonction de leur poste, de leur responsabilité, de leur ancienneté ou leur degré d’autonomie), on va également spécifier les besoins de présence physique dans les locaux de l’entreprise. La durée du télétravail (nombre de jours de télétravail, anticipation des demandes d’accès au télétravail et de retour au bureau…) sera également définie dans ce point.
Encadrement des horaires et des lieux de télétravail
L’encadrement des horaires en télétravail est un point essentiel. Il définit les plages horaires et les jours durant lesquels le salarié est à son poste de travail et joignable, mais aussi les modalités de contrôle mises en œuvre dans le cadre du télétravail (logiciel de pointage, suivi du travail …). D’autre part, le salarié en télétravail peut opter pour exercer son activité dans des tiers lieux tels que des bureaux partagés … Quelles dispositions doivent être prises dans le cadre, par exemple d’un déménagement du salarié en télétravail ?
Le matériel mis à disposition par l’employeur en télétravail
Il s’agit là de décrire quel est le matériel mis à disposition par l’employeur pour le télétravail et les conditions d’accès du télétravailleur aux différents réseaux et autres connexions internet. Il sera également important de préciser s’il y a, ou non, une forme de participation de l’employeur aux frais d’accès à Internet, d’électricité … Sera aussi abordé le degré de confidentialité attendu en télétravail.
La GED pour le service RH : gestion électronique des contrats de travail et des dossiers du personnel
Grâce à la gestion électronique des documents, tous les blocages que représentaient le respect des process et réglementations de l’économie sont levés. De nombreux concepts et acteurs de toutes sortes contribuent désormais à une dématérialisation efficace au sein des entreprises.
La GED, c’est quoi ? Et quels sont ses avantages ?
La GED est l’acronyme de Gestion Electronique des Documents, l’équivalent de l’anglais Document Management Systems (DMS). C’est une sorte de système informatisé visant à optimiser l’organisation et la gestion des informations et documents au niveau d’une entreprise. Ainsi, la GED regroupe tous les procédés et outils propices à la numérisation, à la consultation et à l’archivage de documents. Tous les flux documentaires d’une entreprise sont concernés. On l’appelle également GEIDE ou Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise.
Grâce à la GED, tous les documents peuvent être centralisés et archivés au même endroit. Ce qui offre de nombreuses commodités comme la mobilité, le gain de temps ou encore la réduction de l’espace de stockage. L’amélioration du processus de travail en interne fait également partie des points forts d’un système GEIDE. Grâce à lui, les employés n’auront plus à manipuler manuellement les documents de la société et pourront en plus les retrouver plus facilement et plus rapidement. La Loi de Modernisation de l’Économie de 2008 encourage d’ailleurs le recours à cette alternative.
Trois logiciels de GED RH incontournables
De nombreux acteurs s’impliquent dans le développement de solutions adéquates pour les entreprises dans ce domaine. Parmi les meilleures applications du moment figurent Qualios Doc, Zeendoc et Oodrive_platform.
Qualios DOC
De toutes les solutions développées par Qualios, Qualios DOC est le logiciel qui convient le mieux à la Gestion électronique des documents. Pourvu de fonctionnalités multiples, ce programme vous permettra notamment de créer et gérer vos documents quel que soit le format de fichier. Il est également apprécié pour sa simplicité et son efficacité. Paramétrable et multi-langues, il permet une centralisation et une intégration rapide des documents en plus de s’adapter aux habitudes de tous vos collaborateurs.
Zeendoc
Les promesses de Zeendoc semblent plus alléchantes que celles avancées par les autres solutions GED. Ne rien perdre, ne rien oublier, gagner du temps et de l’argent ! 100% française, cette entreprise cumule une vingtaine d’années d’expérience, 160 000 utilisateurs et plus de 20 millions de consultations annuelles sur sa plateforme. À noter par ailleurs que l’application Zeendoc peut se faire livrer en mode démonstration. Mises à part ses fonctionnalités de logiciel GED performant, Zeendoc a la particularité d’être une solution basse en carbone.
Oodrive platform
Né d’une volonté de protection constante des contenus les plus sensibles, Oodrive_platform ressemble à une solution à grande échelle. Près d’1 million d’utilisateurs l’ont en effet élu comme outil de Gestion Electronique des documents depuis la création d’Oodrive en 2001. Sensible à la sécurité des données, Oodrive_platform se décline en deux versions : « share », pour partage, et « meeting » pour réunion. Sa dernière innovation, Oodrive_sign, permet aux administrateurs d’apposer à distance leur signature sur un document sans avoir à se déplacer, en toute sécurité.
