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Prendre le temps d’intégrer un employé en tant que service RH, est une stratégie qui pourra avoir un impact positif sur le long terme.
Préparer l’arrivée
Une fois qu’un l’employé est embauché, il est important de l’accueillir comme il se doit en l’annonçant à l’avance à l’ensemble des services concernés. Cela évitera de mauvaises surprises. Le soin apporté à son accueil et à son intégration déterminera directement son assiduité, sa productivité ainsi que son efficacité dans les missions qu’il mènera au sein de l’entreprise. Ainsi, lorsque le nouveau collaborateur remarquera cette attention portée à son égard, l’entreprise bénéficiera d’une image positive.
Préparer l’espace de travail
Avant que le nouveau salarié n’occupe son poste, il aura besoin de tout le matériel utile à ses fonctions. Il est donc important de lui aménager un espace de travail organisé et propre. Il peut s’agir d’équipements comme un bureau, un ordinateur, les fournitures de bureau dont il a besoin ou encore un équipement de sécurité de la société. Tous ces détails comptent, car ils permettent de contribuer à la motivation de la personne dès son arrivée sur son nouveau lieu de travail.
Régler les détails administratifs
Les formalités administratives sont une étape sérieuse dès l’embauche du salarié. Toutes les démarches obligatoires sont communes à presque toutes les entreprises, et ce, quel que soit le type de contrat. Du côté de l’employeur, ces détails administratifs concernent la déclaration préalable à l’embauche, les procédures simplifiées, le registre du personnel, l’affiliation auprès des caisses de retraite, la visite médicale d’embauche et d’une mutuelle d’entreprise. Quant à l’employé, il doit avoir en sa possession un contrat signé, un relevé d’identité bancaire, la justification des diplômes, les contacts des personnes en cas d’urgence et le certificat de travail de ses anciens employeurs.
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Organiser un parcours d’intégration
La plupart des nouvelles recrues ne s’installent pas immédiatement à leur poste de travail. Les premiers jours sont souvent consacrés à la rencontre avec les collègues et l’observation de l’environnement de travail, sans oublier réfectoire, salle de pauses, sanitaires et issues de secours. Un parcours d’intégration lui permettra également de se familiariser avec sa nouvelle entreprise et de se situer par rapport à l’organigramme.
Le premier jour
Le premier jour est souvent stressant pour un nouveau salarié puisqu’il ne sait pas encore exactement comment fonctionne l’environnement de son entreprise. Afin de faciliter son intégration, vous pouvez par exemple lui organiser un petit-déjeuner convivial avec ses nouveaux associés pour le mettre en confiance tout en créant très vite un lien. Ce premier jour consiste également à l’initier aux tâches qu’on lui attribuera. La nomination d’un mentor lui sera alors favorable dans un premier temps.
Ce sera aussi une occasion de terminer la journée en organisant un débriefing rapide avec votre nouvelle recrue. Il pourra ainsi soumettre ses premières impressions, incompréhensions et interrogations par rapport au poste qu’il va occuper.
La nomination d’un mentor
L’attribution d’un mentor dans la prise de poste fait partie du mode d’accompagnement d’un nouveau travailleur. Ce tuteur, disposant d’une expérience suffisante et des compétences requises par le poste, aura pour rôle de transmettre son savoir-faire au nouveau venu.
Le suivi de l’intégration : les 6 à 9 mois suivants la prise de poste
Le suivi de l’intégration est une étape phare après le recrutement, car il contribue au bon développement de la société. Durant ces quelques mois d’assimilation, le salarié va apprendre beaucoup de son mentor qui lui transmettra également les coutumes de l’entreprise. Cependant, l’apprenti doit avant tout se sentir à l’aise à l’idée de venir vous interroger à chaque difficulté rencontrée. Rédiger un rapport est parfois utile pour éveiller la curiosité de votre employé, apportant ainsi des pistes d’améliorations à votre structure.
