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6 paramétrages clés pour un changement de logiciel comptable réussi

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 Sommaire

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Vous vous êtes enfin décidé à investir dans un logiciel comptable (ou migrer vers une autre solution), cet investissement, pour le rentabiliser rapidement, passera par une étape de réglages afin d’optimiser les performances du dit logiciel. Tout l’intérêt de personnaliser ce formidable outil sera de l’adapter au profil de votre structure et à celui de votre environnement travail. Voici les 6 facteurs clés pour un changement de logiciel comptable réussi.

1/ Du paramétrage par défaut à la personnalisation

Choix du plan comptable : la plupart du temps, les solutions comptables sont livrées avec des plans comptables généraux (PCG) paramétrés par défaut. Vous êtes une association, une profession libérale, une société commerciale avec certaines particularités ? La première étape consistera donc à identifier le plan comptable spécifique à votre activité dans le menu déroulant pour une utilisation logicielle plus adéquate et performante. 
Ne pas négliger la personnalisation des comptes généraux ; si l’entité quelle qu’elle soit, a pour obligation d’utiliser les 3 premiers chiffres du codage générique du plan comptable, elle aura tout le loisir de rajouter des chiffres à cette racine et créer ainsi ses propres libellés pour faciliter sa comptabilité analytique. Exemple : si la racine 601 désigne « Achats de matières Premières » ce compte pourra être décliné pour une activité de restauration, de la manière suivante : 6010 Achat de viande- 6011 Achat de Légumes- 6012 Achat épicerie…  La personnalisation des comptes auxiliaires (rattachés aux comptes généraux), facilitera la navigation et permettra à l’entreprise de créer des comptes dédiés (pour chaque client ou fournisseur par exemple).

2/ Saisie automatique = automatisation des tâches ​

Pour gagner du temps lors de la saisie, il conviendra de paramétrer certains modèles d’écriture pour que leur automatisation devienne effective.
Gagner du temps, c’est gagner en productivité et limiter les risques d’erreur humaine.

3/ Opération de lettrage automatique

Vérifier automatiquement les opérations de recouvrement de factures ou le paiement de ces dernières (comptes clients et fournisseurs).
Cela permettra à l'utilisateur du logiciel comptable bien paramétré de dégager du temps pour se recentrer sur des tâches plus importantes.

4/ Sauvegardes des données

Tâches Cron (sauvegardes planifiées) ou sauvegardes manuelles, l’outil de maintenance intégré permettra d’archiver fichiers, dossiers, données, de figer des historiques.
Indispensable au bon équilibre de l’entreprise.

5/ Paramétrer assidûment les autorisations d’accès

Toutes les informations ne doivent pas être accessibles aux mêmes collaborateurs, certaines données sensibles doivent être protégées
Le droit d’accès aux données doit être paramétré, le profil des utilisateurs affiné. Au sein du logiciel comptable, tous les collaborateurs ont accès aux documents concernant leur fonction.

6/ Mieux communiquer avec l’expert-comptable

Après s’être assuré de la compatibilité des logiciels (entre le vôtre et celui de votre expert), les données pourront être exportées directement et injectées dans le logiciel de votre comptable pour favoriser un traitement plus rapide et plus fiable de votre comptabilité.

Conclusion

Dans une société de consommation où il faut toujours aller plus vite pour rester compétitif, la personnalisation du logiciel comptable sera votre meilleur allié et un facteur prédominant dans la réussite de la « stratégie temps » de votre entreprise.

Bien choisir ses prestataires

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