RH : tout savoir sur la charte de télétravail, conseils DRH

RH : tout savoir sur la charte de télétravail

visioconférence sécuritéBien avant l’obligation de travail à distance posée dans le cadre de la crise sanitaire liée à la propagation de la COVID-19 en 2020, le télétravail était rendu possible depuis des années par la loi L1222-9. Les ordonnances Marcon de 2017 ont largement favorisé cet aménagement moderne des conditions de travail des salariés et autres collaborateurs.

Si le télétravail a été une découverte pour près de huit millions d’actifs au printemps 2020 et que sa mise en œuvre a engendré quelques problèmes de logistiques dans son application, il est depuis, largement plébiscité tant parles entreprises que par les salariés. En sortie de crise alors que le retour en entreprise à 100% est maintenant autorisé, 73% des salariés souhaitent rester en télétravail de manière hybride.

Bien que le recours au télétravail ne nécessite pas, d’un point de vue légal de modification du contrat de travail du salarié concerné, le télétravail envisagé sur le long terme peut faire l’objet d’un avenant au contrat de travail pour en formuler clairement les contours.

Pourquoi une charte de télétravail ?

Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, la rédaction d’une charte de télétravail permet de clarifier une situation encore mal comprise et d’encadrer ses aménagements tant pour les salariés que pour l’employeur. Si aucun accord collectif préalable n’a permis d’aboutir à la rédaction d’une charte de télétravail au sein de l’entreprise, l’employeur et son service RH peuvent, eux même, rédiger une charte interne de télétravail. Au cours de sa rédaction ou avant diffusion, cette charte peut être soumise au CSE pour avis consultatif. Cette charte doit être communiquée à tous les salariés par affichage au sein des locaux, par mail, courrier postal …

Quel contenu pour la charte de télétravail au sein de l’entreprise

La charte de télétravail est un document interne à l’entreprise qui ne répond pas forcément à un modèle standardisé. Pour éviter toutes formes de litiges la charte de télétravail doit préciser certains points :

Conditions de passage en télétravail et de retour en entreprise

employés au bureau avec un masqueComme on va définir les conditions d’accès et de réversibilité au télétravail (éligibilité des salariés en fonction de leur poste, de leur responsabilité, de leur ancienneté ou leur degré d’autonomie), on va également spécifier les besoins de présence physique dans les locaux de l’entreprise. La durée du télétravail (nombre de jours de télétravail, anticipation des demandes d’accès au télétravail et de retour au bureau…) sera également définie dans ce point.

Encadrement des horaires et des lieux de télétravail

L’encadrement des horaires en télétravail est un point essentiel. Il définit les plages horaires et les jours durant lesquels le salarié est à son poste de travail et joignable, mais aussi les modalités de contrôle mises en œuvre dans le cadre du télétravail (logiciel de pointage, suivi du travail …). D’autre part, le salarié en télétravail peut opter pour exercer son activité dans des tiers lieux tels que des bureaux partagés … Quelles dispositions doivent être prises dans le cadre, par exemple d’un déménagement du salarié en télétravail ?

Le matériel mis à disposition par l’employeur en télétravail

Il s’agit là de décrire quel est le matériel mis à disposition par l’employeur pour le télétravail et les conditions d’accès du télétravailleur aux différents réseaux et autres connexions internet. Il sera également important de préciser s’il y a, ou non, une forme de participation de l’employeur aux frais d’accès à Internet, d’électricité … Sera aussi abordé le degré de confidentialité attendu en télétravail.

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La GED pour le service RH : gestion électronique des contrats de travail et des dossiers du personnel

Grâce à la gestion électronique des documents, tous les blocages que représentaient le respect des process et réglementations de l’économie sont levés. De nombreux concepts et acteurs de toutes sortes contribuent désormais à une dématérialisation efficace au sein des entreprises.

 

La GED, c’est quoi ? Et quels sont ses avantages ?

La GED est l’acronyme de Gestion Electronique des Documents, l’équivalent de l’anglais Document Management Systems (DMS). C’est une sorte de système informatisé visant à optimiser l’organisation et la gestion des informations et documents au niveau d’une entreprise. Ainsi, la GED regroupe tous les procédés et outils propices à la numérisation, à la consultation et à l’archivage de documents. Tous les flux documentaires d’une entreprise sont concernés. On l’appelle également GEIDE ou Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise.

 

Grâce à la GED, tous les documents peuvent être centralisés et archivés au même endroit. Ce qui offre de nombreuses commodités comme la mobilité, le gain de temps ou encore la réduction de l’espace de stockage. L’amélioration du processus de travail en interne fait également partie des points forts d’un système GEIDE. Grâce à lui, les employés n’auront plus à manipuler manuellement les documents de la société et pourront en plus les retrouver plus facilement et plus rapidement. La Loi de Modernisation de l’Économie de 2008 encourage d’ailleurs le recours à cette alternative.

 

Trois logiciels de GED RH incontournables

De nombreux acteurs s’impliquent dans le développement de solutions adéquates pour les entreprises dans ce domaine. Parmi les meilleures applications du moment figurent Qualios Doc, Zeendoc et Oodrive_platform.

 

Qualios DOCQualios DOC

 

De toutes les solutions développées par Qualios, Qualios DOC est le logiciel qui convient le mieux à la Gestion électronique des documents. Pourvu de fonctionnalités multiples, ce programme vous permettra notamment de créer et gérer vos documents quel que soit le format de fichier. Il est également apprécié pour sa simplicité et son efficacité. Paramétrable et multi-langues, il permet une centralisation et une intégration rapide des documents en plus de s’adapter aux habitudes de tous vos collaborateurs.

 

 

ZeendocZeendoc

 

Les promesses de Zeendoc semblent plus alléchantes que celles avancées par les autres solutions GED. Ne rien perdre, ne rien oublier, gagner du temps et de l’argent ! 100% française, cette entreprise cumule une vingtaine d’années d’expérience, 160 000 utilisateurs et plus de 20 millions de consultations annuelles sur sa plateforme. À noter par ailleurs que l’application Zeendoc peut se faire livrer en mode démonstration. Mises à part ses fonctionnalités de logiciel GED performant, Zeendoc a la particularité d’être une solution basse en carbone.

 

 

Oodrive platformOodrive platform

 

Né d’une volonté de protection constante des contenus les plus sensibles, Oodrive_platform ressemble à une solution à grande échelle. Près d’1 million d’utilisateurs l’ont en effet élu comme outil de Gestion Electronique des documents depuis la création d’Oodrive en 2001. Sensible à la sécurité des données, Oodrive_platform se décline en deux versions : « share », pour partage, et « meeting » pour réunion. Sa dernière innovation, Oodrive_sign, permet aux administrateurs d’apposer à distance leur signature sur un document sans avoir à se déplacer, en toute sécurité.

 

 

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