RH | Le Rapport d’étonnement, définition et avantages

La première impression étant souvent la bonne, de plus en plus de structures demandent à leurs nouvelles recrues de rédiger un rapport d’étonnement. À condition d’être bien utilisé a posteriori, ce document peut se révéler être un outil clé permettant d’optimiser la performance d’une entreprise donnée.

Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?

Véritable outil stratégique pour la gestion d’une entreprise, le rapport d’étonnement est un document que rédigent les nouveaux embauchés quelques semaines après leur intégration. L’avis de ces derniers apporte en effet un regard nouveau vis-à-vis de l’organisme. Par leur intermédiaire, l’entreprise peut avoir une vision critique mais objective de l’image qu’elle renvoie aux personnes extérieures. Il peut également être rédigé lorsqu’un salarié intègre un nouveau service ou un nouveau projet. Par conséquent, il s’agit d’un moyen efficace pour identifier de potentiels dysfonctionnements nécessitant des changements.

Comment se rédige un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement est généralement rédigé en quelques pages en version papier. Dès le premier jour de son arrivée, le collaborateur va recevoir la trame vierge du rapport. Remettre le document à ce moment précis est important dans la mesure où certains éléments peuvent sauter directement aux yeux de la nouvelle recrue et ce, à partir de son accueil dans les locaux. D’autres idées pourront par la suite émerger à mesure que celle-ci s’imprégnera de l’entreprise et se familiarisera avec l’environnement. Dans ce même ordre d’idée, il est également intéressant de faire rédiger un rapport d’étonnement aux stagiaires ou aux alternants.

Les conclusions du rapport sont généralement remises au manager direct à l’issue de la période d’essai. Néanmoins, il est aussi possible de présenter le bilan du rapport oralement devant l’équipe au complet. Pour plus de pertinence quant aux réponses données par les collaborateurs, il faut préalablement cadrer les questions en fonction des attentes. Le manager doit de ce fait se poser les bonnes questions sur ce qu’il attend du rapport. Afin de contribuer à une réelle plus-value, les informations ainsi récoltées seront recensées. Par la suite et lorsque cela s’avère nécessaire, des actions correctives devront être menées.

Quel intérêt de faire rédiger un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement remplit plusieurs objectifs et présente un double intérêt, d’une part pour l’employeur, et d’autre part pour le salarié.

L’utilité du document pour l’employeur

Du point de vue de l’employeur, la rédaction d’un rapport d’étonnement par les nouveaux venus permet d’identifier des axes à améliorer au sein de la structure. Cela conduit à une remise en question permanente, laquelle est essentielle pour améliorer les performances de l’entreprise. Le document permet en quelque sorte d’établir un bilan des atouts et des points faibles de la firme en toute neutralité. N’étant pas encore imprégné de la culture de la société, le collaborateur auteur du document donnera ses avis en toute objectivité. Éventuellement, le rapport permettra de faire émerger des idées novatrices jamais encore soulevées par les actuels collaborateurs. Tout en facilitant l’établissement d’un bilan global, l’échange renforce également les liens avec le nouveau venu.

L’utilité du document du point de vue du salarié

Vis-à-vis du salarié, la rédaction d’un rapport d’étonnement permet de faciliter son intégration, étant donné qu’elle le pousse à s’interroger. Le nouvel employé sera en effet amené à faire des recherches pour essayer de comprendre le fonctionnement de l’entreprise. Par ailleurs, cela contribuera à développer sa curiosité. D’un autre côté, faire rédiger un rapport d’étonnement au nouveau collaborateur optimisera également sa confiance en lui. La prise en compte de ses avis par l’employeur lui permettra de se sentir valorisé et le poussera à donner le meilleur de lui-même. À noter que la motivation de l’employé ainsi que son investissement personnel sont essentiels, voire vitaux pour la performance d’une entreprise.